Trend di Dunia Facility Management 2023

Saat ini sudah akan memasuki bulan Maret 2023. Apakah anda sudah mengetahui trend di dunia facility management? Apakah area kerja anda sudah mempersiapkan untuk memenuhi trend tersebut?

Trend facility management pada tahun 2023 diperkirakan akan lebih menitikberatkan pada aspek efisiensi, konservasi energi, dan kesehatan dan keselamatan. 

• Efisiensi. Teknologi seperti Internet of Things (IoT) dan Artificial Intelligence (AI) diharapkan akan membantu membuat manajemen fasilitas lebih efisien, dengan memonitor, menganalisis, dan membangun strategi untuk mengurangi biaya dan memaksimalkan efisiensi.
• Konservasi Energi. Fokus pada efisiensi energi melalui pendekatan berbasis kebutuhan, termasuk menggunakan teknologi energi yang lebih efisien, memonitoring penggunaan energi, mengoptimalkan desain struktur bangunan, dan menggunakan pencahayaan LED yang hemat energi. Adanya metode pemantauan energi yang berbasis data untuk memahami bagaimana sistem energi tertentu berperilaku dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan. Peningkatan efisiensi energi juga akan diperoleh melalui pemantauan sistem ventilation dan air conditioning, pemantauan konsumsi air, dan penerapan strategi penurunan polusi.
• Kesehatan. Adanya perkembangan teknologi meliputi; Teknologi kesehatan berbasis IoT, penggunaan layanan analitik untuk membantu manajemen fasilitas, pemantauan kontrol suhu dan kelembaban di dalam ruangan, implementasi kebijakan keselamatan yang ketat untuk menjamin kesehatan para pekerja, pengembangan sistem komunikasi digital untuk memantau dan melacak kesehatan para pekerja, penggunaan sistem pelaporan kesehatan untuk memantau kondisi kesehatan para pekerja, penggunaan teknologi RFID untuk mengidentifikasi dan memantau fasilitas Kesehatan, penggunaan teknologi AI untuk mengidentifikasi pola-pola kesehatan.
• Keselamatan. Pentingnya keamanan Fisik: Pengelolaan pintu masuk, deteksi cahaya, penggunaan kunci elektronik, sistem pemantauan CCTV, dll. Keamanan Teknologi: Pemantauan jaringan, pembaruan keamanan sistem, pelaporan ancaman, perlindungan data, dll. Keamanan Lingkungan: Pengelolaan risiko lingkungan, perlindungan terhadap penyebaran zoonosis, manajemen limbah, pengendalian polusi, dll. Pelatihan dan Kompetensi: Pelatihan karyawan tentang keselamatan, kompetensi karyawan tentang keamanan, penilaian risiko, dll. Pengelolaan Risiko: Analisis risiko, evaluasi risiko, pengendalian risiko, pengelolaan asuransi, dll. 

Terakhir, aspek lingkungan juga akan menjadi prioritas utama, karena kebanyakan perusahaan sudah lebih peduli pada dampak lingkungan dari operasi mereka. 

Semoga bermanfaat. 

3 Hal Penting Mengenai ESG – Environment Social Governance

ESG (Environmental, Social, and Governance) menjadi standar seluruh dunia untuk mewujudkan pembangunan yang berkelanjutan melalui peran private sector. Menurut investor.id, di Indonesia, Industri berwawasan lingkungan (ESG) diyakini akan berkembang pesat setelah ekonomi pulih dari pandemi Covid-19.

Perlu untuk mengetahui hal-hal penting mengenai ESG. Berikut 3 hal penting mengenai ESG:

1. ESG terbentuk diawali dari cita – cita dunia untuk mewujudkan pembangunan berkelanjutan seperti ketahanan iklim, air dan udara bersih, mengurangi kemiskinan, dan menjaga ketersediaan resources untuk masa depan. Momen tersebut terbentuk pada perkumpulan 193 negara di Kantor Pusat PBB pada tanggal 25 september 2015 yang mewujudkan dokumen, “Transforming Our World: The 2030 Agenda for Sustainable Development.”

