5 Langkah Program Go Green

Ada tulisan menarik di bulan May 2020 yang menggambarkan; Sekitar pekan kedua April 2020, tagar langit Jakarta (#langitjakarta) menjadi trending topic di linimasa Twitter. Para warganet membagikan gambar langit Jakarta yang sedang cerah-cerahnya: perpaduan biru muda dan putih. Latarnya, tentu gedung-gedung bertingkat. Ada pula gambar yang menunjukkan bahwa Gunung Salak di Bogor nampak dari Jakarta, pemandangan yang jarang dijumpai sebelumnya. Aktivitas berbagi gambar ini menjadi selingan di tengah rentetan kabar tentang kasus Covid-19 di Indonesia.

Hal ini sudah diprediksi oleh Komisi Penghapusan Bensin Bertimbel (KPBB) – LSM yang fokus mengurusi soal kualitas udara, dijelaskan Direktur KPBB Ahmad Syafruddin “Kami prediksi itu kan pada 10 hari pertama (pembatasan aktivitas) itu kan ada penurunan (polusi udara). Makanya, kami berani memprediksi (akan ada penurunan polutan lag). Sebenarnya logis saja ya, kan dengan adanya social distancing—sekalipun tempo hari belum skala besar – itu kan pasti ada penurunan kegiatan baik transportasi, industri, maupun sektor jasa baik hotel, restoran maupun pariwisata kan akan turun,”. Dengan berkurangnya pemakaian mobil/motor/kendaraan karena lockdown, maka kualitas udara di Jakarta menjadi lebih baik.

Menjaga kualitas udara adalah bagian dari cara memperbaiki lingkungan. Program Go Green/ramah lingkungan adalah menyarankan mengurangi penggunaan alat trasnportasi dan mengganti dengan sepeda/jalan atau trasnportasi umum.

Berikut 5 langkah untuk memperbaiki bumi kita yang termasuk di program Go Green:  

1. Matikan lampu saat meninggalkan ruangan

2. Matikan keran saat sedang menggosok gigi

3. Gunakan sepeda atau berjalan kaki saat berpergian ke tempat yang tidak jauh letaknya.

4. Gunakan tempat bekal makanan yang dapat digunakan berulang kali.

5. Buang sampah pada tempatnya

Dan masih banyak lagi yang bisa kita lakukan untuk memperbaiki lingkungan kita.

 

Jalan-jalan di tengah kota 

Masuk keluar mall sambil cuci mata 

Mari perbaiki lingkungan kita

Bumi lebih baik menjadi nyata

Strategi Memastikan Fasilitas Gedung & Perkantoran Aman dari Kebakaran

Pada tanggal 29 Maret 2021 kemarin, kita dikagetkan dengan terjadinya kebakaran di Kilang Minyak Pertamina RU VI Balongan, Indrimayu, Jawa Barat. Berkat kerja keras dari semua pihak terkait, kebakaran ini sudah padam dalam waktu 4 hari. Diperkirakan kerugian mencapai ratusan miliar dan masih dalam proses investigasi*.

Kilang Minyak adalah daerah yang sangat aman dan kecil sekali kemungkinan untuk terbakar karena fasilitas yang dibuat telah mengantisipasi semua kemungkinan yang bisa terjadi. Sampai hari ini, pemerintah masih menyelidiki secara serius penyebab dari kebakaran ini.

Kebakaran adalah salah satu hal yang sangat ditakuti untuk para pengelola fasilitas (Gedung & Perkantoran). Karena fasilitas tersebut ada asset dari perusahaan dan dokumen penting yang untuk operasional.

Untuk memastikan tidak terjadi kebakaran agar mengalami kerugian besar, pengelola fasilitas perlu memelihara dan menjaga Gedung/perkantoran dengan cara:

1. Standarisasi. Memastikan fasilitas yang dikelola sudah memenuhi standar keamanan dan keselamatan yang ditentukan. Indonesia memiliki peraturan yang dibuat oleh pemerintah mengenai peralatan wajib yang perlu ada dalam Gedung & kantor seperti: alat pemadam api, tangga darurat, team penyelamat dan lainnya.

2. Professional. Memastikan team dari pengelola adalah professional yang ahli dibidangnya dan bersertifikasi. Team ini termasuk pengelola Gedung (building/facility manager), engineer, teknisi dan vendor pendukung.

