Mengelola Tamu Perusahaan

Sebuah perusahaan idealnya perlu memiliki sistem pengelolaan tamu. Yang pasti, selain karyawan, pemilik, rekan bisnis akan menjadi tamu jika datang di sebuah perusahaan.

Bentuk pengelolaan ini adalah dengan memastikan para tamu tidak dengan mudah masuk kedalam area kerja, karena secara sosial, umumnya para karyawan tidak nyaman jika ada orang asing (yang bukan karyawan) bisa masuk kedalam area kerja perusahaan, karena bagi beberapa orang, area kerja adalah area pribadi  yang hanya bisa dimasuki rekan kerja yang sudah dikenal. Untuk organisasi perusahaan sendiri, adanya orang selain karyawan didalam area kerja membuat area kerja tidak aman dari kehilangan barang dan yang penting, informasi rahasia perusahaan.

Untuk memastikan bahwa area kerja hanya dimasuki oleh karyawan perusahaan, perlu adanya pengelolaan tamu (Visitor Management). Pengelolaan tamu ini adalah salah satu aspek penting dalam Facilities Management karena untuk memastikan fasilitas selalu te  rjaga dan terawat, salah satunya adalah memastikan individu yang memasuki area kerja/fasilitas adalah orang yang sudah dikenal dan mengerti tata cara/prosedur didalam fasilitas tersebut.

Yang penting dalam pengelolaan tamu adalah:

1)   Akses: akses ini maksudnya adalah tempat untuk masuk/keluar dari perusahaan tersebut. Pastikan akses masuk/keluar dijaga oleh satuan pengaman serta receptionist (untuk area tamu). Akses lainnya ditutup dan tidak dimasuki oleh siapapun, termasuk oleh karyawan atau jika dapat dimasuki menggunakan kartu akses yang hanya bisa dimasuki oleh orang yang mempunyai kartu. Secara peraturan keselamatan, minimal ada 2 akses masuk/keluar dengan lokasi yang berjauhan. Hal ini sebagai antisipasi jika terjadi keadaan darurat disalah satu akses, maka akses yang lain dapat digunakan.

2)     Data: Data karyawan dan tamu, yaitu;

•    Kartu Pengenal Karyawan: maksudnya, perusahaan perlu memastikan para karyawan menggunakan kartu pengenal karyawan. Saat ini, kartu pengenal juga berupa kartu akses, sehingga, hanya karyawan yang bisa memasuki area kerja.
• 
  
•        Kartu Tamu: para tamu yang datang perlu untuk menukarkan kartu identitas diri (KTP/SIM) dengan kartu tamu untuk dapat bertemu dengan tamu yang diinginkan.

3) Visitor Induction: yaitu perkenalan mengenai tata cara bertamu diperusahaan tersebut. Informasi umum seperti; sejarah perusahaan (singkat), area yang diperbolehkan untuk tamu, prosedur darurat termasuk pintu darurat yang perlu diakses dan juga informasi apakah hari itu ada rencana latihan evakuasi atau tidak, dan informasi lainnya yang dianggap perlu.

Saat ini, belum semua perusahaan melakukan hal ini, umumnya perusahaan asing yang sudah bersertifikasi ISO dan/atau OHSAS, tetapi akan sangat berguna jika dilakukan oleh perusahaan lainnya.

4) Janji temu: ini adalah hal penting yang perlu ditanyakan oleh security atau receptionist, tentunya menyesuaikan dengan peraturan perusahaan. Tetapi, semua tamu yang datang yang memiliki tujuan untuk bertemu karyawan perlu membuat janji temu, dan karyawan perlu memberitahukan kepada receptionist mengenai rencana janji hari tersebut, sehingga, jika ada tamu yang datang tetapi tidak terdaftar untuk janji, receptionist akan menolaknya, adapun jika tamu kenal dengan karyawan, dapat menghubungi langsung, hal ini akan membuat waktu kerja karyawan lebih produktif serta para tamu belajar bahwa karyawan diperusahaan tersebut tidak mudah untuk ditemui tanpa membuat janji.

