Hal Penting Untuk Operasional FM

(Leadership blog series)

Sebagai bagian dari usaha untuk selalu menjadi lebih baik, saya suka bertanya kepada seseorang yang saya anggap sangat berpengalaman dibidangnya atau sangat berpengetahuan.

Kemarin ini, saya berbicara (by phone) dengan salah satu senior dibidang perbankan yang sebelumnya pernah menajdi client saya. Idenya adalah untuk mengetahui apa saja yang penting dalam menjalani Facility management yang baik dan bisa dipercaya oleh client.

Berdasarkan pembicaraan tersebut, adalah sebagai berikut:

• Komitmen:

Bahwa dalam bidang Facility Management, dan ini adalah sama dengan bidang bisnis lainnya, yang benar adalah memastikan hal-hal yang telah dijanjikan pada saat memberikan proposal dengan kondisi actual.

Saat ini, tantangan terbesar adalah kondisi actual tidak sesuai dengan komitment dikarenakan banyak hal seperti:

a)      Sumber daya manusia yang tidak kompeten 
b)      Team dilapangan tidak mengetahui komitment awal 
c)       Kurangnya control antara kondisi lapangan dan komitment

• Disiplin:

Nah, disiplin ini adalah untuk banyak hal, tetapi dalam facility management, disiplin diperlukan terutama untuk:

a)      Pekerjaan rutin seperti: housekeeping, pest control, landscaping dan sejenis
b)      Kualitas kerja dari sumber daya manusia
c)       Rutinitas control terhadap kualitas kerja

Jika dua hal diatas bisa dilaksanakan sesuai secara rutin dan teratur, maka bisa dipastikan bahwa operasional dari Facility Management akan memiliki kualitas kerja yang sangat baik.

Lalu, bagaimana untuk memastikan komitmen tersebut dijalankan?

Beberapa peralatan dibawah ini bisa digunakan untuk memastikan operasional dilaksanakan sesuai dengan komitmen yaitu:

1)      Mempunyai kontrak kerja yang jelas antara pihak pelaksana dan client. didalam kontrak kerja ini juga tertulis ruang lingkup pekerjaan.

2)      Mempunyai tugas dan kewajiban yang dituliskan secara detail

3)      Mempunyai Key Performance Indicator (KPI) atau saat ini sudah sangat umum dengan istilah Service Level Agreement antara pihak pelaksana dan client

4)      Mempunyaiscore card  alat ukur secara detail untuk tugas-tugas operasional

Untuk meningkatkan disiplin, bisa dibantu dengan melakukan:

1)      Mempunyai jadwal rapat secara rutin dengan team pelaksana, jadwal ini sudah dibuatkan untuk periode 1 tahun dimuka

2)      Mempunyai komitmen yang terkait dengan pembayaran jika ada hal-hal yang tidak sesuai dengan komitmen

3)      Mempunyai jadwal khusus untuk memastikan score card dilaksanakan.

So, silahkan diterapkan ditempat anda untuk memperbaiki fasilitas anda

Jika ingin mengetahui mengenai SLA, Score Card serta contoh KPI, silahkan untuk mengirimkan email ke: Jufiandi@yahoo.com

Salam Sukses!

Jufiandi Junizir

Expert of Facility Management

International Certified Coach

Facility Evaluation

Jika anda mempunyai team yang bertugas merawat dan memelihara gedung, anda memerlukan checklist untuk memeriksa gedung anda.
Sebagai dasar perawatan dan pemeliharaan, adalah:

1) Bersih
2) Terawat
3) Teratur

Saya akan jelaskan sedikit:
1) Bersih: bisa dibuatkan secara terukur. Contoh:
    - tidak ada noda, coretan pada meja kerja
    - tidak ada goresan pada dinding
    - tidak ada noda dikarpet

2) Terawat: bisa diukur dengan:
    - jadwal perawatan ac yang sesuai dengan rencana
    - penggantian spare part sesuai dengan rekomendasi
    - daftar perbaikan yang dikerjakan tanpa ditunda

3) teratur: bisa diukur dengan:
    - semua instalasi kabel listrik dalam keadaan rapih tertutup konduit/ trunking
    - lampu- lampu terpasang dengan benar
    - instalasi pemadam kebakaran sesuai standard yang berlaku

Nah, dari contoh tersebut, tinggal dibuatkan saja checklistnya

No	Activities	Standard	Result	Explanation/Remark

Checklist yang diperlukan adalah checklist yang bisa mendata dan memberikan informasi yang diperlukan.
Dalam checklist, minimal ada informasi:
- jenis pekerjaan yang di check
- standard hasil yang di inginkan
Lalu, kolom nya termasuk:
- pilihan baik/ tidak baik, dan/atau;
- ya / tidak
- keterangan/ penjelasan
- pastikan ada nya tanggal pemeriksaan
Di bagian akhir, dituliskan nama pemeriksa serta nama supervisor yang bertanggung jawab.

Itulah dasar dari checklist.

English version:
  

For your team that is in charge of building maintenance. You need a checklist to inspect your building: .
As a basic of maintenance would be: 

1 ) Cleanliness
2 ) Proper Maintenance
3 ) Proper Installation

The explanation as per below:
1 ) Cleanliness: the measurement would be:
    - No stains , streaks on the workbench
    - There are no scratches on the wall
    - No stains at carpet

2 ) Proper Maintenance: the measurement would be:
    - Ac maintenance schedule in accordance with the plan
    - Replacement of spare parts in accordance with the recommendation
    - List of repairs undertaken without delay

3 ) Proper Installation: the measurement would be:
    - All electrical wiring installations is in proper protection by closing it with conduit.

