FM - 25 Hal Penting Dalam Melakukan Perpindahan Karyawan

Jika perusahaan menugaskan anda untuk mengatur perpindahan beberapa department di lantai yang akan direnovasi (renovasi kecil dengan 1 atau 2 lantai saja) dan dilakukan sendiri tanpa bantuan Project Management Team.. Apa saja yang perlu diperhatikan?

Berikut 25 hal yang perlu diperhatikan dan dipersiapkan untuk perpindahan; 

Persiapan yang benar;

1. Komunikasikan ke pihak manajemen untuk rencana perpindahan ini, dan dapatkan persetujuan dari pihak-pihak yang akan dipindahkan, cukup disetujui oleh kepala bagian terkait.

2. Pastikan jumlah karyawan yang akan dipindahkan sesuai dengan tempat yang tersedia.

3. Pastikan layout tempat yang baru disetujui oleh manajemen yang akan dipindahkan.

4. Pastikan semua kepala bagian sudah dikomunikasikan untuk perpindahan ini, dan mereka akan lanjutkan informasi ini kepada team masing-masing.

5. Pastikan team OB (Office Boy) atau GS (General Service) mengetahui rencana perpindahan dan mempersiapkan hal-hal yang diperlukan.

6. Pastikan memesan dus-dus yang cukup.

7. Pastikan menginformasikan waktu perpindahan serta perkiraan persiapan yang perlu dilakukan.

8. Persiapkan team OB/GS untuk lembur, karena kebutuhan untuk pindah akan memakan waktu yang cukup lama.

Fasilitas

9. Berdasarkan layout untuk tempat yang baru, pastikan area-area penting seperti: mesin fotokopi/printer, ruang meeting, ruang makan/pantry telah ada.

10. Pastikan ATK dan peralatan makan/minum serta fasilitas makan/minum disediakan. Jika tempat yang lama masih ada yang tetap bekerja, agar dibuatkan fasilitas sementara.

11. Buatkan pengaturan OB/GS saat tempat yang baru telah ditempati.

Koordinasi

12. Di H-1 hari pindah, agar dimonitor persiapan perpindahan dari masing-masing karyawan. Pastikan karyawan sudah siap untuk pindah. Jika belum siap, agar dikomunikasikan ke kepala bagian terkait.

13. Di hari H, agar menentukan waktu perpindahan maksimal.

14. Di hari H+1 pasti akan ada karyawan yang belum siap untuk pindah. Agar di antisipasi dengan kontraktor terkait.

15. Di hari H+2 agar bersiap-siap untuk tambahan jam lembur atau pekerjaan tidak selesai yang tidak terduga.

Kerjasama Kontraktor

16. Pastikan kontraktor memiliki pengawas yang berpengalaman, sehingga bisa bertukar pikiran untuk persiapan perpindahan.

17. Pastikan kontraktor memiliki team yang bisa berkomunikasi dengan baik, sehingga karyawan akan merasa nyaman. Biasanya cukup dengan pengawas yang berpengalaman.

Kerjasama Perusahaan Movers

18. Pastikan perusahaan movers mengirimkan manager operasional yang berpengalaman yang akan banyak memberikan masukan mengenai persiapan perpindahan.

19. Pastikan pekerjaan administrasi diselesaikan termasuk persetujuan mengenai jumlah barang, waktu pindah serta koordinasi dengan pihak gedung (jika perlu) untuk area yang lama dan yang baru.

20. Pekerjaan administrasi termasuk: dokumen PO – Purchase Order, Ijin keluar/masuk barang dan pencatatan jumlah barang yang diterima/dikirim.

Komunikasi

21.  Komunikasi kepada semua karyawan minimal kepala bagian mengenai waktu pindah, tanyakan apakah waktu tersebut dapat dipenuhi oleh team mereka.

22.  Komunikasi saat akan pindah.

23.  Komunikasi setelah pindah

24.  Komunikasi berupa email/poster mengenai peraturan ditempat yang baru/lama (jika perlu).

25.  Komunikas dalam bentuk laporan untuk dilaporkan kepada atasan.

Adapun dari semua hal diatas ini, kunci utama adalah komunikasi dan lama persiapan, jika merasa kurang ahli, agar mempersiapkan waktu yang cukup lama untuk berdiskusi dengan pihak movers, manajemen dan team yang ada. Pastikan juga untuk menyempatkan membuat checklist yang selalu diperiksa untuk memastikan semua hal tercatat.

