Daily Briefing - Dasar Komunikasi untuk Facility Manager

“Communication is a skill that you can learn. It’s like riding a bicycle or typing. If you’re willing to work at it, you can rapidly improve the quality of every part of your life.” - Brian Tracy

Komunikasi adalah keterampilan yang bisa Anda pelajari. Ini seperti mengendarai sepeda atau mengetik. Jika Anda bersedia mengerjakannya, Anda dapat dengan cepat meningkatkan kualitas setiap bagian hidup Anda – Brian Tracy, penulis Amerika – Kanada yang telah menulis lebih dari delapan puluh buku yang telah diterjemahkan ke dalam lusinan bahasa.

Komunikasi dalam facility management adalah salah satu hal penting untuk memastikan operasional berjalan dengan lancar. Aktivitas komunikasi yang penting bagi team operasional adalah daily briefing – briefing harian.

Berikut hal-hal penting yang wajib ada dalam daily briefing:

1.       Team yang terlibat adalah team yang terlibat langsung dalam operasional setiap hari.  

Minimal ada facility manager, coordinator, helpdesk, teknisi, housekeeping dan security tergantung dengan fasilitas dan team yang ada.

2.       Waktu briefing. Dalam kondisi normal, cukup mengatur maksimal 30 menit untuk daily briefing ini. Jika ada kondisi khusus yang perlu diskusi lebih lanjut agar dilakukan setelah briefing.

3.       Tujuan briefing adalah memastikan status dari pekerjaan harian yang perlu dipastikan selesai setiap harinya dan mendapatkan penyelesaian segera dari management (facility manager) atau pihak lainnya.

4.       Materi briefing minimal meliputi:

·       Mengingatkan keamanan dan keselamatan kerja kepada team operasional.

·       Status PPM: rencana vs. actual. Waktu untuk hari sebelumnya, hari saat briefing dan keesokan harinya.

·       Status helpdesk/work order: rencana vs. actual. Target w/o selesai kemarin – apakah sudah selesai. Target pekerjaan w/o hari ini dan besok.

·       Jika ada target/rencana yang tidak sesuai (ppm & work order) agar dibahas saat briefing dan dibuatkan rencana penyelesaiannya.  harinya.

·       Jika terkait project: rencana vs. actual.

·       Jika ada kunjungan vendor: penugasan team yang akan mendampingi.

·       Jika ada temuan yang memerlukan perbaikan besar. Update status terkait pembuatan BoQ, kunjungan vendor, penawaran dan rencana perbaikan.

·       Rencana kerja dalam minggu/bulan itu yang terkait dengan team operasional.

5.       Pengambilan keputusan. Saat briefing, facility manager perlu untuk segera membuat prioritas pengambilan keputusan sehingga team operasional tetap aktif dan focus pada goals yang sudah ada.

Khususnya untuk facility manager, sesi daily briefing ini menjadi sesi yang penting untuk melakukan:

6.       Evaluasi kerja dari masing-masing anggota team. Jika ada team yang bekerja baik dan melebihi target agar diapresiasi dan jika ada team yang tidak mencapai target, agar diidentifikasi dan diatur waktu untuk bertemu muka (1 on 1) untuk diskusi lebih lanjut.

7.       Apresiasi kerja kepada team yang bekerja sesuai target, bahkan yang sudah melebihi target yang ada. Pastikan apresiasi dilakukan di depan team lainnya. Untuk menyampikan keluhan/evaluasi konstruktif agar dilakukan secara temu muka (1 on 1)

Untuk team facility management, mari kita pastikan ilmu komunikasi terasah dengan baik dan lakukan daily briefing untuk memastikan operasional berjalan lancar.

Sikap Facility Manager

“Nothing can stop the man with the right mental attitude from achieving his goal; nothing on earth can help the man with the wrong mental attitude.” – Thomas Jefferson

“Tidak ada yang dapat menghentikan orang dengan sikap yang benar untuk mencapai tujuannya; tidak ada di bumi yang dapat membantu pria dengan sikap yang salah” – Thomas Jefferson, President ke-3 Amerika Serikat.

 

Facility Management melibatkan banyak pihak; termasuk client, vendor dan internal team. Dalam mengelola fasilitas, perlu adanya perencanaan yang jelas, pekerjaan yang benar, pemeriksaan yang tepat dan evaluasi. Untuk memastikan hal-hal tersebut, seorang Facility Manager perlu memiliki sikap-sikap berikut ini dalam mengelola fasilitas.

1.      Berencana

 Setiap aktivitas dalam facility management bisa direncanakan. Selain dari pemeliharaan yang dapat dibuatkan jadwal untuk satu tahun. Inspeksi harian adalah bagian dari rencana yang perlu dilakukan oleh Facility Manager.

