Improve Your Facilities

Tanggal 25 – 28 October 2021 kemarin, IFMA menyelenggarakan event besar bernama World Workplace 2021 berlokasi di Amerika Serikat. Sebagai informasi, IFMA – International Facility Management Association adalah asosiasi profesional untuk Facility Manager Professional. Berkantor pusat Global di Houston, Texas, AS yang disebut Service Center of Excellence. IFMA juga berlokasi di Antwerp, Belgia dan Shanghai, Cina. Menurut informasi dari www.iofficecorp.com , berikut 4 hal penting yang menjadi catatan dari event tersebut: 1) Kursi tetap akan beralih ke lingkungan kantor. Model tradisional dengan memastikan setiap karyawan mempunyai kursi tetap akan ditinggalkan. Istilah neighbourhood atau lingkungan bisa diartikan setiap perkantoran akan berdasarkan dengan area kerja terkait department/fungsi. Misal: area finance, area HR, area operasional dan lainnya. Untuk penempatan kursi, akan dalam bentuk mobile, artinya, setiap kursi bisa diduduki oleh setiap orang.   2) Space plann...

Saat ini, Facility Manager memiliki tugas untuk mengawasi banyak lokasi dengan team kerja yang kecil. Fakta ini adalah tantangan yang perlu dihadapi oleh Facility Manager dan memerlukan skala prioritas untuk dapat bekerja lebih efektif dan efisien. Vendor Management – mengelola vendor dengan benar akan membuat hidup Facility Manager menjadi lebih efektif dan efisien. Berikut 3 hal penting yang perlu dimiliki vendor sehingga membuat hidup Facility Manager lebih efisien: Vendor yang memiliki tenaga ahli yang kompeten: Vendor dengan tenaga ahli yang kompeten akan memberikan opsi solusi yang lebih baik untuk masalah yang terjadi di lapangan. Dengan adanya tenaga ahli, begitu terjadi masalah, vendor akan mengirimkan tenaga ahli mereka untuk melakukan investigasi dan evaluasi masalah, lalu memberikan kemungkinan penyebab masalah serta rekomendasi perbaikan. Lebih baik lagi vendor tersebut memberikan penawaran perbaikan dengan harga yang masuk akal.   Vendor yang memiliki ke...

“Creativity is thinking up new things. Innovation is doing new things.“ - Theodore Levitt (1925 – 2006). “Kreativitas adalah memikirkan hal-hal baru. Inovasi adalah melakukan hal-hal baru.” Theodore Levitt (1925 – 2006), seorang ekonom Jerman-Amerika dan profesor di Harvard Business School. Selama masa pandemic, banyak inovasi dikembangkan untuk mempermudah mengelola dan memonitor kondisi fasilitas dengan jumlah personel yang lebih sedikit. Tujuan utama dari pengembangan inovasi ini adalah untuk memastikan karyawan yang masuk kantor terukur dan tidak melebihi batas okupansi yang diatur oleh pemerintah. Berdasarkan peraturan pemerintah batas maksimal okupansi untuk perusahaan non-esensial per 1 November 2021 adalah 75%. Berikut 4 inovasi yang sangat berguna dalam memastikan fasilitas memenuhi batas okupansi:   1- Seat Booking Karyawan yang akan masuk kantor memesan kursi melalui aplikasi. Pada aplikasi sudah dibuatkan batas maksimal dari karyawan yang diperbolehkan untuk d...

Seorang Facility Manager memiliki banyak tugas dan tanggung jawab untuk memastikan fasilitas yang dikelola dalam kondisi terbaik dan menjaga penampilan dari perusahaan. Semua orang di perusahaan adalah pelanggan yang perlu diperhatikan dan dijaga ekspektasinya. Namun, di atas itu semua Facility Manager memiliki tantangan utama, yaitu: Direktur Keuangan. Setiap awal periode fiscal keuangan perusahaan, Facility Manager perlu mempersiapkan rencana anggaran untuk fasilitas yang dikelola. Tantangan Facility Manager selain memastikan operasional berjalan sesuai rencana, adalah perlu memastikan pengeluaran sesuai dengan rencana anggaran (budget). Berikut factor-faktor yang perlu diperhatikan oleh Facility Manager: 1)       Data Rencana vs. Aktual Setiap akhir bulan, Facility Manager perlu melakukan evaluasi pengeluaran vs. rencana yang sudah dibuat. Evaluasi ini bisa dilihat dari: jadwal ppm yang sesuai, overtime teknisi, pekerjaan corrective dan biaya utilitas...

