Langsung ke konten utama

Business Continuity Plan: Lindungi Aset Anda dari Ancaman Tak Terduga


Di bulan April 2024, Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Trenggalek, Jawa Timur, mencatat bencana alam banjir dan tanah longsor berdampak langsung terhadap ribuan warga di delapan kecamatan. Dampak paling parah terjadi di Kecamatan Munjungan. Kepala BPBD Trenggalek Stefanus Triadi Atmono mengatakan, bencana banjir terjadi 18 desa yang tersebar di delapan kecamatan. Yakni Kecamatan Trenggalek, Pogalan, Karangan, Gandusari, Kampak, Watulimo, Munjungan dan Kecamatan Panggul. Ketinggian banjir di kawasan permukiman antara 50 cm hingga 1,5 meter. Tak hanya kawasan permukiman, banjir juga menggenangi sejumlah sekolah dan fasilitas umum hingga perkantoran pemerintah sehingga fasilitas tersebut tidak dapat digunakan.

 

Bencana alam adalah contoh umum untuk menggambarkan terhentinya fasilitas. Banyak hal bisa terjadi yang menyebabkan terhentinya fasilitas dan mengancam usaha perusahaan. Ancaman-ancaman berupa bencana alam, kebakaran, atau gangguan system yang parah bisa datang kapan saja dan tanpa peringatan, mengancam kelangsungan fasilitas anda. Untuk menghadapi situasi seperti ini, sebagai seorang Facility Manager (FM), anda membutuhkan rencana yang matang, yaitu dinamakan Business Continuity Plan (BCP) atau Rencana Keberlangsungan Bisnis (RKB).

BCP dalam Manajemen Krisis Fasilitas

Business Continuity Plan (BCP) adalah dokumen komprehensif yang berisi langkah-langkah sistematis yang akan diambil oleh suatu organisasi untuk memastikan kelangsungan operasionalnya ketika terjadi gangguan atau krisis, termasuk bencana alam. BCP tidak hanya fokus pada pemulihan fisik fasilitas, tetapi juga mencakup pemulihan sistem informasi, rantai pasok, dan sumber daya manusia.

FM adalah bagian penting dari persiapan BCP bersama dengan fungsi penting lainnya dalam perusahaan.

Mengapa BCP itu Penting?

BCP adalah blueprint atau peta jalan yang akan memandu Perusahaan secara keseluruhan termasuk FM dalam menghadapi krisis. Dengan memiliki dokumen BCP yang teruji, Perusahaan dapat:

  • Meminimalkan dampak negatif: BCP membantu mengurangi kerugian finansial, kerusakan reputasi, dan gangguan operasional yang disebabkan oleh krisis.
  • Mempercepat pemulihan: BCP memberikan panduan langkah demi langkah untuk memulihkan bisnis Anda secepat mungkin.
  • Meningkatkan kepercayaan stakeholder: BCP menunjukkan komitmen Anda terhadap keberlangsungan bisnis dan kepuasan pelanggan.
  • Memenuhi persyaratan regulasi: Beberapa industri memiliki persyaratan khusus terkait BCP.

Komponen Utama BCP

  • Analisis Risiko: Identifikasi semua potensi ancaman yang dapat mengganggu bisnis Anda, baik dari dalam maupun luar perusahaan.
  • Tim Tanggap Darurat: Bentuk tim yang terdiri dari berbagai departemen untuk merespons insiden dengan cepat dan efektif.
  • Prosedur Evakuasi: Tetapkan prosedur evakuasi yang jelas dan latihan secara berkala untuk memastikan semua karyawan mengetahui apa yang harus dilakukan dalam keadaan darurat.
  • Penyimpanan Data: Simpan data penting secara berkala dan simpan salinannya di tempat yang aman, baik secara fisik maupun digital.
  • Fasilitas Cadangan: Identifikasi fasilitas cadangan yang dapat digunakan untuk melanjutkan operasional sementara.
  • Pemulihan Sistem Informasi: Buat rencana untuk memulihkan sistem informasi yang rusak, termasuk server, jaringan, dan data.
  • Komunikasi: Tetapkan saluran komunikasi yang efektif untuk menjaga komunikasi antara manajemen, karyawan, pelanggan, dan pihak terkait lainnya.
  • Pemulihan Rantai Pasok: Identifikasi pemasok alternatif dan buat rencana untuk memastikan ketersediaan bahan baku dan komponen yang dibutuhkan.
  • Komunikasi: Tetapkan saluran komunikasi yang efektif untuk menjaga komunikasi antara manajemen, karyawan, pelanggan, dan pihak terkait lainnya.
  • Pemulihan Rantai Pasok: Identifikasi pemasok alternatif dan buat rencana untuk memastikan ketersediaan bahan baku dan komponen yang dibutuhkan.

