Integritas di Facility Management

Integrity is the practice of being honest and showing a consistent and uncompromising adherence to strong moral and ethical principles and values – Wikipedia

Integritas adalah praktik bersikap jujur ​​dan menunjukkan kepatuhan yang konsisten dan tanpa kompromi terhadap prinsip dan nilai moral dan etika yang kuat - Wikipedia

Facility Manager perlu memastikan semua anggota team memiliki persepsi yang sama untuk integritas dalam bekerja. Dengan integritas yang kuat, maka Facility Manager akan memiliki team dengan moral yang baik dan etika yang benar.

Ini adalah 4 hal utama dari integritas yang minimal perlu dimiliki oleh anggota team Facility Management:

- Dapat Dipercaya

Semua team harus dapat dipercaya termasuk; menunjukkan sikap memeriksa ulang rencana kerja untuk memastikan semua resiko sudah diantisipasi, melakukan usaha perbaikan dalam berbagai versi untuk memastikan hasil yang lebih baik, melakukan komunikasi terbuka dan transparan untuk rencana kerja yang sudah ada dan melakukan pelaporan secara regular dan segera untuk yang urgent.

 

- Bekerja Keras

Semua team harus bekerja keras termasuk; maksimal dalam memanfaatkan jam kerja setiap hari, beristirahat yang cukup selama jam kerja dan focus untuk setiap tugas-tugas yang dikerjakan.

Bekerja keras berbeda dengan kerja lembur yang tidak jelas, jika anggota team ada yang selalu lembur karena beban kerja, artinya ada yang salah.

Bekerja keras termasuk; komunikasi yang benar, Kerjasama antar anggota, koordinasi dengan pihak lain, evaluasi hasil kerja dan pemenuhan target kerja sesuai komitmen.

 

-  Jujur.

Semua team perlu bersikap jujur dalam bekerja termasuk; mengaku salah jika ada pekerjaan yang terlewat, koordinasi yang tidak benar, rencana kerja yang tidak sesuai dan lainnya.

Jujur termasuk tidak menerima suap dari vendor, usulan yang salah dari orang lain, menipu/memanipulasi data dan hal-hal lainnya.

 

- Bertanggung Jawab

Semua team harus bertanggung jawab untuk setiap pekerjaan yang telah disetujui akan dikerjakan. Untuk kesalahan yang dilakukan, segera mengaku bersalah dengan memberikan alasan yang benar dan sesuai mengenai penyebab kesalahan yang terjadi, memintakan masukan untuk perbaikan dan membuatkan rencana kerja baru untuk memastikan pekerjaan selesai dengan benar.

Facility Manager dan semua anggota team adalah manusia, yang bisa salah. Yang membedakan adalah kita akan selalu belajar dari kesalahan dan memberikan yang terbaik dari masing-masing individu dan team. Hasil kerja yang baik adalah terukur dan semua anggota team tahu bagaimana untuk menjadi lebih baik dari yang sudah ada.

Penilaian Resiko di dalam Fasilitas

“Risk comes from not knowing what you're doing.” - Warren Buffett

“Risiko datang dari tidak mengetahui apa yang Anda lakukan” – Warren Buffett, Tokoh bisnis Amerika, investor, dan filantropis.

Dalam mengelola fasilitas, sangat perlu adanya Risk Assessment. Berdasarkan Wikipedia; Risk Assement atau Penilaian Risiko adalah upaya gabungan dari: mengidentifikasi dan menganalisis peristiwa potensial yang dapat berdampak negatif terhadap individu, aset, dan/atau lingkungan; dan membuat penilaian "atas tolerabilitas risiko berdasarkan analisis risiko" sambil mempertimbangkan faktor-faktor yang mempengaruhi.

Risk Assessment ini adalah ranah dari team Safety, namun, akan lebih baik jika seorang Facility Manager dapat mengidentifikasi resiko yang terjadi di fasilitas yang dikelola.

5 hal umum yang perlu diperhatikan dalam mengetahui resiko di area kerja adalah:

1.       Area kerja.

Area kerja dalam kondisi aman tanpa resiko. Hal-hal yang bisa diperhatikan adalah: apakah ada kabel listrik yang terbuka, apakah ada area sekitar yang rusak (atap mau jatuh, karpet terbuka, dan sejenisnya) di sekitar area tersebut.