Informasi mengenai pengelolaan tamu ini perlu disosialisasikan kepada SEMUA para karyawan dari semua level. Yang membuatkan proses adalah Facility Manager, GA Manager atau HR Manager dengan persetujuan direksi perusahaan. Lalu, dilakukan sosialisasi dengan cara membuatkan pengumuman serta sesi presentasi kepada para karyawan. Mengenai waktu dan tempat disesuaikan menurut kapasitas dan kebutuhan masing-masing perusahaan.

Semoga bermanfaat…

Jufiandi

KONTRAK SERVIS DALAM PENGELOLAAN FASILITAS

Dalam pengelolaan fasilitas (facilities management), akan ada kontrak servis (service contract) yang akan melibatkan pihak ketiga, atau umumnya dikenal dengan alih daya (outsourcing).

Kontrak servis ini diperlukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam mendapatkan jasa layanan yang bagus dengan harga yang kompetitif.

Dengan melakukan kontrak servis kepada perusahaan yang mempunyai spesialisasi dibidangnya, maka perusahaan outsourcing ini akan memberikan biaya yang lebih murah jika dibandingkan dengan mengerjakan sendiri.

Kontrak servis umumnya dilakukan untuk area pendukung dan bukan menjadi bidang utama (core business) perusahaan, umumnya adalah:

-          Gedung dan/atau area kerja perkantoran

-          Sistem pendingin

-          Generator, Instalasi  dan panel listrik

-          Pemipaan & toilet

-          Alarm Kebakaran, CCTV dan Access Card

-          Sistem Pengendali Fasilitas (Building Automation System-BAS)

Untuk area pendukung diatas, kontrak servis akan meliputi:

1)    Operasional:

Pengelolaan fasilitas secara menyeluruh meliputi: program manajerial, program pemeliharaan, program perbaikan dan hal-hal lain yang terkait yang dilakukan oleh tim pengelola fasilitas.

2)    Pemeliharaan:

Pemeliharaan secara khusus: pemeliharaan AC, pemeliharaan instalasi & panel listrik, pemeliharaan generator, pemeliharaan gedung/perkantoran.

3)    Perbaikan

Perbaikan umum dengan kategori nilai tertentu yang telah disetujui di awal kontrak. Sehingga mempercepat perbaikan peralatan/mesin dikarenakan nilai sudah disetujui.

4)    Penyediaan Material

Penyediaan material atau spare part yang umum digunakan atau mengalami habis pakai seperti: saringan udara, saringan bahan bakar dan sebagainya.

Saat ini, kontrak kerja dilengkapi dengan perjanjian jasa layanan yang mengikat seperti:

-          Spare part akan segera di antar dan terpasang maksimal 3 hari setelah diinformasikan melalui email

-          Teknisi akan segera datang dalam waktu maksimal 2 jam setelah diinformasikan per telpon.

-          Hal-hal lainnya yang terukur dan mendukung kualitas layanan.

Perjanjian jasa layanan ini akan membuat pelanggan nyaman dan merasa aman jika terjadi sesuatu pada fasilitas dan/atau peralatan mereka.

Semoga bermanfaat,

Sekian,

Jufiandi J

FM Practitioner & Consultant

Lima Alasan untuk Outsource Facilities Management

Perusahaan di masa kini mempunyai pilihan untuk outsource facilities management atau memiliki tim facilities management professional sendiri. Adapun keuntungan yang menjadi alasan untuk outsource facilities management kepada pihak ketiga – perusahaan outsourcing adalah: 

1)      Perusahaan bisa focus pada bisnis utama: perusahaan bisa lebih focus untuk mengembangkan modal, waktu dan talenta berdasarkan bisnis utama dari perusahaan. Perusahaan outsourcing akan memberikan solusi untuk pengelolaan fasilitas. 

2)      Outsourcing lebih terjangkau: perusahaan tidak perlu melakukan investasi untuk peningkatan keahlian dari tim facilities management. Perusahaan outsourcing akan memberikan pelatihan dan tim yang mumpuni untuk mengelola fasilitas, atau perusahaan bisa mengganti dengan perusahaan outsourcing yang lebih baik.

3)      Outsourcing memberikan keuntungan ekonomis: untuk perusahaan outsourcing yang telah memiliki area yang cukup luas, jika perusahaan memiliki beberapa fasilitas di lokasi yang berbeda dan cukup jauh, perusahaan outsourcing dapat membantu dengan mengelola fasilitas dan berkoordinasi dengan area terdekat. Jika hal ini terjadi, maka akan didapatkan biaya yang lebih ekonomis dibandingkan perusahaan menyediakan tim sendiri.

