Mengenal Konsep Risk Register dalam Industri Facility Management: Langkah Proaktif untuk Mengelola Risiko (Bagian 1 dari 2)

Apakah Anda ingin menjaga operasional fasilitas Anda tetap berjalan lancar tanpa terjebak dalam situasi tak terduga? Mungkin Anda perlu mengenal Risk Register. Risk Register adalah alat yang sangat efektif dalam mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko dalam industri Facility Management. Dengan menggunakan Risk Register, Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi risiko potensial yang mungkin timbul di fasilitas Anda dan mengambil tindakan yang tepat untuk memitigasi risiko tersebut.

Saya sudah menuliskan mengenai risk register sebelumnya. Untuk tulisan ini, saya akan perjelas, apa saja yang perlu dipertimbangkan sebagai resiko, sehingga dimasukkan kedalam daftar risk register.

Menurut Business First (https://www.businessfirstonline.co.uk/ ) ada 8 Risiko Umum di Sektor Facility Management (FM). Berikut penjelasannya serta apa yang perlu dicatat sebagai seorang FM saat mekukan evaluasi terhadap fasilitas:

1. Risiko Compliance. Memastikan peraturan sudah diterapkan dan prosedur dibuat serta diikuti dalam fasilitas yang dikelola. Hal-hal yang perlu diperhatikan untuk memenuhi risiko Compliance adalah: 

• Ethical Business Practices. Memastikan bahwa kode etik perusahaan dipromosikan serta para karyawan mengetahui mengenai kode etik ini, contoh: ketentuan anti korupsi, maksimal jam kerja per hari/minggu dan lainnya.
• Health & Safety Compliance. Memastikan peraturan terkait Health & Safety sudah diketahui dan diikuti, contoh: jalur evakuasi, peletakan alat pemadam api ringan, larangan untuk merokok, dan lainnya.
• Vendor Compliance. Memastikan vendor yang bekerja memenuhi standar Perusahaan, contoh: mempunyai ijin kerja, memiliki kontrak kerja dengan para karyawan, mempekerjaan karyawan sesuai dengan umur, dan lainnya.
• Data Protection & Privacy Compliance. Memastikan data dari pekerjaan terjaga dengan laptop yang menggunakan kata sandi, masing-masing karyawan mengetahui batas Pribadi area kerja, dan lainnya.
• Building Code Compliance. Seorang FM umumnya akan mempunyai data mengenai fasilitas dalam bentuk as build drawing, daftar material pemeliharaan, daftar nama vendor yang melakukan perbaikan, renovasi terhadap fasilitas, dan lainnya. 
• Environmental Compliance. Jika sudah menerapkan kantor yang ramah lingkungan, maka perlu dibuatkan prosedur untuk memastikan aktivitas yang dilakukan di kantor memenuhi standar tersebut, contoh: membagi sampah daur ulang, plastic, makanan, dan lainnya.

2. Risiko Health & Safety. Setelah memastikan compliance terkait health & safety, maka setiap FM memiliki tugas untuk melindungi kesehatan dan keselamatan karyawan dan pelanggan di area fasilitas tersebut. Hal ini juga berlaku jika ada kontraktor/vendor ketika bekerja di fasilitas tersebut. Facility Manager bisa melakukan hal-hal berikut untuk meminimalkan risiko health & safety: 

• Membiasakan aktivitas terkait keselamatan; tool box meeting minimal sekali per minggu dengan seluruh team FM.
• Melakukan penilaian risiko secara rutin, minimal sekali per bulan dengan melakukan inspeksi terhadap fasilitas.
• Memastikan adanya pelatihan rutin kepada staf tentang protokol keselamatan dan prosedur darurat.
• Menyimpan catatan insiden, kejadian nyaris celaka, dan inspeksi keselamatan secara akurat.

3. Risiko Operasional. Facility Manager wajib mengenai risiko operasional di area fasilitas. Hal-hal yang perlu ada yaitu: 

• Jadwal pertemuan rutin. Aktivitas pertemuan dengan team operasional, contoh: setiap hari untuk team cleaning service, technician, dan lainnya. Weekly meeting untuk operasional termasuk vendor, administrasi dan jadwal pemeliharaan. Monthly meeting untuk evaluasi operasional termasuk masalah yang belum selesai, pembelian sparepart, hubungan dengan department lainnya, dan seterusnya.
• Program pemeliharaan preventif (PPM – plan preventive maintenance). Program ini perlu dibuatkan jadwal selama 1 tahun lengkap dengan aktivitas serta team yang akan mengerjakan, baik internal ataupun vendor.
• Escalation Chart. Daftar eskalasi terkait siapa saja yang perlu dihubungi untuk pengambilan Keputusan serta menyelesaikan masalah. Daftar eskalasi ini termasuk vendor yang bisa membantu memperbaiki jika ada kerusakan di fasilitas.
• Daftar mesin backup dan/atau spare part backup untuk peralatan penting di fasilitas tersebut. 

Masih ada 5 risiko yang perlu diketahui oleh seorang FM yang saya akan jelaskan di tulisan selanjutnya.

Semangat!

Source: https://www.businessfirstonline.co.uk/advice/8-common-risks-in-the-facilities-management-sector/