2. Dari pertemuan tersebut, terbentuk konsep ESG yang bertujuan sebagai standar kinerja perusahaan yang terdiri dari kriteria lingkungan, sosial, dan tata Kelola yang akan diterapkan oleh sector swasta.

3. Kriteria yang termasuk dalam ESG adalah:

Environmental; meliputi hubungan perusahaan dengan lingkungan secara fisik; termasuk gas rumah kaca (GRK), hilangnya keanekaragaman hayati, polusi dan kontaminasi, eksposur dari peraturan tentang emisi karbon dan energi terbarukan.  

Social; meliputi dampak sosial perusahaan terhadap masyarakat, termasuk isu terkait praktik – praktik perburuhan, pemindahan komunitas, hak – hak asasi manusia, kesehatan, keselamatan, dan inklusi keuangan.

Governance; meliputi hal-hal terkait dengan kepemimpinan perusahaan, gaji eksekutif, audit, kontrol internal, dan hak pemegang saham, untuk isunya mencakup korupsi dan suap, reputasi, efektivitas manajemen, dan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku.

Perusahaan swasta perlu mengetahui dan menerapkan konsep ESG ini untuk mengembangkan usaha, artinya perlu memiliki team yang mengerti mengenai ESG serta dapat merubah budaya perusahaan untuk mewujudkan dunia masa depan yang sehat. Tentunya akan sangat bermanfaat sekali jika memiliki team dengan kualitas yang baik untuk bidang ESG ini dan mempelajari secara serius untuk ESG dengan bekerja sama dengan konsultan yang sudah ahli di bidangnya.

“Progress is impossible without change, and those who cannot change their minds cannot change anything.”

-George Bernard Shaw-

4 Hal Penting dari IFMA World Workplace 2021

Tanggal 25 – 28 October 2021 kemarin, IFMA menyelenggarakan event besar bernama World Workplace 2021 berlokasi di Amerika Serikat.

Sebagai informasi, IFMA – International Facility Management Association adalah asosiasi profesional untuk Facility Manager Professional. Berkantor pusat Global di Houston, Texas, AS yang disebut Service Center of Excellence. IFMA juga berlokasi di Antwerp, Belgia dan Shanghai, Cina.

Menurut informasi dari www.iofficecorp.com, berikut 4 hal penting yang menjadi catatan dari event tersebut:

1) Kursi tetap akan beralih ke lingkungan kantor.

Model tradisional dengan memastikan setiap karyawan mempunyai kursi tetap akan ditinggalkan. Istilah neighbourhood atau lingkungan bisa diartikan setiap perkantoran akan berdasarkan dengan area kerja terkait department/fungsi. Misal: area finance, area HR, area operasional dan lainnya.

Untuk penempatan kursi, akan dalam bentuk mobile, artinya, setiap kursi bisa diduduki oleh setiap orang.

 

2) Space planning akan menjadi lebih dinamis

Space planning dalam perusahaan umumnya dilakukan 1 tahun sekali atau beberapa lebih lama lagi. Hal ini dikarenakan asumsi bahwa space planning tersebut terkait dengan renovasi dan office layout dan terkait dengan pertumbuhan perusahaan dan karyawan.

Space planning akan menjadi lebih dinamis untuk antisipasi dengan perkembangan bisnis yang lebih cepat dari masa sewa. Teknologi terkait workplace dan konversi area kerja menjadi mobile/agile menjadi salah satu solusi untuk antisipasi ini.

 

3) Workplace sebagai metaverse

Metaverse yang diperkenalkan oleh pemilik Facebook, kurang lebih adalah: konsep dunia online yang menggabungkan elemen augmented reality, virtual reality, hologram, video, dan bentuk komunikasi lainnya untuk menjembatani kesenjangan antara kolaborasi virtual dan kolaborasi langsung.

Dunia kantor akan berubah menjadi kombinasi antara virtual dan nyata, sudah dimulai saat ini dengan adanya teknologi meeting virtual vs. ruang meeting di kantor.