3. Program. Memiliki program pemeliharaan yang lengkap dan terjadwal. Pengelola Gedung yang baik akan membuat jadwal pemeliharaan dalam waktu 1 tahun dan melakukan evaluasi setiap bulannya.

4. Tercatat. Memastikan peralatan yang mendukung fasilitas teridentifikasi dan tercatat. Contoh peralatan pendukung adalah; pompa air, sprinkler, alarm kebakaran dan lainnya. Untuk setiap peralatan tersebut perlu adanya data rekaman seperti; kapan pemeliharaan terakhir dilakukan, kapan penggantian spare part terakhir dilakukan, dan lainnya.

Jika hal-hal di atas sudah dimiliki dan dilakukan secara rutin, maka resiko terjadinya kebakaran akan bisa diminimalkan.

Lebih baik mempersiapkan dan mencegah daripada memperbaiki dan menyesal – Ezra Taft Benson

*sumber: https://economy.okezone.com/read/2021/04/03/320/2388804/kerugian-pertamina-imbas-kebakaran-kilang-balongan-cek-4-faktanya

Strategi Bekerja dari Rumah dengan Nyaman

 “Home Sweet Home” / Rumahku adalah Surgaku - Unknown

Hampir semua orang menyukai untuk beraktivitas di rumah. Rumah adalah segala-galanya; tempat bersantai, interaksi dengan keluarga, mencari ide-ide baru dan bekerja.

Di masa pandemic ini, banyak perusahaan yang memberlakukan “work from home”, yaitu: para karyawan diberikan fasilitas agar tetap bisa bekerja tanpa perlu ke kantor. Sehingga akan mengurangi kemungkinan tertularnya virus di area kerja.

Pastinya, untuk rekan-rekan yang sudah bekeluarga (atau masih tinggal dengan keluarga), work from home ini akan menyenangkan dan juga menyusahkan karena memerlukan waktu untuk beradaptasi dan menyesuaikan dengan keluarga yang ada di rumah.

Berikut beberapa saran yang akan berguna untuk diterapkan jika anda melakukan work from home;

1. Menginformasikan kepada keluarga. Benar! Penting sekali bahwa anda di rumah tetap bekerja dan beraktivitas. Perlu untuk memberikan pengertian kepada pasangan, anak, orang tua dan anggota keluarga lainnya bahwa di hari-hari tertentu, anda masih bekerja, walau di rumah.

2. Membuat spot/tempat khusus. Tempat ini perlu ditentukan agar anggota keluarga di rumah mengerti bahwa jika anda sedang duduk di tempat tersebut, anda adalah sedang bekerja. Tempat kerja ini bisa di mana saja, anda bisa pakai ruang tamu, ruang makan, ruang tidur dan lainnya. Jika memungkinkan akan lebih bagus jika ada meja kerja atau ruang kerja (optional).

3. Menetapkan waktu kerja. Perusahaan yang menerapkan metoda work from home umumnya berdasarkan pada hasil kerja dan tidak tergantung pada waktu kerja 8 pagi ke 5 sore. Karena itu, perlu ditetapkan waktu kerja anda dan dikoordinasikan dengan pasangan, sehingga anda tetap bisa bekerja dan juga aktif di rumah.

4. Membuat house rules. House rules berupa aturan-aturan yang disetujui oleh masing-masing anggota keluarga yang berlaku saat anda bekerja. Misal: saat anda bekerja di jam-jam tertentu, tidak diganggu dengan minta tolong beli ini-itu, perbaiki ini-itu, dan lainnya.

Tentu saja, setiap orang akan mempunyai kendala masing-masing jika bekerja di rumah. Yang perlu diperhatikan adalah untuk tetap produktif dan bermanfaat bagi perusahaan sehingga masing-masing akan tetap bekerja.

Mari kita pastikan untuk selalu tetap produktif bekerja dari rumah.

Panduan Keselamatan untuk Kembali Bekerja ke Kantor

 “Safety works when people work together”

Covid-19 ini membuat banyak perusahaan sangat berhati-hati dalam menjaga kantor mereka. Salah satu menghindari banyak korban dari para karyawan, maka diterapkan srategi “Work from Home” yang berlangsung sudah setahun sejak 2020 lalu.

