Mengenal Konsep Risk Register dalam Industri Facility Management: Langkah Proaktif untuk Mengelola Risiko (Bagian 2 dari 2)

Melanjutkan tulisan sebelumnya, risiko yang perlu diketahui oleh Facility Manager dalam mengelola fasilitas adalah:

4. Risiko Manajemen Vendor. Seorang Facility Manager perlu mengenai vendor apa saja yang mendukung operasional mereka. Untuk meminimalkan risiko dari vendor, seorang FM perlu melakukan:

• Memastikan adanya perjanjian kerja yang menuliskan secara jelas ruang lingkup kerja dan standar kinerja oleh vendor.
• Memastikan karyawan dari vendor memiliki kualifikasi yang jelas sesuai bidangnya, jika perlu, mempunyai Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK) yang menjelaskan bahwa karyawan tersebut tidak mempunyai catatan kejahatan.
• Melakukan evaluasi secara rutin untuk jenis pekerjaan yang dilakukan vendor, minimal 1x per bulan (atau disesuaikan dengan ruang lingkup).
• Memastikan memiliki daftar periksa/check list, prosedur operasional, form serah terima pekerjaan untuk setiap pekerjaan yang dilakukan oleh vendor.

 

5. Risiko Finansial. Risiko finansial umumnya terkait dengan adanya perbaikan tidak terduga pada fasilitas tersebut. Seorang FM umumnya sudah mempunyai perkiraan biaya yang akan dikeluarkan dalam periode minimal 1 tahun. Untuk meminimalkan risiko bengkaknya anggaran, bisa dilakukan hal berikut:

• Memastikan anggaran dibuat secara akurat dan komprehensif, dengan mempertimbangkan semua biaya operasional dan pemeliharaan. Bisa menggunakan referensi dari biaya perbaikan di tahun sebelumnya, atau mengundang vendor untuk memberikan estimasi perbaikan di tahun tersebut.
• Membuatkan estimasi dana darurat untuk mengatasi biaya tak terduga atau keadaan darurat, umumnya bisa dibuatkan 10-20% dari total estimasi biaya.
• Melakukan evaluasi dan analisis pengelauran secara berkala, minimal setiap 3 bulan, untuk mengidentifikasi potensi peluang penghematan biaya atau adanya biaya tambahan.
• Melakukan pemeriksaan peralatan/mesin secara komprehensif untuk memastikan bahwa peralatan/mesin yang ada layak pakai. Jika ada potensi kerusakan, agar segera dilaporkan secara rinci untuk memastikan manajemen mempersiapkan dana tambahan (jika disetujui).

 

6. Risiko Reputasi. Reputasi dari perusahaan tergambar bagaimana fasilitas tersebut dikelola. Tantangan dari Facility Manager adalah untuk menjaga reputasi Perusahaan tersebut, contoh reputasi adalah:

• Response dari team FM kepada para pelanggan. Penting untuk team FM memberikan response yang baik kepada para pelanggan saat mereka berinteraksi dengan pelanggan di jam kerja. Perlu adanya Latihan secara rutin mengenai salam, memberitahukan adanya pekerjaan, dan lainnya.
• Perlindungan keamanan dan keselamantan terkait dengan area kerja dan pelanggan. Memastikan area kerja dalam kondisi aman, memasang tanda hati-hati yang mudah terlihat dan memperingatkan karyawan atau pelanggan jika melewati area kerja (jika perlu).
• Gangguan operasional. Fasilitas yang tidak terpelihara bisa menjadi risiko reputasi karena saat ini, banyak hal bisa diungguh ke dalam social media. Pastikan fasilitas dalam kondisi baik setiap hari.

7. Risiko Lingkungan. Di era modern ini, memelihara lingkungan menjadi salah satu tanggung jawab utama dalam pengelolaan fasilitas, contoh: pengendalian pembuangan limbah terhadap daerah sekitar fasilitas dan memastikan kondisi udara dalam fasilitas terjaga. Hal-hal lainnya yang perlu dijaga adalah:

• Mempersiapkan metode konsumsi energi yang lebih ramah lingkungan. Penggunaan sumber energi terbarukan adalah kunci menuju masa depan yang lebih bersih.
• Mengadopsi teknologi dan proses hemat energi untuk mengurangi konsumsi energi dan jejak karbon, misalnya tenaga angin, panel surya, atau baterai.
• Mengikuti perkembangan peraturan lingkungan dan praktik terbaik industri untuk memastikan fasilitas memenuhi persyaratan yang ada.

 

8. Risiko Keamanan Siber. Umumnya, Facility Manager akan bekerja sama dengan team IT untuk memastikan keamanan data terjaga. Serangan siber di era kencangnya pemakaian AI (Artificial Intelligence) pun semakin cerdas, sehingga belum pernah ada kekhawatiran yang lebih besar di industri yang memiliki begitu banyak data sensitif yang dipertaruhkan. Beberapa metode untuk mencegah pelanggaran sistem mencakup langkah-langkah berikut.

 

Demikian 8 kategori risiko dalam facility management yang terbagi dalam 2 tulisan ini, tanggung jawab seorang FM adalah memastikan bahwa semua risiko tersebut sudah dievaluasi dan jika ada, tercatat dalam risk register.

Semangat!

Source: https://www.businessfirstonline.co.uk/advice/8-common-risks-in-the-facilities-management-sector/