ISO 41001:2018 menetapkan persyaratan untuk sistem manajemen fasilitas (FM) ketika sebuah organisasi: a) P erlu menunjukkan FM yang efektif dan efisien yang mendukung tujuan organisasi;   b) B ertujuan untuk secara konsisten memenuhi kebutuhan pihak yang berkepentingan dan persyaratan yang berlaku; c)  Bertujuan untuk menjadi berkelanjutan dalam lingkungan yang kompetitif secara global. Persyaratan yang ditentukan dalam ISO41001:2018 adalah non-sektor spesifik dan dimaksudkan untuk diterapkan pada semua organisasi, atau bagiannya, baik sektor publik atau swasta, dan terlepas dari jenis, ukuran dan sifat organisasi atau lokasi geografis. Demikian informasi yang dituliskan dalam website ISO; https://www.iso.org/standard/68021.html Berikut 5 hal yang akan menjadi lebih baik jika perusahaan menerapkan ISO41001 Facility Management System di tempat kerja: 1)       Meningkatkan produktivitas dan hasil kerja. Team FM akan mendapatkan urutan pekerj...

Integrity is the practice of being honest and showing a consistent and uncompromising adherence to strong moral and ethical principles and values – Wikipedia Integritas adalah praktik bersikap jujur ​​dan menunjukkan kepatuhan yang konsisten dan tanpa kompromi terhadap prinsip dan nilai moral dan etika yang kuat - Wikipedia Facility Manager perlu memastikan semua anggota team memiliki persepsi yang sama untuk integritas dalam bekerja. Dengan integritas yang kuat, maka Facility Manager akan memiliki team dengan moral yang baik dan etika yang benar. Ini adalah 4 hal utama dari integritas yang minimal perlu dimiliki oleh anggota team Facility Management: - Dapat Dipercaya Semua team harus dapat dipercaya termasuk; menunjukkan sikap memeriksa ulang rencana kerja untuk memastikan semua resiko sudah diantisipasi, melakukan usaha perbaikan dalam berbagai versi untuk memastikan hasil yang lebih baik, melakukan komunikasi terbuka dan transparan untuk rencana kerja yang sudah ada dan m...

“Risk comes from not knowing what you're doing.” - Warren Buffett “Risiko datang dari tidak mengetahui apa yang Anda lakukan” – Warren Buffett, Tokoh bisnis Amerika, investor, dan filantropis. Dalam mengelola fasilitas, sangat perlu adanya Risk Assessment. Berdasarkan Wikipedia; Risk Assement atau Penilaian Risiko adalah upaya gabungan dari: mengidentifikasi dan menganalisis peristiwa potensial yang dapat berdampak negatif terhadap individu, aset, dan/atau lingkungan; dan membuat penilaian "atas tolerabilitas risiko berdasarkan analisis risiko" sambil mempertimbangkan faktor-faktor yang mempengaruhi. Risk Assessment ini adalah ranah dari team Safety, namun, akan lebih baik jika seorang Facility Manager dapat mengidentifikasi resiko yang terjadi di fasilitas yang dikelola. 5 hal umum yang perlu diperhatikan dalam mengetahui resiko di area kerja adalah: 1.        Area kerja. Area kerja dalam kondisi aman tanpa resiko. Hal-hal yang bisa diperhatika...

“The secret to happy workplaces isn’t spending more money. It’s about creating the conditions that allow employees to do their best work.” ― Ron Friedman. “Rahasia untuk tempat kerja yang bahagia bukanlah menghabiskan lebih banyak uang. Ini tentang menciptakan kondisi yang memungkinkan karyawan melakukan pekerjaan terbaik mereka.” – Ron Friedman, seorang psikolog dan ahli perubahan perilaku yang berspesialisasi dalam motivasi manusia dan penulis buku best seller: The Best Place to Work: The Art and Science of Creating an Extraordinary Workplace. Berdasarkan aturan perpanjangan PPKM juga diatur dalam Instruksi Menteri Dalam Negeri Nomor 57 tahun 2021 tentang pemberlakuan pembatasan kegiatan masyarakat level 3, 2, dan 1 corona virus disease 2019 di wilayah Jawa-Bali. Berdasarkan Inmendagri, saat ini Jakarta menerapkan PPKM level 1 mulai 1 November 2021. (catatan: PPKM: Pemberlakukan Pembatasan Kegiatan Masyarakat) Jadi perkantoran di bidang non-esensial bisa masuk ke kantor dengan ...

“The future belongs to those who learn more skills and combine them in creative ways.” – Robert Greene “Masa depan adalah milik mereka yang mempelajari lebih banyak keterampilan dan menggabungkannya dengan cara yang kreatif.”   - Robert Greene, seorang penulis dari Amerika yang terkenal dengan buku-bukunya tentang strategi, kekuasaan, dan rayuan. Dia telah menulis enam buku terlaris internasional. Agar menjadi seorang Facility Manager yang efektif, dibutuhkan banyak keahlian, termasuk; Teknik, komunikasi, customer services dan lainnya. Dengan adanya pandemic, menurut team 7NOX dari artikel: https://7nox.com/6-skills-fms-will-need-beyond-2021/ ada beberapa keahlian baru yang perlu dipelajari untuk mendukung Facility Manager menguasai masa depan. 3 keahlian yang Facility Manager perlu kuasai adalah: 1.        Innovation Awareness. Sadar Inovasi/ Teknologi. Salah satu efek positif dari adanya pandemic yang mengharuskan menjaga jarak adalah ba...