Dengan adanya vaksin yang sudah mulai diberikan kepada para pekerja medis, umum dan lainnya, maka perusahaan sudah mulai menyiapkan kesiapan dari kantor-kantor untuk mulai dibuka Kembali dan memastikan para karyawan yang akan Kembali ke kantor merasa nyaman untuk bekerja Kembali ke kantor.

Beberapa yang perlu disiapkan untuk perkantoran, agar memastikan kantor siap dipakai untuk bekerja:

1. Komunikasi intensif kepada semua lini karyawan, mulai dari pihak manajemen sampai pihak operasional.

2. Arahan untuk memastikan para karyawan yang akan masuk ke kantor untuk dalam kondisi sehat, jika diperlukan untuk mendapatkan surat dari dokter.

3. Kebersihan dari kantor dengan cara adanya disinfektan secara rutin dan memastikan team kebersihan di kantor dalam kondisi selalu sehat.

4. Mendata karyawan yang akan dating ke kantor, untuk memastikan rasio okupansi dari kantor max. 50% sesuai dengan peraturan pemerintah.

5. Memastikan protocol Kesehatan dilaksanakan di dalam kantor dengan melakukan introspeksi diri secara rutin saat bekerja. Protocol ini termasuk selalu memakai masker, melakukan social distancing dan dalam kondisi sehat saat kekantor.

Pada akhirnya, keselamatan dari setiap orang adalah hal utama yang perlu diperhatikan karena karyawan adalah asset dari perusahaan. Karena itu, para karyawan perlu menyadari pentingnya mengikuti pedoman yang telah dibuatkan oleh perusahaan demi keselamatan Bersama.

 

Jalan sore cari makanan

Sambil jalan mulai Percakapan

Ayo jaga keselamatan

Agar aman dalam pekerjaan

 

Salam,

Jufiandi

#bookwritingmastery #task2of10 #keeplearning

Pelatihan dalam Facility Management

“Edukasi yang benar akan menunjang operasional & pemeliharaan yang baik” - Jufiandi

 

Fasilitas yang terjaga dengan baik akan terkait dengan operasional dan pemeliharaan yang benar dari peralatan yang ada di fasilitas tersebut. Dalam hal ini peralatan yang dimaksud antara lain: instalasi listrik, AC, lampu, pipa dan lainnya.

Kondisi operasional dan pemeliharaan yang benar ini didapatkan dari edukasi yang dilakukan kepada team engineering dan personel pemeliharaan/teknisi yang melakukan pengelolaan.

Hal-hal penting yang menjadi bagian dari edukasi ini adalah:

1. Mengetahui tugas dan tanggung jawab. Ada hirarki yang telah ditentukan di awal yang perlu disetujui dan dimengerti oleh semua team. Tugas dan tanggung jawab ini akan terkait dengan hasil penilaian kinerja untuk team.

2. Mengikuti jadwal pemeliharaan yang telah disetujui. Setiap awal tahun pemeliharaan, aka nada jadwal yang dibuat dan diinformasikan ke semua team termasuk pihak ketiga – vendor. Di setiap bulannya, jadwal pemeliharaan ini akan selalu dikomunikasikan dan dipastikan dikerjakan. Adapun jika terjadi kendala, maka aka nada prosedur yang perlu diikuti untuk melakukan jadwal ulang serta pelaporan kepada pihak pengawas mengenai perubahan yang terjadi.

3. Mengerti mengenai SOP/Standard Operating Procedure dari setiap pengerjaan. Setiap proses perlu memiliki SOP agar siapapun yang ditugaskan mengerti dan melakukan pekerjaannya dengan benar. Dan team pemeliharaan perlu mengerti untuk segera melakukan komunikasi jika ditemukan adanya ketidaksesuaian antara SOP yang ada dengan kejadian nyata di lapangan.

4. Pelatihan secara rutin kepada team pemeliharaan untuk memastikan semua pihak terkait selalu ingat dan melakukan aktivitas pemeliharaan dengan benar.

Karena itu, mari untuk memastikan agar team teknisi dan engineer mendapatkan edukasi yang benar dan terarah.

 

Salam,

Jufiandi

#bookwritingmastery #task1of10 #keeplearning

Facility Management di Era Baru

Selamat Tahun Baru 2021!