2.      Ingin Tahu

Facility Manager perlu memiliki sikap ingin tahu untuk memastikan bahwa fasilitas yang dikelola dapat menjadi lebih baik.

Sikap ingin tahu ini, selain memastikan pekerjaan dilakukan sesuai rencana. Juga perlu untuk memikirkan hal-hal baru yang bisa dilakukan di fasilitasnya.

3.      Percaya Diri.

Percaya diri didapatkan dengan pengetahuan dan pengalaman. Seorang Facility Manager akan selalu belajar dan mempraktekkan pengetahuan/ilmu yang didapat kepada team facility management-nya.

Dengan selalu belajar dan berani mencoba. Sikap percaya diri ini akan terbentuk dengan sendirinya.

4.      Konsisten

Selalu konsisten dalam mengelola fasilitas. Konsisten dalam perencanaan, memastikan aktivitas berjalan sesuai rencana, memeriksa dan evaluasi.

Konsisten untuk mengembangkan team facility management dengan membuatkan dan memperbaiki prosedur dalam operasional serta mengembangkan komunikasi yang terstruktur sehingga semua kejadian yang ada di dalam fasilitas dapat di monitor dengan baik.

5.      Menghargai

Selalu menghargai team facility management; termasuk internal team, para staff administrasi, engineer, teknisi, vendor cleaning service, vendor security dan lainnya.

Team facility management tersebut adalah kunci utama dari fasilitas yang baik, terjaga serta mendapatkan client yang puas.

Tentunya, sikap tersebut perlu dimiliki oleh semua anggota team, karena siapapun bisa menjadi seorang Facility Manager berikutnya.

4 Penyebab terjadinya Arus Pendek/Korslet

KOMPAS.com - Peristiwa kebakaran terjadi di Lembaga Pemasyarakatan (Lapas) Kelas I Tangerang, Banten, Rabu (8/9/2021) pagi.  Sebanyak 41 orang meninggal dunia akibat kebakaran yang terkadi pada pukul 01.45 WIB tersebut. Dugaan penyebab kebakaran Terkait penyebab kejadian kebakaran tersebut, Yasonna mengatakan, dugaan sementara penyebab kebakaran di Lapas Kelas I Tangerang adalah persoalan instalasi listrik. "Dugaan sementara adalah karena persoalan listrik arus pendek. Namun demikian, sekarang Puslabfor Polri, Dirkrimum Polda Metro Jaya sedang meneliti sebab musabab dari kebakaran tersebut," ujar Yasonna. Berita dari https://www.kompas.com/ tanggal 8 September 2021.

Penyebab dari arus pendek ini dapat diketahui dari awal sebelum terjadi kebakaran. Dengan menghindari penyebab arus pendek tersebut, maka akan terhidar dari kemungkinan ternjadinya kebakaran. Berikut 4 penyebab arus pendek listrik atau korslet:

1. Kabel-kabel rusak. Umumnya, letak kabel-kabel berada di atas plafon atau di belakang lemari sehingga tidak terlihat. Kondisi ini rawan karena jika ada kabel yang digigit tikus menjadi tidak terlihat. Jika kabel-kabel yang digigit tikus ini sampai terbuka kulit kabelnya bisa menyebabkan korslet.
2. Colokan listrik menumpuk. Ada 2 macan penyambung kabel; berbentuk kaki 3 (T) atau memanjang terdiri dari 2 atau lebih colokan. Jika dalam 1 penyambung kabel memasang terlalu banyak colokan, bisa menyebabkan penyambung kabel panas dan korslet.
3. Sambungan kabel tidak rapih. Jika mengerti Teknik menyambung kabel, semua orang bisa melakukannya. Adapun yang berbahaya jika tidak mengerti teknisnya dan tetap menyambung kabel tersebut. Jika isolasi kabel saat menyambung tidak rapih, bisa menyebabkan panas dan korslet.
4. Kontak colokan kendur. Stop kontak yang terpasang di dinding perlu diperiksa secara periodic. Jika mencabut colokan dengan cara salah, bisa menyebabkan kotak stop kontak kendur dan jika kabel yang terpasang kendur juga, akan bisa menyebabkan korslet.

Mari untuk berhati-hati dalam memasang instalasi listrik serta memakai kabel dalam sehari-hari. Dengan lebih berhati-hati akan menyelamatkan barang berharga dan nyawa dari orang-orang yang kita sayangi.

3 Tantangan di Facility Management

Bapak Presiden Jokowi pada hari Minggu, 25 Juli 2021 mengumumkan bahwa PPKM (Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat) Level 4 Resmi Diperpanjang hingga 2 Agustus 2021. Dengan adanya PPKM yang diperpanjang ini, maka menjadi tantangan untuk team facility management karena perlu adanya pengaturan lebih lanjut untuk mengelola fasilitas kantor untuk industry non-essential yang mengharuskan kantor buka max. 25% saja.