Terkait area kerja ini, perlu dipastikan jika ada penempatan & pemakaian bahan kimia, apakah lokasi sudah ditandai dengan benar dan bahan tersebut sudah memiliki penjelasan tertulis di wadahnya. 

 

2.       Kemampuan/pengetahuan Team

Perlu disadari kemampuan dan pengetahuan dari team pelaksana di facility management. Memastikan team safety telah memberikan pelatihan dan briefing untuk pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan sehingga team akan bekerja dengan aman.

 

3.       Komunikasi

Komunikasi aktif perlu dilakukan jika ada temuan dalam menilai resiko. Komunikasi perlu dilakukan terutama ke team pelaksana untuk memastikan mereka mengerti apa yang sedang dikerjakan.

Untuk temuan selama Risk Assessment, Facility Manager bekerja sama dengan team Safety agar membuatkan laporan temuan beserta rekomendasi untuk perbaikan yang perlu dilakukan.

 

4.       Belajar terus menerus

Facility Manager perlu untuk selalu belajar menilai resiko yang ada di fasilitas yang dikelola. Proses pembelajaran ini adalah dengan melakukan risk assessment secara berkala dan memberikan laporan assessment tersebut ke team safety. Team safety akan memberikan masukan dan secara berkala juga melakukan penilaian ke fasilitas yang dikelola untuk memastikan penilaian resiko yang sudah dilakukan sesuai dengan standar safety.

 

Mari para Facility Manager untuk selalu menilai resiko di fasilitas kita untuk memastikan area kerja yang aman bagi team facility management dan client.

Pemilihan Tempat Bekerja Setelah Pandemic

“The secret to happy workplaces isn’t spending more money. It’s about creating the conditions that allow employees to do their best work.” ― Ron Friedman.

“Rahasia untuk tempat kerja yang bahagia bukanlah menghabiskan lebih banyak uang. Ini tentang menciptakan kondisi yang memungkinkan karyawan melakukan pekerjaan terbaik mereka.” – Ron Friedman, seorang psikolog dan ahli perubahan perilaku yang berspesialisasi dalam motivasi manusia dan penulis buku best seller: The Best Place to Work: The Art and Science of Creating an Extraordinary Workplace.

Berdasarkan aturan perpanjangan PPKM juga diatur dalam Instruksi Menteri Dalam Negeri Nomor 57 tahun 2021 tentang pemberlakuan pembatasan kegiatan masyarakat level 3, 2, dan 1 corona virus disease 2019 di wilayah Jawa-Bali. Berdasarkan Inmendagri, saat ini Jakarta menerapkan PPKM level 1 mulai 1 November 2021. (catatan: PPKM: Pemberlakukan Pembatasan Kegiatan Masyarakat)

Jadi perkantoran di bidang non-esensial bisa masuk ke kantor dengan batas okupansi 75%. Tentunya tetap memastikan protocol Kesehatan. 

Pandemic ini menyebabkan kantor bukan menjadi focus utama untuk bekerja. Saat ini, kenyamanan karyawan untuk bekerja dan produktif menjadi salah satu focus utama perusahaan.

Berdasarkan lokasi kerja, lokasi berikut menjadi pilihan karena adanya keterbatasan ruang dan karyawan tetap perlu bekerja terkait dengan fasilitas: 

1.       Bekerja di kantor.

Untuk karyawan yang memerlukan akses ke dalam system yang hanya bisa di akses melalui jaringan perusahaan. Atau berlaku bagi perusahaan esensial yang bisa masuk bekerja di kantor 100% (PPKM Indonesia)

2.       Bekerja di tempat non-kantor; coworking space, café, lounge, dan lainnya.

Untuk karyawan yang mengalami tantangan untuk bekerja di rumah seperti; tidak ada internet, ruang kerja yang cukup, dan lainnya. Salah satu tantangan adalah jarak dan waktu tempuh dari rumah ke kantor yang dalam kondisi normal akan terkena macet dan menjadi tidak produktif.

3.       Bekerja di rumah.

Untuk karyawan yang memilih dekat dengan keluarga, mempunyai ruang kerja dan fasilitas yang cukup untuk bekerja di rumah. 

4.       Hybrid, yaitu kombinasi bekerja di kantor dan rumah.

Dengan PPKM level 1, kantor sudah bisa dipakai untuk bekerja dan pengaturan bekerja sesuai dengan kondisi masing-masing.

