Kendala AC Backup - Mengelola Fasilitas dengan Risk Register

Di salah satu ruang server di fasilitas perusahaan yang umumnya memiliki AC Backup, terjadi kerusakan AC dan baru diketahui bahwa saat AC Utama Rusak, ternyata AC Backup juga rusak, sehingga suhu pada ruang server naik dan menyebabkan alarm. Setelah insiden, kerusakan AC Backup pernah diinformasikan secara verbal dan tidak tercatat di risk register.

Kejadian di atas adalah salah satu kejadian yang SANGAT dihindari oleh para para facility manager, yaitu terjadi insiden dan tidak memiliki catatan mengenai potensi insiden tersebut di risk register.

Pentingnya Risk Register dalam Facility Management: Risk register adalah alat penting untuk team FM (Facility Management) untuk mengelola risiko dengan cara yang terarah dan terkontrol.

Berikut adalah lima alasan penting perlu adanya risk register dalam pengelolaan fasilitas oleh team FM:

1. Identifikasi Risiko: Risk register memungkinkan team FM untuk mengidentifikasi risiko yang mungkin terjadi dalam operasional fasilitas. Dalam contoh kasus AC backup yang gagal, jika ada risk register yang efektif, kerusakan atau gangguan pada AC backup akan teridentifikasi segera. Dengan mengetahui risiko tersebut, team FM dapat mengambil langkah-langkah pencegahan yang tepat, seperti pemeliharaan rutin atau penggantian komponen yang aus, untuk menghindari kegagalan sistem saat diperlukan.
2. Pengendalian Risiko: Dengan adanya risk register, team FM dapat mengelola risiko dengan lebih efektif. Risiko yang sudah diidentifikasi dapat dianalisis dan dievaluasi untuk menentukan tingkat urgensi dan prioritas tindakan yang harus diambil. Team FM dapat mengembangkan strategi yang efisien untuk mengendalikan risiko, termasuk alokasi sumber daya, perencanaan pemeliharaan, atau perbaikan sistem yang memadai.
3. Pencegahan Kerugian: Risk register membantu team FM untuk menghindari kerugian finansial atau operasional yang tidak perlu yang perlu dipertanggungjawabkan ke pihak manajemen. Dengan mengidentifikasi risiko potensial sebelum terjadinya insiden, team FM dapat mengambil tindakan pencegahan yang memadai. Dalam kasus AC backup yang gagal, team FM dapat melakukan perbaikan segera dan pengujian berkala pada sistem untuk memastikan kinerjanya yang optimal. Hal ini akan mencegah kerugian akibat pemadaman layanan atau kerusakan pada peralatan sensitif terhadap suhu.
4. Kontinuitas Operasional: Risk register membantu team FM menjaga kontinuitas operasional fasilitas mereka. Dengan mengetahui dan mengelola risiko dengan baik, team FM dapat mencegah gangguan yang dapat menghentikan operasional. Dalam contoh kasus AC backup yang gagal, dengan risk register, team FM dapat melakukan perbaikan tepat waktu dan menjaga suhu yang nyaman di dalam gedung yang essential bagi produktivitas dan kepuasan karyawan.
5. Peningkatan Efisiensi: Melalui risk register, team FM dapat mengidentifikasi area-area yang rentan terhadap risiko dan mengambil tindakan preventif yang tepat. Hal ini akan membantu meningkatkan efisiensi operasional fasilitas, mengurangi downtime, dan meningkatkan kinerja secara keseluruhan.

Kesimpulan: Risk register adalah instrumen yang penting dalam manajemen fasilitas yang membantu team FM untuk menghadapi berbagai risiko dengan lebih terarah. Melalui risk register, team FM dapat mengidentifikasi risiko potensial dan mengambil langkah-langkah pencegahan yang diperlukan untuk menghindari insiden yang dapat mengganggu operasional fasilitas.

Dalam kasus gagalnya mengidentifikasi kerusakan AC backup, risk register dapat membantu identifikasi risiko pada sistem tersebut dan mengadopsi langkah-langkah perawatan atau penggantian komponen yang tepat waktu. Dengan demikian, membuat risk register yang efektif adalah langkah penting untuk memastikan pengelolaan yang baik, efisiensi, dan kenyamanan dalam operasional fasilitas.

Untuk anda para facility manager, pastikan selalu melakukan evaluasi rutin terhadap risk register di fasilitas anda, minimal 1x per bulan.

Semoga bermanfaat!