Berikut 3 tantangan yang dihadapi team facility management dalam mengelola fasilitas, yaitu:

1. Memastikan maintenance dilakukan sesuai jadwal.

Untuk fasilitas yang memiliki mesin dan peralatan pendukung fasilitas. Jadwal maintenance dibuat di awal periode maintenance – umumnya awal tahun.

Jadwal yang dibuat seringnya tidak sesuai karena untuk mesin dan peralatan yang terletak di area karyawan (misalnya unit AC) yang dijadwalkan setelah jam kerja atau hari Sabtu. Biasanya berbenturan dengan jadwal karyawan yang mendadak masuk sehingga unit perlu tetap beroperasional. 

2. Mendapatkan vendor yang tepat.

Untuk pekerjaan maintenance unit-unit tertentu pastinya membutuhkan vendor, misal: AC, pompa dan lainnya. Banyak vendor yang bisa melakukan pemeliharaan, tapi ada vendor yang TIDAK mempunyai tenaga ahli sehingga saat unit rusak, memerlukan beberapa kali perbaikan karena tidak bisa langsung ketemu dengan sumber masalah.   

3. Komunikasi.

Tugas team facility management adalah mengelola fasilitas, bagian dari mengelola adalah mengkomunikasikan hal-hal terkait fasilitas kepada para karyawan dan pengguna. Misalnya: mengingatkan untuk mematikan lampu saat selesai bekerja lembur. Menjaga kebersihan area kerja dan lainnya. Karena fasilitas adalah milik Bersama yang perlu dijaga Bersama.

Dengan mengetahui tantangan tersebut, mari mempersiapkan diri lebih baik, sehingga dapat mengelola fasilitas dengan benar.

Semoga bermanfaat.

104 Ribu Kendaraan Diputar Balik - Pentingnya Data Terukur

Berdasarkan berita kompas.com tanggal 10 May 2021; Kepala Biro Penerangan Masyarakat Divisi Humas Polri Brigjen (Pol) Rusdi Hartono mengatakan, hingga hari kelima peniadaan mudik Idul Fitri, sudah ada 104.370 kendaraan yang diminta putar balik oleh petugas di pos-pos penyekatan. Total, ada 381 titik penyekatan yang disiapkan Korlantas Polri, tersebar dari Palembang hingga Bali*.

Data dengan angka yang dapat dipertanggung jawabkan adalah factor penting untuk menunjukkan kinerja dari team operasional.

Dalam facility management, ada 3 data dengan angka yang penting untuk diingat oleh Facility Manager, data tersebut adalah:

1. Data Fasilitas. Data fasilitas yang dikelola perlu diketahui oleh Facility Manager untuk memastikan semua operasional di fasilitas tersebut selalu terpantau. 

Data ini meliputi; besar area yang dikelola, jumlah lantai, jumlah Gedung, estimasi jumlah penghuni dan estimasi jumlah team FM-nya.  

2. Data Utilitas. Data utilitas meliputi data pemakaian listrik, air dan gas yang dipakai. Data ini diperlukan untuk memastikan pemakaian dari utilitas yang produktif. Beberapa perusahaan memantau pemakaian fasilitas setiap hari untuk memastikan tidak ada kebocoran atau pemakaian listrik yang tidak sesuai. 

3. Data Pemeliharaan & Perbaikan. Data utama yang diperlukan adalah data helpdesk – permintaan/pelaporan dari pengguna fasilitas. Umumnya data ini meliputi: laporan lampu yang mati, aliran listrik yang tidak berfungsi, pintu rusak dan lainnya. Data ini perlu dipantau setiap hari untuk memastikan team FM sudah mengetahui dan melakukan perbaikan.

Data lainnya adalah data pemeliharaan. Jadwal pemeliharaan yang sudah ada dalam bulan tersebut perlu dipantau secara harian atau mingguan. Untuk memastikan bahwa pemeliharaan dilakukan sesuai jadwal dan tidak ada keterlambatan. Kalaupun ada keterlambatan, perlu segera diinvestigasi masalah dari keterlambatan itu, penyelesaian masalah dan dibuatkan rencana yang baru. 

Data ini bisa disimpan dalam catatan atau grafis yang menunjukkan data setiap bulan dalam periode satu tahun.

“semua yang bisa terukur akan bisa dikelola” – peter drucker

*sumber: https://nasional.kompas.com/read/2021/05/10/16264291/hingga-hari-kelima-peniadaan-mudik-polisi-klaim-putar-balik-104370-kendaraan

Strategi Tetap Waras Ssaat Bekerja Dari Rumah.