Saat ini, di mana pun tempat kerjanya, focus utama adalah karyawan untuk bisa memberikan hasil terbaik dengan tetap aman dan nyaman dalam bekerja.

Kalau cari sayur asparagus

Jangan lupa merasa senang

Kalau kerjanya bagus

Pasti si bos akan senang

3 Keahlian Facility Manager yang penting untuk masa depan

“The future belongs to those who learn more skills and combine them in creative ways.” – Robert Greene

“Masa depan adalah milik mereka yang mempelajari lebih banyak keterampilan dan menggabungkannya dengan cara yang kreatif.”  - Robert Greene, seorang penulis dari Amerika yang terkenal dengan buku-bukunya tentang strategi, kekuasaan, dan rayuan. Dia telah menulis enam buku terlaris internasional.

Agar menjadi seorang Facility Manager yang efektif, dibutuhkan banyak keahlian, termasuk; Teknik, komunikasi, customer services dan lainnya.

Dengan adanya pandemic, menurut team 7NOX dari artikel: https://7nox.com/6-skills-fms-will-need-beyond-2021/ ada beberapa keahlian baru yang perlu dipelajari untuk mendukung Facility Manager menguasai masa depan.

3 keahlian yang Facility Manager perlu kuasai adalah:

1.       Innovation Awareness.

Sadar Inovasi/ Teknologi. Salah satu efek positif dari adanya pandemic yang mengharuskan menjaga jarak adalah banyaknya peralatan, mesin dan sensor-sensor yang digunakan untuk memastikan orang-orang aman dan tetap sehat selama bekerja di dalam kantor/gedung. Antara lain;

-       QR Code dengan mengisi data karyawan setiap masuk kantor. Data yang digunakan sekaligus sebagai pencatatan karyawan jika ada yang terinfeksi.

-       Filter UV yang dipasang di saluran HVAC untuk memastikan virus tidak menyebar.

-       Dan lainnya.

Facility Manager dituntut untuk selalu belajar dan mengerti mengenai inovasi yang terjadi saat ini dan efektivitasnya di fasilitas yang dikelola.

 

2.       Communicating to Influence

Komunikasi untuk mempengaruhi. Keahlian komunikasi yang dimiliki Facility Manager perlu dikembangkan menjadi komunikasi yang dapat mempengaruhi. Dari semua informasi yang didapat terkait pengelolaan fasilitas; kendala operasional secara rutin, komunikasi dengan vendor dan komunikasi ke users/pelanggan, saat ini ada tambahan informasi termasuk; jumlah orang-orang terinfeksi di fasilitas tersebut, apasaja yang perlu ada untuk mengantisipasi adanya virus, bagaimana memastikan jarak dijaga didalam kantor.

 

Facility Manager perlu mengolah informasi yang didapat dan mempelajari informasi terbaru yang ada serta memastikan bahwa hal-hal tersebut telah disampaikan secara benar ke management dan para users.

 

3.       Adaptability

Kemampuan Beradaptasi. Facility Manager perlu dengan cepat beradaptasi. Saat ini, membuat perencanaan pemeliharaan, permintaan work order, penyelesaian jadwal pemeliharaan sudah menggunakan software. Tantangan terbaru adalah memastikan semua hasil pencatatan pemeliharaan terisi ke dalam software tersebut.

Komunikasi tidak cukup dengan memastikan jadwal pemeliharaan selesai atau permintaan work order selesai dikerjakan dan dilaporkan – terkait di dalam fasilitas. Komunikasi seorang Facility Manager meluas mencakup; seberapa efektif penggunaan kantor, apakah kualitas udara dalam kondisi baik, dan lainnya.

Demikian 3 keahlian yang perlu dikuasai oleh Facility Manager saat ini, pastinya akan banyak keahlian baru lainnya yang perlu dipelajari.

Untuk rekan-rekan Facility Manager, mari untuk selalu menambah ilmu untuk belajar hal-hal baru.

Daily Briefing - Dasar Komunikasi untuk Facility Manager

“Communication is a skill that you can learn. It’s like riding a bicycle or typing. If you’re willing to work at it, you can rapidly improve the quality of every part of your life.” - Brian Tracy

Komunikasi adalah keterampilan yang bisa Anda pelajari. Ini seperti mengendarai sepeda atau mengetik. Jika Anda bersedia mengerjakannya, Anda dapat dengan cepat meningkatkan kualitas setiap bagian hidup Anda – Brian Tracy, penulis Amerika – Kanada yang telah menulis lebih dari delapan puluh buku yang telah diterjemahkan ke dalam lusinan bahasa.