Hal-hal ini saya ambil dari pengalaman pribadi saya yang melakukan project pindah karyawan karena ada renovasi di kantor.

Semoga Bermanfaat! 

5 Hal Penting Yang Perlu Dimonitor oleh Facility Manager

Untuk awal tahun ini, sangat bagus untuk  mengingatkan kembali ha-hal pentingu yang perlu dimonitor oleh Facility Manager.

Berikut adalah 5 hal penting yang perlu dimonitor oleh seorang Facility Manager, yaitu:

Kinerja dari Team Facilities Management. Pastinya setiap awal tahun untuk mengevaluasi hal-hal berikut ini:

- Apakah aktivitas pemeliharaan sesuai dengan jadwal yang telah dibuat? Jika tidak sesuai, apa saja penyebab ketidaksesuaiannya? Lalu, apa rencana perbaikannya?

- Apakah response dari permintaan pekerjaan tidak terjadwal tercatat dan diselesaikan sesuai rencana?

- Apakah biaya pemeliharaan sesuai dengan rencana? Jika tidak sesuai, apa saja penyebab ketidaksesuaiannya? Lalu, apa rencana perbaikannya?

Tujuan Per Tahun. Contoh tujuan diantaranya: pengurangan biaya, peningkatan produktivitas

dan/atau pencapaian penyelesaian proyek.

- Apakah tujuan sesuai dengan tujuan dari perusahaan?

- Apakah tujuan yang dibuat tercapai? Jika tidak tercapai, apa saja penyebabnya? Lalu, apa rencana selanjutnya?

- Apakah sudah melaporkan pencapaian tujuan kepada management?

Optimalisasi dari area kerja. Facility Manager perlu mengetahui peruntukan dari area kerja dan mengetahui apakah area kerja yang sudah ada optimal. Yang bisa dimonitor adalah:

- Apakah semua meja kerja ditempati oleh para karyawan? Apakah ada karyawan yang >60 % waktunya diluar kantor tapi memliki meja kerja sendiri?

- Apakah utilisasi are kerja mencapai 75%?

- Apakah area kerja sudah diberikan fasilitas yang berkualitas? Apakah penerangan cukup? Apakah pendinginan cukup (tidak terlalu panas/dingin)?

Biaya Real Estate. Dasarnya, mengetahui berapa harga sewa & service charge per meter persegi yang ditempati oleh perusahaan. Dari nilai ini,maka poin nomor 4 bisa dikonversikan menjadi nilai uang. Beberapa hal perlu dimonitor yaitu:

- Apakah harga sewa & service charge ini sesuai dengan harga yang ada dipasar? Apakah terlalu tingg/rendah?

- Apakah ada area kosong/tidak terpakai? Jika ada, apakah sudah ada rencana untuk penggunaannya? Jika belum ada rencana, segera buat rencana.

- Apakah area kerja bisa dimaksimalkan (disewakan kembali)? Apakah bisa didapatkan tempat lain yang lebih murah dan lebih produktif?  

Asset. Facility management umumnya mengelola asset perusahaan diantaranya: AC (sistem pendingin), sistem pemadam kebakaran, furniture, toilet dan lainnya. Yang perlu dimonitor antara lain:

- Apakah semua asset perusahaan yang terkait facility management terdata dengan baik?

- Apakah ada asset yang rusak dan belum diperbaiki? Jika tidak bisa diperbaiki apakah bisa dibuang/dijual?

- Apakah ada rencana dari perusahaan untuk pembelian asset baru? Jika sudah melewati masa penyusutan, maka bisa diusulkan untuk membeli asset baru.

Informasi mengenai hal-hal penting ini didasari dan diterjemahkan secara bebas dari e-book terlampir (8 Metric that Facility Manager should track) yang saya dapatkan dari www.iofficecorp.com. Mengenai urutannya, saya sesuaikan dengan kondisi di Jakarta, Indonesia berdasarkan uraian tugas (job description) dari seorang Facility Manager.

Semoga bermanfaat,

Salam

OFFICE BOY YANG PRODUKTIF

Saat ini, sudah banyak perusahaan yang bekerja sama secara outsourcing dengan perusahaan cleaning service. Pekerjaan cleaning service sudah terstruktur dan jelas, bahkan bisa dibuatkan aktivitas pekerjaan per jam.