4)      Fleksibilitas Operasional: Jika diperlukan, saat kebutuhan dari facilities management berkurang, perusahaan akan mengalami kesulitan untuk memutasi karyawan, dengan adanya perusahaan outsourcing, mutasi sesuai dengan bidang facilities management dan tingkat keahlian (jenjang karir) akan mungkin terjadi. 

5)      Perusahaan Outsourcing Memungkinkan Untuk Memiliki Riset atau Teknologi Terbaru: Dikarenakan perusahaan outsourcing memiliki bisnis utama di bidang facilities management, maka informasi terbaru terkait dengan riset atau teknologi mengenai facilities management akan dimiliki oleh (beberapa) perusahaan outsourcing  

Jika telah diputuskan untuk melakukan outsourcing facilities management, maka perlu diperhatikan kualitas dari perusahaan outsourcing sebagai berikut:

- Keandalan: berdasarkan daftar pelanggan dan penjelasan dari tim ahli facilities management saat presentasi.

- Kepercayaan: berdasarkan komunikasi dengan pelanggan (sampling) dari perusahaan outsourcing.

- Transparansi: berdasarkan informasi yang diberikan mengenai pembiayaan

- Komunikasi: konsep komunikasi yang dimiliki oleh perusahaan outsourcing

- Proaktif: konsep kerja yang dimiliki oleh perusahaan outsourcing

Dengan bekerjasama dengan perushaan outsourcing yang memenuhi persyaratan tersebut, maka perusahaan akan mendapatkan hasil yang maksimal dalam pengelolaan fasilitas. 

Ide bersumber dari: Artikel LinkedIn yang ditulis oleh: Scott Henley, Senior Vice President, Global Services, Newmark Grubb Phoenix Realty Group (Perusahaan Property di Florida, Amerika Serikat) dengan Judul: Five Reasons to Outsource Facilities Management and Lease Administration. Di rilis di LinkedIn: Feb 11, 2016

Semoga Bermanfaat,

Jufiandi J

FM Practitioner

Kategori Kinerja Facilities Management

 

Ternyata, menurut buku Value-Based Facilities Management yang ditulis oleh Steven EE, MSc, CFM, pekerjaan Facilities Management (FM) di Negara lain (Singapore) juga di anggap sebagai “Thank you Job” yang artinya: setelah selesai dikatakan terima kasih, tetapi bukan sebagai pencapaian yang di ingat seperti halnya bagian sales & marketing. 

Karena itu, sebagai Facilities Manager, perlu adanya pengertian mengenai pentingnya FM bagi perusahaan. Dengan menyadari bahwa FM itu penting bagi perusahaan serta selalu mempromosikan hal-hal penting ini kepada tim FM, maka secara organisasi, tim FM akan menjadi  tim yang solid dan bangga dengan pencapaian yang dicapai.

Tentunya, pencapaian ini perlu di buatkan kategori yang dapat dikonversikan menjadi sesuai dengan Visi, Misi dan Value dari perusahaan itu sendiri. Pada umumnya, perusahaan memiliki Visi, Misi dan Value Perusahaan yang akan diarahkan menjadi Goals Perusahaan serta di fokuskan menjadi KPI untuk masing-masing seksi di perusahaan itu sendiri. 

Secara organisasi, FM bisa memiliki kategori pencapaian sebagai berikut:

 

1)      Operasional

• Lifetime

Setiap peralatan yang dikelola oleh tim FM akan memiliki lifetime (masa pakai)

Adapun maksud dari lifetime ini adalah masa operasional dari mesin atau peralatan. Waktu lifetime bisa mencapai lebih dari 10 tahun atau mungkin ada yang hanya 5 tahun saja.  

• Down Time Operasional

Setiap melakukan pemeliharaan, mesin perlu dimatikan, proses mesin dimatikan ini akan menjadi down time yang terkait dengan operasional. Untuk down time ini selama sesuai dengan jadwal pemeliharaan maka akan menjadi down time yang produktif karena menunjang kinerja dari peralatan.