Nantinya, perusahaan perlu lebih mempersiapkan fasilitas dan infrastruktur yang mendukung kombinasi virtual dan kondisi nyata.

 

4) Pemimpin untuk focus pada desain workplace yang lebih bermakna

Pemimpin dalam hal ini para pengambil keputusan di perusahaan perlu memikirkan solusi untuk membuat karyawan nyaman bekerja. Sudah terbukti bahwa bekerja di rumah membuat karyawan nyaman dan mungkin jika diminta untuk bekerja di kantor akan menimbulkan ketidak nyamanan.

Hybrid workplace menjadi strategi perusahaan untuk membuat kantor yang nyaman untuk bekerja dan berkolaborasi.

Mari para Facility Manager, bersiap untuk menuju era workplace yang baru! 

3 Hal Penting Yang Perlu Vendor Punya Agar Facility Manager Menjadi Lebih Efektif

Saat ini, Facility Manager memiliki tugas untuk mengawasi banyak lokasi dengan team kerja yang kecil. Fakta ini adalah tantangan yang perlu dihadapi oleh Facility Manager dan memerlukan skala prioritas untuk dapat bekerja lebih efektif dan efisien.

Vendor Management – mengelola vendor dengan benar akan membuat hidup Facility Manager menjadi lebih efektif dan efisien.

Berikut 3 hal penting yang perlu dimiliki vendor sehingga membuat hidup Facility Manager lebih efisien:

Vendor yang memiliki tenaga ahli yang kompeten:

Vendor dengan tenaga ahli yang kompeten akan memberikan opsi solusi yang lebih baik untuk masalah yang terjadi di lapangan.

Dengan adanya tenaga ahli, begitu terjadi masalah, vendor akan mengirimkan tenaga ahli mereka untuk melakukan investigasi dan evaluasi masalah, lalu memberikan kemungkinan penyebab masalah serta rekomendasi perbaikan. Lebih baik lagi vendor tersebut memberikan penawaran perbaikan dengan harga yang masuk akal.

 

Vendor yang memiliki kemampuan komunikasi yang baik:

Vendor ini akan sangat mengerti kebutuhan dari client dan memberikan masukan/update secara berkala untuk masalah yang ada. Status perbaikan, status pengiriman barang, status pemeriksaan akhir yang rutin diinformasikan akan banyak membantu seorang facility manager sehingga bisa focus ke banyak pekerjaan lainnya yang membutuhkan perhatian khusus.

 

Vendor yang memiliki banyak kemampuan:

Faktanya, vendor yang kemampuan yang bervariasi akan membuat vendor ini tidak ahli di bidang tertentu. Hanya saja, jika ada satu vendor yang bisa mengerjakan banyak hal, akan mempermudah facility manager untuk melakukan koordinasi dengan pihak client/user karena cukup berkomunikasi dengan satu vendor saja dan banyak client/user. Akan merepotkan sekali berkomunikasi dengan banyak client/user untuk beberapa pekerjaan yang dikerjakan beberapa vendor. Jika hanya satu vendor, maka facility manager cukup mengadakan rapat satu kali dengan beberapa client/user untuk beberapa pekerjaan.

Vendor yang memiliki tenaga ahli yang kompeten, komunikasi yang baik serta banyak kemampuan akan sangat membantu facility manager untuk focus dalam mengelola fasilitas. Tentunya, akan ada tantangan lain yang dihadapi vendor ini karena kualitas baik dari setiap pekerjaan adalah kewajiban yang perlu dipenuhi oleh vendor tersebut.

4 Inovasi Pendukung Fasilitas Akibat Pandemic

“Creativity is thinking up new things. Innovation is doing new things.“ - Theodore Levitt (1925 – 2006).

“Kreativitas adalah memikirkan hal-hal baru. Inovasi adalah melakukan hal-hal baru.” Theodore Levitt (1925 – 2006), seorang ekonom Jerman-Amerika dan profesor di Harvard Business School.