Komunikasi dalam facility management adalah salah satu hal penting untuk memastikan operasional berjalan dengan lancar. Aktivitas komunikasi yang penting bagi team operasional adalah daily briefing – briefing harian.

Berikut hal-hal penting yang wajib ada dalam daily briefing:

1.       Team yang terlibat adalah team yang terlibat langsung dalam operasional setiap hari.  

Minimal ada facility manager, coordinator, helpdesk, teknisi, housekeeping dan security tergantung dengan fasilitas dan team yang ada.

2.       Waktu briefing. Dalam kondisi normal, cukup mengatur maksimal 30 menit untuk daily briefing ini. Jika ada kondisi khusus yang perlu diskusi lebih lanjut agar dilakukan setelah briefing.

3.       Tujuan briefing adalah memastikan status dari pekerjaan harian yang perlu dipastikan selesai setiap harinya dan mendapatkan penyelesaian segera dari management (facility manager) atau pihak lainnya.

4.       Materi briefing minimal meliputi:

·       Mengingatkan keamanan dan keselamatan kerja kepada team operasional.

·       Status PPM: rencana vs. actual. Waktu untuk hari sebelumnya, hari saat briefing dan keesokan harinya.

·       Status helpdesk/work order: rencana vs. actual. Target w/o selesai kemarin – apakah sudah selesai. Target pekerjaan w/o hari ini dan besok.

·       Jika ada target/rencana yang tidak sesuai (ppm & work order) agar dibahas saat briefing dan dibuatkan rencana penyelesaiannya.  harinya.

·       Jika terkait project: rencana vs. actual.

·       Jika ada kunjungan vendor: penugasan team yang akan mendampingi.

·       Jika ada temuan yang memerlukan perbaikan besar. Update status terkait pembuatan BoQ, kunjungan vendor, penawaran dan rencana perbaikan.

·       Rencana kerja dalam minggu/bulan itu yang terkait dengan team operasional.

5.       Pengambilan keputusan. Saat briefing, facility manager perlu untuk segera membuat prioritas pengambilan keputusan sehingga team operasional tetap aktif dan focus pada goals yang sudah ada.

Khususnya untuk facility manager, sesi daily briefing ini menjadi sesi yang penting untuk melakukan:

6.       Evaluasi kerja dari masing-masing anggota team. Jika ada team yang bekerja baik dan melebihi target agar diapresiasi dan jika ada team yang tidak mencapai target, agar diidentifikasi dan diatur waktu untuk bertemu muka (1 on 1) untuk diskusi lebih lanjut.

7.       Apresiasi kerja kepada team yang bekerja sesuai target, bahkan yang sudah melebihi target yang ada. Pastikan apresiasi dilakukan di depan team lainnya. Untuk menyampikan keluhan/evaluasi konstruktif agar dilakukan secara temu muka (1 on 1)

Untuk team facility management, mari kita pastikan ilmu komunikasi terasah dengan baik dan lakukan daily briefing untuk memastikan operasional berjalan lancar.

Sikap Facility Manager

“Nothing can stop the man with the right mental attitude from achieving his goal; nothing on earth can help the man with the wrong mental attitude.” – Thomas Jefferson

“Tidak ada yang dapat menghentikan orang dengan sikap yang benar untuk mencapai tujuannya; tidak ada di bumi yang dapat membantu pria dengan sikap yang salah” – Thomas Jefferson, President ke-3 Amerika Serikat.

 

Facility Management melibatkan banyak pihak; termasuk client, vendor dan internal team. Dalam mengelola fasilitas, perlu adanya perencanaan yang jelas, pekerjaan yang benar, pemeriksaan yang tepat dan evaluasi. Untuk memastikan hal-hal tersebut, seorang Facility Manager perlu memiliki sikap-sikap berikut ini dalam mengelola fasilitas.

1.      Berencana

 Setiap aktivitas dalam facility management bisa direncanakan. Selain dari pemeliharaan yang dapat dibuatkan jadwal untuk satu tahun. Inspeksi harian adalah bagian dari rencana yang perlu dilakukan oleh Facility Manager.