Secara mengejutkan, menurut survey oleh Kaiser Family Foundation, sebuah organisasi penelitian kebijakan Kesehatan di Amerika, 53% orang dewasa Amerika mengalami dampak negatif kesehatan mental karena stres yang terkait dengan pandemi. Di Inggris, Center for Mental Health memperkirakan setengah juta lebih banyak orang akan mengalami kesehatan mental yang buruk dibandingkan dengan tahun normal, akibat virus corona.

Bagaimana Kesehatan mental bisa terganggu dengan bekerja dari rumah? Berikut hal-hal yang menjadi penyebabnya saat karyawan secara aktif bekerja dari rumah;

1. Kurang Perhatian. Dengan perubahan menjadi bekerja di rumah. Karyawan merasakan kurangnya perhatian dari management perusahaan terhadap dirinya. Jika dalam ruang kerja normal, akan dengan mudah sekali untuk mendapatkan dukungan dari rekan kerja jika terjadi masalah serta bertanya kepada atasan dengan langsung datang. Saat bekerja di rumah, karyawan merasa enggan untuk bisa segera bertanya dengan menelpon langsung ke atasan atau rekan kerja.

2. Beban Kerja Meningkat. Secara tidak sadar, dengan bekerja di rumah, aka nada kecenderungan untuk selalu berada di depan laptop dan memeriksa pekerjaan yang belum selesai. Contoh: ada yang selalu memeriksa email di malam hari atau tetap bekerja sampai larut malam. Dan lupa bahwa di rumah ada keluarga.

3. Meeting yang terus menerus menyebabkan kelelahan karena meeting dilakukan secara virtual dan tidak ada hubungan fisik.

Dengan mengetahui penyebab gangguan Kesehatan mental tersebut. Penting bagi rekan-rekan karyawan untuk bisa mengenal gangguan tersebut sehingga bisa tetap waras saat bekerja di rumah. Akan lebih baik jika perusahaan mempunyai program untuk karyawan berupa: training untuk mengenal gangguan Kesehatan mental, komunikasi aktif dengan karyawan dan lainnya.  

 

[“Kehidupan dengan kedamaian batin, secara harmonis dan tanpa stres, adalah jenis kehidupan yang paling mudah.”] —Norman Vincent Peale.

Sumber: https://www.businessbecause.com/news/insights/7244/working-from-home-mental-health

5 Langkah Program Go Green

Ada tulisan menarik di bulan May 2020 yang menggambarkan; Sekitar pekan kedua April 2020, tagar langit Jakarta (#langitjakarta) menjadi trending topic di linimasa Twitter. Para warganet membagikan gambar langit Jakarta yang sedang cerah-cerahnya: perpaduan biru muda dan putih. Latarnya, tentu gedung-gedung bertingkat. Ada pula gambar yang menunjukkan bahwa Gunung Salak di Bogor nampak dari Jakarta, pemandangan yang jarang dijumpai sebelumnya. Aktivitas berbagi gambar ini menjadi selingan di tengah rentetan kabar tentang kasus Covid-19 di Indonesia.

Hal ini sudah diprediksi oleh Komisi Penghapusan Bensin Bertimbel (KPBB) – LSM yang fokus mengurusi soal kualitas udara, dijelaskan Direktur KPBB Ahmad Syafruddin “Kami prediksi itu kan pada 10 hari pertama (pembatasan aktivitas) itu kan ada penurunan (polusi udara). Makanya, kami berani memprediksi (akan ada penurunan polutan lag). Sebenarnya logis saja ya, kan dengan adanya social distancing—sekalipun tempo hari belum skala besar – itu kan pasti ada penurunan kegiatan baik transportasi, industri, maupun sektor jasa baik hotel, restoran maupun pariwisata kan akan turun,”. Dengan berkurangnya pemakaian mobil/motor/kendaraan karena lockdown, maka kualitas udara di Jakarta menjadi lebih baik.

Menjaga kualitas udara adalah bagian dari cara memperbaiki lingkungan. Program Go Green/ramah lingkungan adalah menyarankan mengurangi penggunaan alat trasnportasi dan mengganti dengan sepeda/jalan atau trasnportasi umum.

Berikut 5 langkah untuk memperbaiki bumi kita yang termasuk di program Go Green:  

1. Matikan lampu saat meninggalkan ruangan

2. Matikan keran saat sedang menggosok gigi

3. Gunakan sepeda atau berjalan kaki saat berpergian ke tempat yang tidak jauh letaknya.

4. Gunakan tempat bekal makanan yang dapat digunakan berulang kali.

5. Buang sampah pada tempatnya

Dan masih banyak lagi yang bisa kita lakukan untuk memperbaiki lingkungan kita.

 

Jalan-jalan di tengah kota 

Masuk keluar mall sambil cuci mata 

Mari perbaiki lingkungan kita

Bumi lebih baik menjadi nyata