Selama masa pandemic, banyak inovasi dikembangkan untuk mempermudah mengelola dan memonitor kondisi fasilitas dengan jumlah personel yang lebih sedikit. Tujuan utama dari pengembangan inovasi ini adalah untuk memastikan karyawan yang masuk kantor terukur dan tidak melebihi batas okupansi yang diatur oleh pemerintah. Berdasarkan peraturan pemerintah batas maksimal okupansi untuk perusahaan non-esensial per 1 November 2021 adalah 75%.

Berikut 4 inovasi yang sangat berguna dalam memastikan fasilitas memenuhi batas okupansi: 

1- Seat Booking

Karyawan yang akan masuk kantor memesan kursi melalui aplikasi. Pada aplikasi sudah dibuatkan batas maksimal dari karyawan yang diperbolehkan untuk datang ke kantor dalam satu hari. Selama batas masih belum terpenuhi pada hari itu, karyawan akan bisa memesan kursi. Jika batas sudah terpenuhi, karyawan tidak dapat memesan kursi di hari tersebut dan perlu memilih hari baru untuk masuk ke kantor.

2- Access Control

Karyawan yang masuk akan terdata dengan menggunakan access control. Jika karyawan sudah mendaftar dan sesuai, maka akan dapat masuk ke kantor, dan jika tidak terdaftar, tidak dapat masuk ke kantor. Dengan adanya system ini, maka manajemen perusahaan dapat memastikan okupansi tidak melebihi batas.

3- Movement Sensor

Dengan adanya batas maksimal okupansi, maka karyawan yang datang ke kantor akan lebih sedikit dan focus dalam bekerja. Movement sendor ini berguna untuk mematikan lampu jika tidak ada karyawan di kantor dan akan menghemat listrik.

4- Temperature Sensor

Sensor suhu/temperature akan berguna untuk unit AC yang dapat diatur pemakaiannya. Dengan jumlah orang yang lebih sedikit, maka unit AC akan bekerja lebih rendah karena suhu ruang lebih dingin dibandingkan jika orang yang lebih banyak. Sensor suhu yang terkoneksi dengan unit AC (hanya untuk unit dan merk tertentu) akan membuat pemakaian AC menjadi lebih teratur dan tentunya menghemat listrik.

Nantinya akan lebih banyak lagi inovasi yang membuat fasilitas menjadi lebih terjaga dan terawat. 

Ayo Facility Manager untuk selalu belajar dan dapat segera beradaptasi dengan inovasi terbaru yang ada.

4 Data Keuangan Yang Perlu Dibuat Facility Manager

Seorang Facility Manager memiliki banyak tugas dan tanggung jawab untuk memastikan fasilitas yang dikelola dalam kondisi terbaik dan menjaga penampilan dari perusahaan. Semua orang di perusahaan adalah pelanggan yang perlu diperhatikan dan dijaga ekspektasinya. Namun, di atas itu semua Facility Manager memiliki tantangan utama, yaitu: Direktur Keuangan.

Setiap awal periode fiscal keuangan perusahaan, Facility Manager perlu mempersiapkan rencana anggaran untuk fasilitas yang dikelola. Tantangan Facility Manager selain memastikan operasional berjalan sesuai rencana, adalah perlu memastikan pengeluaran sesuai dengan rencana anggaran (budget).

Berikut factor-faktor yang perlu diperhatikan oleh Facility Manager:

1)      Data Rencana vs. Aktual

Setiap akhir bulan, Facility Manager perlu melakukan evaluasi pengeluaran vs. rencana yang sudah dibuat. Evaluasi ini bisa dilihat dari: jadwal ppm yang sesuai, overtime teknisi, pekerjaan corrective dan biaya utilitas. Pengukuran melalui biaya-biaya ini adalah factor penting untuk memastikan operasional berjalan sesuai rencana.

 

2)      Data Tagihan vs. Periode Pembayaran

Department keuangan akan mencatat pengeluaran jika tagihan dikirimkan. Proses pembayaran akan disesuaikan dengan prosedur perusahaan.