2.      Ingin Tahu

Facility Manager perlu memiliki sikap ingin tahu untuk memastikan bahwa fasilitas yang dikelola dapat menjadi lebih baik.

Sikap ingin tahu ini, selain memastikan pekerjaan dilakukan sesuai rencana. Juga perlu untuk memikirkan hal-hal baru yang bisa dilakukan di fasilitasnya.

3.      Percaya Diri.

Percaya diri didapatkan dengan pengetahuan dan pengalaman. Seorang Facility Manager akan selalu belajar dan mempraktekkan pengetahuan/ilmu yang didapat kepada team facility management-nya.

Dengan selalu belajar dan berani mencoba. Sikap percaya diri ini akan terbentuk dengan sendirinya.

4.      Konsisten

Selalu konsisten dalam mengelola fasilitas. Konsisten dalam perencanaan, memastikan aktivitas berjalan sesuai rencana, memeriksa dan evaluasi.

Konsisten untuk mengembangkan team facility management dengan membuatkan dan memperbaiki prosedur dalam operasional serta mengembangkan komunikasi yang terstruktur sehingga semua kejadian yang ada di dalam fasilitas dapat di monitor dengan baik.

5.      Menghargai

Selalu menghargai team facility management; termasuk internal team, para staff administrasi, engineer, teknisi, vendor cleaning service, vendor security dan lainnya.

Team facility management tersebut adalah kunci utama dari fasilitas yang baik, terjaga serta mendapatkan client yang puas.

Tentunya, sikap tersebut perlu dimiliki oleh semua anggota team, karena siapapun bisa menjadi seorang Facility Manager berikutnya.

4 Penyebab terjadinya Arus Pendek/Korslet

KOMPAS.com - Peristiwa kebakaran terjadi di Lembaga Pemasyarakatan (Lapas) Kelas I Tangerang, Banten, Rabu (8/9/2021) pagi.  Sebanyak 41 orang meninggal dunia akibat kebakaran yang terkadi pada pukul 01.45 WIB tersebut. Dugaan penyebab kebakaran Terkait penyebab kejadian kebakaran tersebut, Yasonna mengatakan, dugaan sementara penyebab kebakaran di Lapas Kelas I Tangerang adalah persoalan instalasi listrik. "Dugaan sementara adalah karena persoalan listrik arus pendek. Namun demikian, sekarang Puslabfor Polri, Dirkrimum Polda Metro Jaya sedang meneliti sebab musabab dari kebakaran tersebut," ujar Yasonna. Berita dari https://www.kompas.com/ tanggal 8 September 2021.

Penyebab dari arus pendek ini dapat diketahui dari awal sebelum terjadi kebakaran. Dengan menghindari penyebab arus pendek tersebut, maka akan terhidar dari kemungkinan ternjadinya kebakaran. Berikut 4 penyebab arus pendek listrik atau korslet:

1. Kabel-kabel rusak. Umumnya, letak kabel-kabel berada di atas plafon atau di belakang lemari sehingga tidak terlihat. Kondisi ini rawan karena jika ada kabel yang digigit tikus menjadi tidak terlihat. Jika kabel-kabel yang digigit tikus ini sampai terbuka kulit kabelnya bisa menyebabkan korslet.
2. Colokan listrik menumpuk. Ada 2 macan penyambung kabel; berbentuk kaki 3 (T) atau memanjang terdiri dari 2 atau lebih colokan. Jika dalam 1 penyambung kabel memasang terlalu banyak colokan, bisa menyebabkan penyambung kabel panas dan korslet.
3. Sambungan kabel tidak rapih. Jika mengerti Teknik menyambung kabel, semua orang bisa melakukannya. Adapun yang berbahaya jika tidak mengerti teknisnya dan tetap menyambung kabel tersebut. Jika isolasi kabel saat menyambung tidak rapih, bisa menyebabkan panas dan korslet.
4. Kontak colokan kendur. Stop kontak yang terpasang di dinding perlu diperiksa secara periodic. Jika mencabut colokan dengan cara salah, bisa menyebabkan kotak stop kontak kendur dan jika kabel yang terpasang kendur juga, akan bisa menyebabkan korslet.

Mari untuk berhati-hati dalam memasang instalasi listrik serta memakai kabel dalam sehari-hari. Dengan lebih berhati-hati akan menyelamatkan barang berharga dan nyawa dari orang-orang yang kita sayangi.