Business Continuity Plan: Lindungi Aset Anda dari Ancaman Tak Terduga

Di bulan April 2024, Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Trenggalek, Jawa Timur, mencatat bencana alam banjir dan tanah longsor berdampak langsung terhadap ribuan warga di delapan kecamatan. Dampak paling parah terjadi di Kecamatan Munjungan. Kepala BPBD Trenggalek Stefanus Triadi Atmono mengatakan, bencana banjir terjadi 18 desa yang tersebar di delapan kecamatan. Yakni Kecamatan Trenggalek, Pogalan, Karangan, Gandusari, Kampak, Watulimo, Munjungan dan Kecamatan Panggul. Ketinggian banjir di kawasan permukiman antara 50 cm hingga 1,5 meter. Tak hanya kawasan permukiman, banjir juga menggenangi sejumlah sekolah dan fasilitas umum hingga perkantoran pemerintah sehingga fasilitas tersebut tidak dapat digunakan.

 

Bencana alam adalah contoh umum untuk menggambarkan terhentinya fasilitas. Banyak hal bisa terjadi yang menyebabkan terhentinya fasilitas dan mengancam usaha perusahaan. Ancaman-ancaman berupa bencana alam, kebakaran, atau gangguan system yang parah bisa datang kapan saja dan tanpa peringatan, mengancam kelangsungan fasilitas anda. Untuk menghadapi situasi seperti ini, sebagai seorang Facility Manager (FM), anda membutuhkan rencana yang matang, yaitu dinamakan Business Continuity Plan (BCP) atau Rencana Keberlangsungan Bisnis (RKB).

BCP dalam Manajemen Krisis Fasilitas

Business Continuity Plan (BCP) adalah dokumen komprehensif yang berisi langkah-langkah sistematis yang akan diambil oleh suatu organisasi untuk memastikan kelangsungan operasionalnya ketika terjadi gangguan atau krisis, termasuk bencana alam. BCP tidak hanya fokus pada pemulihan fisik fasilitas, tetapi juga mencakup pemulihan sistem informasi, rantai pasok, dan sumber daya manusia.

FM adalah bagian penting dari persiapan BCP bersama dengan fungsi penting lainnya dalam perusahaan.

Mengapa BCP itu Penting?

BCP adalah blueprint atau peta jalan yang akan memandu Perusahaan secara keseluruhan termasuk FM dalam menghadapi krisis. Dengan memiliki dokumen BCP yang teruji, Perusahaan dapat:

• Meminimalkan dampak negatif: BCP membantu mengurangi kerugian finansial, kerusakan reputasi, dan gangguan operasional yang disebabkan oleh krisis.
• Mempercepat pemulihan: BCP memberikan panduan langkah demi langkah untuk memulihkan bisnis Anda secepat mungkin.
• Meningkatkan kepercayaan stakeholder: BCP menunjukkan komitmen Anda terhadap keberlangsungan bisnis dan kepuasan pelanggan.
• Memenuhi persyaratan regulasi: Beberapa industri memiliki persyaratan khusus terkait BCP.

Komponen Utama BCP

• Analisis Risiko: Identifikasi semua potensi ancaman yang dapat mengganggu bisnis Anda, baik dari dalam maupun luar perusahaan.
• Tim Tanggap Darurat: Bentuk tim yang terdiri dari berbagai departemen untuk merespons insiden dengan cepat dan efektif.
• Prosedur Evakuasi: Tetapkan prosedur evakuasi yang jelas dan latihan secara berkala untuk memastikan semua karyawan mengetahui apa yang harus dilakukan dalam keadaan darurat.
• Penyimpanan Data: Simpan data penting secara berkala dan simpan salinannya di tempat yang aman, baik secara fisik maupun digital.
• Fasilitas Cadangan: Identifikasi fasilitas cadangan yang dapat digunakan untuk melanjutkan operasional sementara.
• Pemulihan Sistem Informasi: Buat rencana untuk memulihkan sistem informasi yang rusak, termasuk server, jaringan, dan data.
• Komunikasi: Tetapkan saluran komunikasi yang efektif untuk menjaga komunikasi antara manajemen, karyawan, pelanggan, dan pihak terkait lainnya.
• Pemulihan Rantai Pasok: Identifikasi pemasok alternatif dan buat rencana untuk memastikan ketersediaan bahan baku dan komponen yang dibutuhkan.
• Komunikasi: Tetapkan saluran komunikasi yang efektif untuk menjaga komunikasi antara manajemen, karyawan, pelanggan, dan pihak terkait lainnya.
• Pemulihan Rantai Pasok: Identifikasi pemasok alternatif dan buat rencana untuk memastikan ketersediaan bahan baku dan komponen yang dibutuhkan.

Tips Membuat BCP yang Efektif

• Libatkan seluruh departemen: Pastikan semua departemen terlibat dalam pembuatan BCP agar rencana tersebut komprehensif dan realistis.
• Lakukan latihan simulasi secara berkala: Latihan simulasi akan membantu mengidentifikasi kekurangan dalam rencana dan meningkatkan kesiapan tim tanggap darurat.
• Tinjau dan perbarui BCP secara rutin: Lingkungan bisnis selalu berubah, sehingga BCP perlu ditinjau dan diperbarui secara berkala.
• Komunikasikan BCP kepada seluruh karyawan: Pastikan semua karyawan memahami peran mereka dalam RKB.

BCP adalah program Perusahaan, umumnya dipimpin oleh tenaga ahli di bidang manajemen resiko. Seorang FM perlu mengetahui BCP dari Perusahaan sehingga bisa secara aktif mempersiapkan porsi FM. BCP adalah investasi yang sangat penting bagi setiap perusahaan. Dengan memiliki BCP yang teruji, Perusahaan dapat melindungi aset perusahaan, menjaga reputasi, dan memastikan kelangsungan bisnis dalam jangka panjang. 

Semangat!