Yang masih menjadi tantangan adalah pekerjaan office boy, karena job description office boy ini umumnya adalah tambahan dari cleaning service dan mendukung kebutuhan karyawan. Kebutuhan karyawan ini yang sangat subyektif tergantung dari tingkat keahlian para karyawan tersebut.

Dari beberapa department, akan ditemui karyawan dengan type yang berbeda-beda;

1. Karyawan yang meminta untuk di atur ruang meeting, yang kenyataannya, pengaturan ruang meeting sudah termasuk; pembelian snack, pengaturan ATK serta set ruang meeting tersebut.
2. Karyawan yang meminta difotokopikan, walaupun hanya 10 lembar.
3. Karyawan efisien, yang meminta tolong disertai checklist yang perlu dilakukan.

Untuk karyawan dengan type 1 & 2; akan sangat tergantung sekali kepada office boy yang sudah mengerti kebutuhan mereka, jika office boy nya ditukar karena sakit, cuti atau rotasi, maka akan sangat kesulitan dalam memberikan instruksi kepada office boy pengganti.

Sedangkan untuk karyawan dengan type c; akan jarang mengalami kesulitan karena sudah membuatkan checklist yang dapat dimengerti oleh office boy mana saja.

Umumnya, para Facility Manager yang memiliki team office boy ini akan melakukan serta mempersiapkan 10 hal berikut ini:

1. Menentukan aktivitas dasar yang wajib dilakukan oleh para office boy, yaitu:
• Aktivitas wajib cleaning service: kebersihan ruang meeting, pantry & toilet.
• Kesiapan ruang meeting: whiteboard bersiih, tempat sampah kosong dan ATK lengkap.
• Kesiapan pantry: gelas & piring kotor sudah dicuci dan mesin vending yang siap dipakai.
2. Membuat SOP (Standard Operating Procedure) yang terkait dengan pekerjaan office boy.
3. Melakukan briefing rutin memastikan office boy melakukan aktivitas dasar.
4. Melakukan inspeksi mendadak secara rutin dengan periode berbeda-beda.
5. Mengetahui permintaan dari para karyawan dan melakukan evaluasi dari permintaan yang ada. Misal: evaluasi permintaan makan siang dikoordinasikan ke 1 orang office boy, sehingga office boy yang lain bisa melakukan pekerjaan cleaning service.
6. Melakukan analisa dan evaluasi aktivitas para office boy.
7. Mengidentifikasi office boy yang tidak melakukan aktivitas dasar, memberikan pelatihan, mengingatkan dengan surat peringatan dan jika perlu diganti dengan pihak eksternal.
8. Melakukan meeting dengan para karyawan yang sering menggunakan jasa office boy untuk mendapatkan permintaan standar yang bisa dilakukan semua office boy yang ada.
9. Bekerja sama dengan department purchasing untuk melakukan tender perusahaan outsourcing yang memiliki struktur management yang kuat.
10. Rutin melakukan meeting dengan para office boy menjelaskan kebutuhan dari Facility Manager terhadap office boy yang produktif dan menanyakan kendala yang ada serta memberikan solusi.

Dengan melakukan 10 hal diatas, maka akan terbentuk kebiasaan office boy yang produktif dan Facility Manager yang mengetahui kendala serta kebutuhan dari karyawan.

Jika diperlukan, aktivitas office boy ini agar dihilangkan dan fokus hanya pada cleaning service. Kebutuhan office boy yang ada diarahkan ke department yang membutuhkan dan agar mereka memiliki office boy sendiri. Biasanya, jika biaya dibebankan penuh terhadap satu department, maka kepala department akan memikirkan alternatif lain.

Semoga bermanfaat.

Aturan Pemakaian Meeting Room

Pemakaian meeting room di perusahaan umumnya sangat tinggi, dikarenakan kebutuhan banyak department di perusahaan tersebut. Sedangkan jumlah meeting room umumnya terbatas tergantung dari besarnya area yang disewa.

