Improve Your Facilities

Bagi seorang Facility Manager, mendapatkan nilai baik untuk hasil survey kepuasan pelanggan menjadi kebanggaan tersendiri. Facility Manager mempunyai ruang lingkup kerja yang tidak hanya memastikan fasilitas kantor terjaga, tetapi juga memastikan bahwa para karyawan/para pengguna mendapatkan informasi yang tepat mengenai fasilitas kantor tersebut. Karena itu, hasil survey kepuasan pelanggan menjadi sesuatu yang dinanti-nanti karena hasil tersebut akan menggambarkan kinerja sang Facility Manager. Saya berbagi tulisan ini dari pengalaman saya mengenai Facility Management dan apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki hasil kepuasan pelanggan; Fasilitas: 1. Fasilitas yang ada perlu memenuhi standard minimum dan terjaga dengan baik. Fasilitas yang bagus adalah salah satu faktor kepuasan pelanggan. 2. Program pemeliharaan untuk fasilitas perlu ada dan tercatat dalam dokumen tertulis dan hasil laporan yang rutin yang menunjukkan sudah dijalankan. 3. Perlu adanya progr...

Di jaman teknologi sekarang ini, semua aktivitas serba digital, mulai dari banking, reporting serta meeting. Sekarang, mengelola kantor/pabrik juga bisa dilakukan secara digital. Kita dapat mengelola fasilitas, mulai dari pemeliharaan AC, access control serta alokasi teknisi, cukup secara digital dari komputer atau handphone. Program untuk mengelola fasilitas ini dinamakan CAFM – Computer Aided Facilities Management. Dengan adanya program pengelolaan digital ini, akan mempermudah mengelola fasilitas dan mendapatkan data lengkap mengenai jadwal pemeliharaan dan hasil terakhir, perbaikan dan penambahan fasilitas. Semua aktivitas tersebut dapat terekam secara digital. Apakah CAFM – Computer Aided Facilities Management ini? CAFM adalah program yang dirancang untuk membantu Facility Manager mengelola fasilitas dengan menyediakan fitur-fitur yang dibutuhkan untuk: -        Mendapatkan data utilisasi area -        Mela...

Gedung dengan multi-tenant umumnya memiliki lobby utama yang menjadi pintu pertama untuk semua pengunjung yang akan bertamu ke tenant. Lobby ini akan dilengkapi dengan receptionist untuk mencatat data pengunjung, yaitu: nama, jam datang, perusahaan yang dituju dan nama karyawannya, dan akan meninggalkan kartu identitas yang akan ditukar dengan kartu pengunjung, dan team security untuk memeriksa barang yang dibawa oleh pengunjung tersebut. Disetiap area tenant; akan ada receptionist dan terkadang security guard yang akan menerima pengunjung tersebut. Tulisan ini mengenai 6 potensi masalah yang bisa ditimbulkan oleh para pengunjung tersebut dan cara antisipasi yang perlu dilakukan oleh team receptionist & security di tenant; Potensi Masalah:   Huge Queues (Membuat Antrian Yang Tidak Perlu). Pengunjung yang tidak mempunyai janji atau tidak mengetahui siapa yang dituju tetapi tahu mengenai perusahaan terkait. Pengunjung ini akan menghabiskan waktu dengan banyak...

Saat ini, sudah sangat umum sekali di setiap perkantoran menggunakan sistem kontrol akses. Untuk team management, berikut 5 manfaat dengan adanya sistem kontrol akses ini. 1.      Kontrol Area Kerja. Sistem dapat mengatur area kerja, yaitu: membatasi akses untuk ruang-ruang yang memiliki resiko dan tingkat kerahasiaan yang tinggi, jadi hanya bisa dimasuki oleh karyawan tertentu. Contoh: akses untuk ruang payroll-penggajian dibatasi hanya untuk team HRD – Payroll dan tidak bisa dimasuki oleh team marketing. 2.      Absensi & Jam Lembur. Sistem ini dapat dengan mudah mendata kehadiran dari setiap karyawan. Dengan sistem yang mumpuni, data kehadiran karyawan dapat dengan mudah dibuatkan laporannya lengkap dengan jam lembur (jika diperlukan). 3.      Mengevaluasi Produktivitas Karyawan Dengan mengevaluasi data dari absensi, pastinya akan terlihat 4 hal berikut ini: a)     Karyawan yang b...

Jika perusahaan menugaskan anda untuk mengatur perpindahan beberapa department di lantai yang akan direnovasi (renovasi kecil dengan 1 atau 2 lantai saja) dan dilakukan sendiri tanpa bantuan Project Management Team.. Apa saja yang perlu diperhatikan? Berikut 25 hal yang perlu diperhatikan dan dipersiapkan untuk perpindahan;   Persiapan yang benar; 1.  Komunikasikan ke pihak manajemen untuk rencana perpindahan ini, dan dapatkan persetujuan dari pihak-pihak yang akan dipindahkan, cukup disetujui oleh kepala bagian terkait. 2.  Pastikan jumlah karyawan yang akan dipindahkan sesuai dengan tempat yang tersedia. 3.  Pastikan layout tempat yang baru disetujui oleh manajemen yang akan dipindahkan. 4.  Pastikan semua kepala bagian sudah dikomunikasikan untuk perpindahan ini, dan mereka akan lanjutkan informasi ini kepada team masing-masing. 5.  Pastikan team OB (Office Boy) atau GS (General Service) mengetahui rencana perpindahan dan me...

Untuk awal tahun ini, sangat bagus untuk  mengingatkan kembali ha-hal pentingu yang perlu dimonitor oleh Facility Manager. Berikut adalah 5 hal penting yang perlu dimonitor oleh seorang Facility Manager, yaitu: Kinerja dari Team Facilities Management. Pastinya setiap awal tahun untuk mengevaluasi hal-hal berikut ini: -  Apakah aktivitas pemeliharaan sesuai dengan jadwal yang telah dibuat? Jika tidak sesuai, apa saja penyebab ketidaksesuaiannya? Lalu, apa rencana perbaikannya? -  Apakah response dari permintaan pekerjaan tidak terjadwal tercatat dan diselesaikan sesuai rencana? -  Apakah biaya pemeliharaan sesuai dengan rencana? Jika tidak sesuai, apa saja penyebab ketidaksesuaiannya? Lalu, apa rencana perbaikannya? Tujuan Per Tahun . Contoh tujuan diantaranya: pengurangan biaya, peningkatan produktivitas dan/atau pencapaian penyelesaian proyek. - Apakah tujuan sesuai dengan tujuan dari perusahaan? -  Apakah tujuan yang dibuat terca...