Tips Membuat BCP yang Efektif

  • Libatkan seluruh departemen: Pastikan semua departemen terlibat dalam pembuatan BCP agar rencana tersebut komprehensif dan realistis.
  • Lakukan latihan simulasi secara berkala: Latihan simulasi akan membantu mengidentifikasi kekurangan dalam rencana dan meningkatkan kesiapan tim tanggap darurat.
  • Tinjau dan perbarui BCP secara rutin: Lingkungan bisnis selalu berubah, sehingga BCP perlu ditinjau dan diperbarui secara berkala.
  • Komunikasikan BCP kepada seluruh karyawan: Pastikan semua karyawan memahami peran mereka dalam RKB.

BCP adalah program Perusahaan, umumnya dipimpin oleh tenaga ahli di bidang manajemen resiko. Seorang FM perlu mengetahui BCP dari Perusahaan sehingga bisa secara aktif mempersiapkan porsi FM. BCP adalah investasi yang sangat penting bagi setiap perusahaan. Dengan memiliki BCP yang teruji, Perusahaan dapat melindungi aset perusahaan, menjaga reputasi, dan memastikan kelangsungan bisnis dalam jangka panjang. 

Semangat!



Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Tanggung Jawab Facility Management Team

Apa saja tanggung jawab dari facility management team? Yang utama adalah hal-hal dibawah ini: 1)      Mengatur & mempersiapkan budgets (secara tahunan dan bulanan) dan mengatur pengeluaran. o     Level Manager: selain mempersiapkan secara rutin untuk setiap tahunnya, untuk level manager, diharuskan mempunyai strategi khusus yang terkait dengan penghematan, inovasi dan project management o     Level staff: memastikan bahwa semua hal-hal rinci sudah dimasukkan kedalam budget dan melakukan pemeriksaan secara rutin. 2)      Pengelolaan Contract , melakukan tender dan negosiasi o     Level Manager: focus untuk pengelolaan kontrak, melakukan tender dan negosiasi. Dibeberapa perusahaan, level manager menangani kontrak dengan nilai tertentu (misal: min total nilai Rp. 500 juta per tahun ditangani manager) dan bekerja sama dengan bagian procurement. o     Level staff: mem...
1 komentar
Baca selengkapnya

7 Kompetensi Inti yang Harus Dikuasai oleh Facility Manager

Saya sudah beberapa kali menuliskan mengenai core competencies yang perlu dimiliki oleh Facility Manager. Dunia facility management selalu berkembang. Hingga hari ini, otomatisasi mulai banyak diimplementasikan, sustainability mulai diterapkan serta perusahaan sudah mulai memiliki ekspektasi bisnis yang lebih besar terhadap facility manager dalam mengelola fasilitas. Sudah bisa dipastikan, Facility Manager (FM) akan selalu memegang peran penting dalam menjaga operasional bangunan, mendukung produktivitas karyawan perusahaan, dan memastikan keberlanjutan fasilitas. Saya mendapatkan artikel menarik dari blog IFMA mengenai 7 kompetensi inti (core competencies) berikut harus dikuasai oleh FM untuk sukses di era saat ini, yang baru saja dituliskan di bulan May 2025. Berikut core competencies yang perlu dikuasai oleh FM menurut IFMA: 1. Kepemimpinan dan Strategi (Leadership & Strategy)  FM perlu memiliki kemampuan memimpin tim dan mengembangkan strategi yang selaras dengan tu...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

Facility Management vs. Workplace Management di Era Kerja Hybrid: 4 Strategy Penting Untuk Integrasi

Setelah lebih dari 25 tahun bekerja di bidang facility management, saya pikir saya cukup familiar dengan istilah, sistem, dan dinamika pekerjaan di dalamnya. Namun, sejak 2020, ada satu istilah yang terus muncul dalam setiap diskusi, webinar, dan bahkan percakapan santai antar team: workplace management .   Dulu istilah ini tidak terlalu ramai. Tapi pasca pandemi COVID-19, seolah ada pergeseran besar: bukan hanya soal menjaga fasilitas tetap berfungsi, tapi juga bagaimana fasilitas itu mendukung cara kerja baru—yang fleksibel, digital, dan berbasis pengalaman karyawan.   Banyak Organisasi Masih Fokus pada Gedung, Bukan Penggunanya Saat ini, banyak perusahaan di Indonesia—terutama sektor perbankan, manufaktur, dan instansi publik—masih menganggap facility management (FM) cukup untuk menjalankan operasional kantor. Padahal di era kerja hybrid, pengalaman kerja (employee experience) sudah menjadi faktor utama dalam retensi, produktivitas, bahkan kesehatan mental karyawa...
Posting Komentar
Baca selengkapnya