Untuk memastikan meeting room digunakan secara produktif, perlu dibuatkan peraturan pemakaian meeting room seperti berikut:

1. Pemesanan Meeting Room. Penggunaan meeting room berdasarkan pesanan. Bisa melalui system atau secara manual kepada admin yang ditunjuk. Pemesan yang tercatat adalah yang berhak menggunakan meeting room.
2. Tepat Waktu. Setelah booking,pastikan meeting room digunakan sesuai dengan waktu yang telah dipesan. Segera selesaikan meeting jika waktu meeting sudah berakhir.
3. Batalkan Segera. Biasakan untuk memesan meeting room jauh-jauh hari dan batalkan segera jika jadwal meeting berubah.
4. Sesuai Kebutuhan. Memesan hanya 1 meeting room sesuai kebutuhan, tidak memesan beberapa meeting room sekaligus jika tidak perlu.
5. Jumlah Tepat. Pastikan memesan sesuai dengan jumlah peserta meeting. Jika peserta meeting hanya ber empat, maka cukup pesan meeting room kapasitas 4-6 orang saja, tidak perlu memesan meeting room kapasitas 10-12 orang. (jika memang tersedia banyak type meeting room).
6. Rapih dan Bersih. Agar menjaga kebersihan meeting room dan meninggalkan meeting room dalam keadaan rapih dan bersih sesudah meeting.
7. Tertutup. Agar menutup pintu meeting room selama meeting berlangsung.
8. Bersama. Pemakaian meeting room adalah untuk kebutuhan bersama sehingga, semua dapat memesan meeting room. Beberapa perusahaan yang memiliki banyak meeting room mempunyai meeting room yang didedikasikan untuk level tertentu seperti Presiden Direktur.
9. Menghormati Pemesan. Jika pemakaian meeting melewati waktu yang telah dipesan, dan penggua selanjutnya sudah menunggu, agar segera menyelesaikan dan meninggalkan meeting.
10. Menjaga Peralatan. Beberapa meeting room memiliki whiteboard dan projector, pastikan untuk selalu mengembalikan spidol, penghapus dan remote projector di tempat yang telah disediakan.

Peraturan ini perlu dibuatkan prosedur, disosialisasikan dan disetujui oleh pihak management perusahaan.

Semoga bermanfaat.

Mengelola Tamu Perusahaan

Sebuah perusahaan idealnya perlu memiliki sistem pengelolaan tamu. Yang pasti, selain karyawan, pemilik, rekan bisnis akan menjadi tamu jika datang di sebuah perusahaan.

Bentuk pengelolaan ini adalah dengan memastikan para tamu tidak dengan mudah masuk kedalam area kerja, karena secara sosial, umumnya para karyawan tidak nyaman jika ada orang asing (yang bukan karyawan) bisa masuk kedalam area kerja perusahaan, karena bagi beberapa orang, area kerja adalah area pribadi  yang hanya bisa dimasuki rekan kerja yang sudah dikenal. Untuk organisasi perusahaan sendiri, adanya orang selain karyawan didalam area kerja membuat area kerja tidak aman dari kehilangan barang dan yang penting, informasi rahasia perusahaan.

Untuk memastikan bahwa area kerja hanya dimasuki oleh karyawan perusahaan, perlu adanya pengelolaan tamu (Visitor Management). Pengelolaan tamu ini adalah salah satu aspek penting dalam Facilities Management karena untuk memastikan fasilitas selalu te  rjaga dan terawat, salah satunya adalah memastikan individu yang memasuki area kerja/fasilitas adalah orang yang sudah dikenal dan mengerti tata cara/prosedur didalam fasilitas tersebut.

Yang penting dalam pengelolaan tamu adalah:

1)   Akses: akses ini maksudnya adalah tempat untuk masuk/keluar dari perusahaan tersebut. Pastikan akses masuk/keluar dijaga oleh satuan pengaman serta receptionist (untuk area tamu). Akses lainnya ditutup dan tidak dimasuki oleh siapapun, termasuk oleh karyawan atau jika dapat dimasuki menggunakan kartu akses yang hanya bisa dimasuki oleh orang yang mempunyai kartu. Secara peraturan keselamatan, minimal ada 2 akses masuk/keluar dengan lokasi yang berjauhan. Hal ini sebagai antisipasi jika terjadi keadaan darurat disalah satu akses, maka akses yang lain dapat digunakan.

2)     Data: Data karyawan dan tamu, yaitu;

•    Kartu Pengenal Karyawan: maksudnya, perusahaan perlu memastikan para karyawan menggunakan kartu pengenal karyawan. Saat ini, kartu pengenal juga berupa kartu akses, sehingga, hanya karyawan yang bisa memasuki area kerja.
• 
  
•        Kartu Tamu: para tamu yang datang perlu untuk menukarkan kartu identitas diri (KTP/SIM) dengan kartu tamu untuk dapat bertemu dengan tamu yang diinginkan.