2)      Keuangan

• Biaya Pemeliharaan

Semua biaya yang terkait dengan pemeliharaan akan tercatat. Hal ini termasuk biaya suku cadang, vendor, teknisi, admin, engineer dan Facilities Manager itu sendiri. Yang perlu dipastikan adalah biaya-biaya yang keluar adalah sesuai dengan perencanaan yang dibuatkan diawal tahun fiscal perusahaan. Untuk emergency/contingency, biasanya adalah 10% persiapan dari total budget yang direncanakan;

-       Jika biaya actual lebih besar, maka ada hal-hal yang terlewat dalam perencanaan dan juga artinya bahwa pemeliharaan belum produktif.

-       Jika biaya actual lebih kecil, maka perencanaan berlebihan atau pemeliharaan lebih baik dan benar.

-        Jika biaya actual mendekati sama dengan perencanaan, maka semua perencanaan berjalan lancar.

• Penghematan Biaya

Saat ini, setiap perusahaan berinisiatif melakukan penghematan biaya. Salah satu yang sering di usulkan adalah dengan penghematan biaya dari FM. Tentunya, beberapa waktu yang lalu, terkait dengan kenaikan listrik dari pemerintahan yang cukup fluktuatif dan menyulitkan perencanaan.

Idealnya, penghematan biaya akan terkait dengan perencanaan strategis yang dilakukan di awal tahun;

-       Melakukan evaluasi kontrak pemeliharaan. Mulai mempertanyakan supplier yang bisa memberikan jasa pemeliharaan yang sama dengan supplier OEM*. Ada resiko dengan melakukan kontrak pemeliharaan dengan supplier non OEM maka beberapa suku cadang penting akan tidak bisa disupply segera. Hal ini bisa di atasi dengan membeli diawal tahun, tentunya dengan kalkulasi yang benar.

-       Melakukan evaluasi periode pemeliharaan. Untuk Facilities Manager yang sangat berpengalaman, beberapa berani melakukan evaluasi periode pemeliharaan menjadi lebih panjang (dari 3 bulan sekali menjadi 4 bulan sekali). Tentunya di dasari dengan mengevaluasi sejarah pemeliharaan untuk mesin tersebut selama 2-3 tahun terakhir

-       Melakukan evaluasi harga suku cadang. Bagian pembelian akan memberikan kontribusi dengan melakukan pencarian supplier baru  didalam dan luar negri. Atau bahkan mengubah metode pembayaran sehingga supplier bisa memberikan harga yang lebih baik.

-       Melakukan evaluasi tenaga kerja. Facilities Manager idealnya sudah memiliki estimasi jam kerja serta mengetahui kapasitas kerja untuk setiap tim FM. Jika tekanan dari perusahaan cukup tinggi, maka beberapa solusi adalah: memperluas ruang lingkup kerja dari setiap orang di tim FM, mentransfer tenaga kerja ke department lain atau melakukan konversi dari tenaga kerja tetap menjadi tenaga kerja alih daya (outsourcing).

3)      Proses Bisnis

• Down Time Proses Bisnis

Untuk tim FM, sangat menghindari sekali terjadinya down time yang mengakibatkan bisnis terhenti. Jika terkait dengan kegagalan dari pemeliharaan, ini akan berakibat buruk untuk penilaian kinerja FM. Adapun jika terkait dengan force majeure, akan menjadi resiko dari tim management. Yang menjadi nilai tambah jika Facilities Manager memperhitungkan alternative dari setiap peralatan, sehingga, jika terjadi down time maka periode perbaikan atau penggantian peralatan berlangsung cepat.  

• Inovasi

Umumnya, inovasi terkait dengan investasi; penggantian lampu TL menjadi LED dan penggantian AC konvensional menjadi AC Converter adalah salah satu inovasi yang terkait dengan penghematan biaya. Adapun penghematan biaya baru akan dirasakan beberapa tahun setelah penggantian.

Tentunya, dengan perkembangan jaman, akan banyak sekali perbaikan serta evaluasi mengenai kinerja FM yang pastinya akan membuat tim FM menjadi lebih baik.

Saat ini saya juga masih menyelesaikan membaca buku Value-Based Facilities Management yang baru diterbitkan September 2015. Menurut saya, buku ini menyederhanakan FM sehingga mudah dimengerti dan diterapkan.

Salam sukses,

Jufiandi

Owner of Facilities Management Company

Expert of Facilities Management