Wah, ternyata saya tidak menulis di blog ini selama tahun 2020. Tahun 2020 adalah tahun yang penuh dengan tantangan dengan adanya pandemic. Di tahun 2020 ini, banyak hal-hal baru yan terjadi di dunia facility management (FM) yang saya alami dan menurut saya hal ini akan berpengaruh di tahun 2021 ini. Beberapa hal adalah sebagai berikut: 

1.       Work from Home.

Banyak perusahaan menerapkan konsep kerja “Work from Home” dan ternyata, dalam waktu 6 sampai dengan 9 bulan terakhir, banyak perusahaan yang dengan sengaja melanjutkan konsep “Work from Home” ini.

Pengaruhnya untuk FM: team FM atau management perusahaan sudah bisa menerapkan atau merencanakan untuk membuat konsep “agile working” atau “ABW – Activity Based Working” di kantor/facility mereka.

2.       Virtual Meeting.

Dengan adanya “Work from Home” ini, banyak perusahaan yang meningkatkan teknologi terkait dengan virtual meeting dan beberapa memberikan fasilitas internet ke karyawan agar tetap bisa aktif melakukan meeting untuk; koordinasi, evaluasi dan pengambilan keputusan.

Pengaruhnya untuk FM: dengan adanya konsep “agile working” atau “ABW – Activity Based Working” di kantor/facility mereka, perlu juga dipertimbangkan adanya fasilitas kerja di rumah secara ergonomis dan sehat untuk karyawan. Hal ini bisa dikomunikasikan dengan team HR dan HSE di perusahaan.

3.       Multi-skill.

Banyak skill/keahlian baru yang menjadi penting dengan adanya “Work from Home” yaitu: membuat meeting menjadi efektif, membuat slide presentasi yang singkat dan jelas, kemampuan berdiskusi secara virtual dan hal lainnya.

Pengaruhnya untuk FM: team FM perlu untuk menambah keahlian dari pengetahuan FM secara operasional dengan keahlian untuk melakukan monitoring secara virtual. Tidak selalu dengan menggunakan teknologi canggih, bisa juga dengan membuat meeting yang efektif serta membuatkan tugas-tugas yang dapat dimonitor secara aktif.

4.       E-learning

Banyak perusahaan memberikan akses ke pelatihan dan juga e-learning. Banyak juga pelatihan dengan harga terjangkau (bahkan ada yang gratis) yang bisa diikuti dari mana saja dengan menggunakan internet. Banyak juga webinar yang mengikutkan tenaga-tenaga ahli menjadi pembicara yang membagikan pengetahuan-pengetahuan praktis yang mereka miliki.

Pengaruhnya untuk FM: dunia FM saat ini berkembang menjadi sangat luas. Tidak cukup dengan membuat jadwal pemeliharaan & perawatan serta membuat antisipasi untuk fasilitas yang ada. Dunia FM saat ini termasuk: HSE (Health Safety & Environment), BCP (Business Continuity Plan), Well-being (kebahagiaan) untuk karyawan saat bekerja di kantor dan banyak lainnya.

5.       Performance Measurement.

Pengukuran kinerja saat ini berubah untuk beberapa perusahaan yang sebelumnya mengukur kinerja dari kehadiran, sekarang tidak berlaku lagi. Karena banyak karyawan yang bekerja di rumah. Bagaimana dengan para teknisi? Saat ini beberapa perusahaan membagi 1 shift menjadi 2 group sehingga beban kerja tidak maksimal. Bagaimana lagi? Keselamatan karyawan menjadi prioritas utama saat ini.

Pengaruhnya untuk FM: team FM perlu membuatkan pengukuran kinerja model baru dengan adanya perubahan konsep ini. Beberapa pengukuran yang bisa dilakukan antara lain:

• -          Absensi menggunakan virtual meeting.
• -          Perubahan konsep dari kehadiran menjadi beban kerja/penugasan
• -          Pengisian data secara online menggunakan online drive.
• -          Dan lainnya

Hal-hal diatas, pastinya akan lanjut di tahun 2021 ini, bahkan perlu ada lagi inovasi-inovasi baru yang membuat kerja menjadi lebih produktif dan efisien.

Saya secara Pribadi, saat ini juga masih belajar dalam menguasai dunia FM di era baru ini serta membagikan hal-hal baru yang saya pelajari ke team saya, agar kami bisa Bersama menjadi lebih baik.