3) Visitor Induction: yaitu perkenalan mengenai tata cara bertamu diperusahaan tersebut. Informasi umum seperti; sejarah perusahaan (singkat), area yang diperbolehkan untuk tamu, prosedur darurat termasuk pintu darurat yang perlu diakses dan juga informasi apakah hari itu ada rencana latihan evakuasi atau tidak, dan informasi lainnya yang dianggap perlu.

Saat ini, belum semua perusahaan melakukan hal ini, umumnya perusahaan asing yang sudah bersertifikasi ISO dan/atau OHSAS, tetapi akan sangat berguna jika dilakukan oleh perusahaan lainnya.

4) Janji temu: ini adalah hal penting yang perlu ditanyakan oleh security atau receptionist, tentunya menyesuaikan dengan peraturan perusahaan. Tetapi, semua tamu yang datang yang memiliki tujuan untuk bertemu karyawan perlu membuat janji temu, dan karyawan perlu memberitahukan kepada receptionist mengenai rencana janji hari tersebut, sehingga, jika ada tamu yang datang tetapi tidak terdaftar untuk janji, receptionist akan menolaknya, adapun jika tamu kenal dengan karyawan, dapat menghubungi langsung, hal ini akan membuat waktu kerja karyawan lebih produktif serta para tamu belajar bahwa karyawan diperusahaan tersebut tidak mudah untuk ditemui tanpa membuat janji.

Informasi mengenai pengelolaan tamu ini perlu disosialisasikan kepada SEMUA para karyawan dari semua level. Yang membuatkan proses adalah Facility Manager, GA Manager atau HR Manager dengan persetujuan direksi perusahaan. Lalu, dilakukan sosialisasi dengan cara membuatkan pengumuman serta sesi presentasi kepada para karyawan. Mengenai waktu dan tempat disesuaikan menurut kapasitas dan kebutuhan masing-masing perusahaan.

Semoga bermanfaat…

Jufiandi

KONTRAK SERVIS DALAM PENGELOLAAN FASILITAS

Dalam pengelolaan fasilitas (facilities management), akan ada kontrak servis (service contract) yang akan melibatkan pihak ketiga, atau umumnya dikenal dengan alih daya (outsourcing).

Kontrak servis ini diperlukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam mendapatkan jasa layanan yang bagus dengan harga yang kompetitif.

Dengan melakukan kontrak servis kepada perusahaan yang mempunyai spesialisasi dibidangnya, maka perusahaan outsourcing ini akan memberikan biaya yang lebih murah jika dibandingkan dengan mengerjakan sendiri.

Kontrak servis umumnya dilakukan untuk area pendukung dan bukan menjadi bidang utama (core business) perusahaan, umumnya adalah:

-          Gedung dan/atau area kerja perkantoran

-          Sistem pendingin

-          Generator, Instalasi  dan panel listrik

-          Pemipaan & toilet

-          Alarm Kebakaran, CCTV dan Access Card

-          Sistem Pengendali Fasilitas (Building Automation System-BAS)

Untuk area pendukung diatas, kontrak servis akan meliputi:

1)    Operasional:

Pengelolaan fasilitas secara menyeluruh meliputi: program manajerial, program pemeliharaan, program perbaikan dan hal-hal lain yang terkait yang dilakukan oleh tim pengelola fasilitas.

2)    Pemeliharaan:

Pemeliharaan secara khusus: pemeliharaan AC, pemeliharaan instalasi & panel listrik, pemeliharaan generator, pemeliharaan gedung/perkantoran.

3)    Perbaikan

Perbaikan umum dengan kategori nilai tertentu yang telah disetujui di awal kontrak. Sehingga mempercepat perbaikan peralatan/mesin dikarenakan nilai sudah disetujui.

4)    Penyediaan Material

Penyediaan material atau spare part yang umum digunakan atau mengalami habis pakai seperti: saringan udara, saringan bahan bakar dan sebagainya.

Saat ini, kontrak kerja dilengkapi dengan perjanjian jasa layanan yang mengikat seperti:

-          Spare part akan segera di antar dan terpasang maksimal 3 hari setelah diinformasikan melalui email

-          Teknisi akan segera datang dalam waktu maksimal 2 jam setelah diinformasikan per telpon.

-          Hal-hal lainnya yang terukur dan mendukung kualitas layanan.

Perjanjian jasa layanan ini akan membuat pelanggan nyaman dan merasa aman jika terjadi sesuatu pada fasilitas dan/atau peralatan mereka.

Semoga bermanfaat,

Sekian,

Jufiandi J

FM Practitioner & Consultant