    - The lights are properly installed
    - Fire system Installation that meet standards

Then, the checklist could be:

No	Activities	Standard	Result	Explanation/Remark

We need checklist which can identify any problem:

In the checklist, at least we have information as per below:
- The type of work that is in check
- Standard results in the desired
Also, the check may include:
- result of check that consist good / bad , and / or ;
- Yes / no
- Description / explanation
- Make sure the date of inspection;
At the end , column for inspector/ examiner and the name of the supervisor in charge .

That is the basis of a checklist.

Facility Management: make sure you are well groomed and well-maintained facilities are measured .

Jufiandi

Experience in Facility Management

International Certified Coach

Kualifikasi Facility Coordinator Basic

Berdasarkan pengalaman saya selama lebih dari 15 tahun di bidang Facility Management, berikut  kualifikasi yang diharapkan dari kandidat yang melamar untuk menjadi Facility Coordinator

Role & Responsibilities:

Sebelumnya, apasaja sih tanggung jawab dan tugas dari Facility Coordinator itu? Adalah sebagai berikut:

Tanggung Jawab:

1)     Memastikan mengetahui ruang lingkup kerja (Scope of Work) dari pekerjaan yang harus dilakukan di lokasi

2)     Mengetahui kinerja yang diukur setiap hari.

3)     Bekerja sama dengan team untuk mencapai kinerja yang telah ditetapkan

4)     Mengambil keputusan serta melakukan koordinasi dengan team dan atasan untuk setiap permasalah di lokasi

5)     Untuk memastikan secara keuangan, biaya-biaya sesuai dengan budget/anggaran yang telah ditetapkan

Tugas:

6)     Untuk melakukan koordinasi dengan vendor-vendor yang menjalani operasional dari lokasi tersebut.

7)     Untuk memastikan semua jadwal yang telah disetujui untuk dipenuhi.

8)     Untuk cepat melakukan koordinasi dengan semua pihak terkait

9)     Untuk membuatkan laporan sesuai dengan yang telah di targetkan

10)  Untuk melakukan kegiatan operasional dalam rangka memastikan target kinerja tercapai

Nah, dari tugas & tanggung jawab diatas, apasaja kualifikasi yang diharapkan? Berikut kualifikasi yang diperlukan:

• English. Saat ini kemampuan berbahasa inggris adalah mutlak! Secara pembicaraan maupun menulis. Tetapi untuk level pemula, cukup dengan bisa berbicara bahasa inggris dengan lancer dan grammar yang pas-pasan. Yang penting, jika ada pihak expat yang ingin bertanya, bisa di jawab segera.
  

• Housekeeping. Kemampuan untuk melihat, memeriksa serta melaporkan untuk setiap area kerja dalam bidang kebersihan. Ini adalah hal umum yang semua kandidat harus sadari. Bagaimana contohnya?

o    Bisa dengan melakukan inspeksi rutin

o    Memeriksa sisi-sisi meja serta lemari untuk melihat debu

o    Memeriksa kerai, dsb

• Mailroom. Bisaanya, mailroom ini bertugas untuk mengantarkan surat ke setiap karyawan. Bisa dengan menggunakan kotak surat, atau langsung. Tergantung dengan cara dan prosedur yang ditetapkan. Yang penting adalah: kandidat mengetahui, bagaimana untuk memastikan bahwa surat-surat yang telah diterima tersebut telah tercatat.

• Vendor Management. Nah, ini agak susah, tetapi bisa dilakukan.

o    Diharapkan kandidat mengetahui dan pernah melihat kontrak dari vendor

o    Pernah melakukan rapat koordinasi dengan vendor

o    Pernah melakukan teguran terhadap vendor

• Key Performance Indicator. Jika pernah bekerja diperusahaan yang telah disertifikasi, pastinya semua kandidat akan mengenal KPI (Key Performance Indicator). Hal ini sangat penting karena, perusahaan memerlukan karyawan yang pernah dievaluasi

• Security Guard. Sedikit banyak terkait dengan vendor management. Tetapi, harapannya adalah pernah melakukan koordinasi dengan security guard. Karena koordinasi dengan pihak security guard ini memerlukan keahlian komunikasi yang berbeda.

• Engineering.
  

o    Bidang ini adalah 50-50 dalam penilaian, jika kandidat sudah cukup bagus dalam bidang administrasi diatas, bisaanya kami akan tetap menerima dan kami akan mempersiapkan team engineering untuk memberikan support.

o    Adapun jika kandidat mempunyai bidang keahlian di engineering, kami akan focus kepada: electrical arus kuat (panel distribusi, lampu, generator), mechanical (pompa dan AC) dengan tetap mempertimbangkan bidang-bidang lainnya

• Pengetahuan Budget/Expense – Basic. Untuk hal ini, kami mengharapkan para kandidat mengerti serta menyadari bahwa dalam setiap perusahaan, selalu ada anggaran yang harus dipenuhi.

• Sikap. Sikap ini sangat penting, yaitu:

o    Bersikap semangat

o    Menjawab pertanyaan dengan jelas dan tidak mutar-mutar. Jika tidak tahu, segera bilang

o    Berpakaian rapih dan bersih. Lebih baik tidak bau rokok

Tentunya, diterima atau tidaknya tetap berdasarkan kepada adanya posisi serta budget yang ada. Serta factor lainnya yang kadang-kadang kita sebagai pihak yang melakukan interview tidak menyadarinya. Contohnya: jika sikap sudah baik, tetapi diawal sudah menanyakan masalah gaji, hal ini juga cukup mengganggu, karena biasanya, untuk tahap awal interview adalah tahap perkenalan dan ingin tahu mengenai kualifikasi. Belum sampai masalah gaji

Pastinya setiap orang berbeda-beda cara interview nya, tetapi mungkin hal-hal diatas bisa membantu.

Salam,