Facility Manager perlu memastikan para vendor mengirimkan tagihan tepat waktu, sehingga masih masuk dalam periode pengeluaran di bulan tersebut dengan kelengkapan dokumen oleh vendor saat mengirimkan tagihan.

 

3)      Data Trend Biaya per Kategori:

Kategori utama yang perlu diperiksa dalam evaluasi setiap bulan adalah: biaya ppm, biaya overtime, biaya perbaikan dan biaya utilitas.

Perlu diperhatikan pengeluaran setiap bulan apakah masih sesuai dengan rencana yang sudah dibuat di awal tahun. Jika ada variasi atau perbedaan yang selalu naik setiap bulannya, perlu segera direview dan diperbaiki rencana pengeluaran yang sudah ada.

 

4)      Data Persentase NTE: Not to Exceed

Untuk setiap trend biaya per kategori di point 3, Facility Manager perlu membuatkan data laporan persentase pengeluaran actual vs. rencana. Dengan adanya data persentase ini, akan bisa diprediksi secara umum untuk pengeluaran per kategori tersebut masih dalam anggaran yang ada.

Salah satu kinerja Facility Manager dilihat dari bagaimana kepintaran mengelola keuangan selain dari memastikan fasilitas berjalan dengan baik.

 

 

 

ISO41001 – Facility Management System

ISO 41001:2018 menetapkan persyaratan untuk sistem manajemen fasilitas (FM) ketika sebuah organisasi:

a) Perlu menunjukkan FM yang efektif dan efisien yang mendukung tujuan organisasi; 

b) Bertujuan untuk secara konsisten memenuhi kebutuhan pihak yang berkepentingan dan persyaratan yang berlaku;

c) Bertujuan untuk menjadi berkelanjutan dalam lingkungan yang kompetitif secara global.

Persyaratan yang ditentukan dalam ISO41001:2018 adalah non-sektor spesifik dan dimaksudkan untuk diterapkan pada semua organisasi, atau bagiannya, baik sektor publik atau swasta, dan terlepas dari jenis, ukuran dan sifat organisasi atau lokasi geografis. Demikian informasi yang dituliskan dalam website ISO; https://www.iso.org/standard/68021.html

Berikut 5 hal yang akan menjadi lebih baik jika perusahaan menerapkan ISO41001 Facility Management System di tempat kerja:

1)      Meningkatkan produktivitas dan hasil kerja.

Team FM akan mendapatkan urutan pekerjaan yang lebih baik dan lebih efisien sehingga memberikan hasil kerja yang lebih baik.

2)      Meningkatkan konsistensi layanan.

Team FM akan diberikan standar pengukuran kinerja sehingga akan lebih konsisten dalam memberikan layanan kepada para pelanggan/user.

3)      Meningkatkan efisiensi biaya.

Team FM akan mendapatkan informasi yang jelas mengenai prosedur dan jadwal kerj sehingga akan lebih focus dalam menyelesaikan pekerjaan.

4)      Meningkatkan kepuasan pelanggan.

Dengan produktivitas yang baik, konsistensi layanan dan efisiensi biaya, maka akan meningkatkan kepuasan pelanggan.

5)      Efisiensi proses kerja.

Untuk perusahaan akan mendapatkan nilai tambah dengan adanya proses kerja yang lebih efisien yang dilakukan oleh team FM.

Pastinya untuk mendapatkan semua hal-hal diatas diperlukan komitmen semua pihak dari manajemen sampai ke team operasional.

ISO41001 ini adalah standar internasional yang perlu disertifikasi oleh badan sertifikasi terpilih. Focus utama dengan adanya ISO41001 ini adalah meningkatkan kredibilitas perusahaan serta nilai tambah perusahaan untuk para pelanggan.

Nilai tambah untuk team FM adalah dengan mengerti persyaratan yang diberikan oleh ISO, akan meningkatkan pengetahuan serta pengalaman dan ini akan sangat berguna untuk mengelola team secara keseluruhan.

Ayo para Facility Manager! Belajar terus untuk menjadi FM Practitioner yang berkualitas dan bermanfaat!