Disclaimer: selain hal-hal di atas, masih banyak ide-ide baru yang bisa diterapkan atau temuan-temuan baru yang ada.

Semoga bermanfaat.

#facilitymanagement #sharing2021 #500words-selfchallenge

6 Fungsi Utama Facility Manager

Buat rekan-rekan facility manager, apakabarnya? Cukup lama belum menuliskan lagi mengenai facility management. Di kesempatan ini, saya menuliskan mengenai fungsi utama seorang Facility Manager, baik secara in-house ataupun outsource.

Saya setuju bahwa mengelola fasilitas itu memang berat, karena banyak sekali hal-hal yang perlu dikelola. Fungsi utama facility manager itu bisa dijelaskan menjadi 6 fungsi utama yaitu:

1. People Management - Mengelola orang. Orang-orang yang dikelola sangat bervariasi, yaitu:

 - Team sendiri (jika in-house).

 - Team outsourcing (jika bekerja sama dengan vendor untuk jasa pengelolaan: security, kebersihan dan lainnya).

 - User (rekan-rekan pengguna), dengan kata lain, teman-teman kerja yang suka melaporkan jika ada isu terkait keamanan, kebersihan dan lainnya.

 - Bos/atasan, ini untuk para manager/direksi yang mengeluhkan kinerja fasilitas atau team dari FM.

Facility manager perlu mengerti bagaimana menghadapi orang-orang tersebut sehingga bisa terjadi sinergi ketergantungan antar department dan fungsi dalam perusahaan dengan department facility.

2. Budget Management, Ini adalah hal yang mutlak perlu dikuasai oleh facility manager. Secara sederhana, semua pengeluaran perlu dicatat dan sesuai dengan budget yang telah direncanakan.  

Secara aktual, mengelola budget ini memerlukan pencatatan dan pengawasan yang sangat rinci dan sangat memakan waktu bagi seorang facility manager.

Facility manager perlu berkomunikasi secara rutin dengan bagian keuangan setiap bulan untuk memastikan pengeluaran sesuai dengan budget.

3. Project Management

Dikarenakan facility manager mengelola fasilitas perusahaan, maka facility manager bisa menjadi project manager, terutama untuk project yang kecil sampai dengan medium karena untuk bekerja sama dengan perusahaan project management, akan memerlukan dana tambahan.

Project management ini meliputi: perencanaan, pelaksanaan serta evaluasi akhir untuk memastikan facility manager mengerjakan project sesuai dengan arahan perusahaan (terutama keuangan) dan memastikan dana yang dikeluarkan sesuai dengan hasil yang diharapkan. 

4. Contract Management

Mengelola kontrak ini umumnya dilakukan oleh facility manager yang mempunyai team outsourcing. Walaupun biasanya team legal dari perushaan membantu untuk memeriksa klausa yang ada di dalam kontrak, tetapi untuk periode, implementasi serta evaluasi dari kontrak menjadi tanggung jawab sang facility manager.

5. Customer Relationship Management

Mengelola pelanggan (customer) yang benar-benar memerlukan keahlian serta pengalaman dari facility manager.

Karena para pelanggan ini memiliki kebutuhan masing-masing dan tidak selalu berhubungan dengan fasilitas.

6. Health & Safety Management (HSE)

Untuk beberapa perusahaan multinasional, seorang facility manager juga menangani program HSE perusahaan, ini belum secara umum menjadi job description, tapi sudah mulai diberlakukan. Karena secara ruang lingkup kerja, facility manager akan terkait dengan fasilitas perusahaan yang perlu dipastikan keamanan dan keselamatannya saat digunakan. 

Hal ini termasuk memastikan berjalannya program evakuasi dengan membuat team floor warden, melakukan koordinasi dengan team management, sampai dengan menjadi anggota dari team business continuity plan.

Secara struktur, jika facility manager juga bertindak sebagai HSE (biasanya disebut HSE Coordinator atau specialist), maka ruang lingkup kerja akan menjadi lebih besar dan di beberapa perusahaan bisa bertanggung jawab langsung ke Presiden Direktur.

Diharapkan dengan mendapatkan informasi diatas ini, rekan-rekan facility manager bisa lebih proaktif untuk mencari informasi bagaimana menjalankan fungsi-fungsi diatas. 

Semoga bermanfaat,

Salam,

Jufiandi