4 Kebijakan & Prosedur Penting untuk Perusahaan Startup yang Baru Memiliki Kantor

Sekarang ini, sangat banyak sekali para pengusaha muda yang berani membuat perusahaan startup. Ada yang mengawali dari rumah sendiri, sampai akhirnya sewa kantor.

Bagusnya, saat ini sudah banyak sekali coworking space, virtual office dan service office yang sangat efektif untuk para pengusaha yang masih pemula.

Walaupun begitu, ada juga yang memutuskan untuk sewa atau beli ruko yang mengharuskan adanya layout untuk area kerja, gudang, ruang meeting dan lainnya. Nah, kebijakan dan prosedur ini penting untuk dimiliki dan diterapkan diperkantoran seperti ini, karena akan membentuk budaya perusahaan yang baik dan tentunya akan membuat pengeluaran lebih efektif;  

1.     Clean Desk Policy:

Membuat dan menerapkan clean desk policy. Apa itu clean desk policy? Yaitu kebijakan yang mengatur bahwa area kerja (termasuk meeting room) harus selalu dalam keadaan bersih tanpa adanya dokumen perusahaan berserakan.

Menerapkan clean desk policy ini sangat penting. Clean desk policy ini  akan mengatur mengenai: bagaimana setiap personil/karyawan menganggap kantor sebagai rumah sendiri, yang artinya, kebersihan menjadi tanggung jawab masing-masing. Contoh: setiap karyawan harus membuang sampah sendiri ke tempat sampah, merapihkan ruang meeting setelah meeting selesai atau bahkan memastikan meja dalam keadaan rapih saat pulang kantor.

Dengan dibuatkannya policy ini sejak awal, maka, saat perusahaan makin berkembang, karyawan akan terbiasa memastikan kantor dalam keadaan bersih. 

2.     Storage/Filling Management:

Membuat prosedur mengelola gudang/tempat penyimpanan. Sederhananya, dibuatkan kategori, seperti: dokumen operasional, dokumen keuangan, dokumen penawaran dan dokumen lainnya disesuaikan dengan bidang perusahaan.

Dari kategori tersebut bisa juga ditentukan, berapa lama dokumen perlu disimpan. Contoh: untuk dokumen penawaran, maksimal 3 bulan untuk disimpan, karena dengan adanya fluktuasi mata uang, bisa dipastikan harga setelah 3 bulan akan berubah.

Prosedur ini penting karena tempat penyimpanan itu membutuhkan tempat, mulai dari lemari kecil, lemari besar sampai ruangan dokumen. Jika tidak dikelola dengan baik, akan menghabiskan tempat yang bisa digunakan untuk hal-hal lainnya.

Sebaiknya segera memulai menyimpan file secara digital dengan cara melakukan scan untuk semua dokumen.

3.     Seating Management

Saat ini, telah dicontohkan oleh perusahaan IT ternama dunia; tidak ada lagi perbedaan antara area kerja staff, manager, direktur dan lainnya. Telah diterapkan system: Agile Working Space yang artinya, ruang kerja yang ada bisa secara fleksibel digunakan untuk siapa saja, tanpa melihat posisi dari masing-masing team.

Dengan diterapkan system seperti ini, jika perusahaan semakin besar dan karyawan semakin banyak, area kerja akan mampu menanmpung karyawan tersebut. Sampai saatnya benar-benar perlu menambahkan area kerja karena kantor sudah penuh.

Untuk menerapkan konsep ini, memerlukan persetujuan bersama mengenai; karyawan yang memerlukan fix seat, mobile, collaboration area dan lainnya. Juga memerlukan fasilitas pendukung seperti modem, laptop sehingga karyawan bisa bekerja di area kerja dimana saja. Memerlukan locker/lemari penyimpanan untuk barang-barang dari karyawan, sehingga tidak ada lemari pribadi disetiap meja. Jadinya, akan memaksimalkan penggunaan area kantor hingga lebih produktif.

4.     Security Management

Terakhir, security management yang dimaksud adalah system keamanan kantor. Umumnya menggunakan access management system. Sebagai catatan, sudah jarang sekali perusahaan memiliki security guard untuk menjaga kantornya, kecuali jika management mempunyai kebijakan yang berbeda.

System access card management ini mempunyai fungsi ganda, sebagai pengaman dan juga absensi. 

Diperlukan juga adanya system CCTV untuk di kantor sebagai keamanan preventif yang akan sangat berguna sekali jika ada situasi yang memerlukan dokumentasi berupa rekaman dari kamera.

Informasi mengenai hal-hal standar mengenai apa saja yang perlu disiapkan di kantor baru seperti; memilih lokasi, jenis furnitur, mesin fotokopi, peralatan IT dan lainnya sudah banyak dituliskan dan dapat dicari di google.

Semoga bermanfaat,

Salam sukses!

Jufiandi

Program Facility Management Per Tahun

Sudah awal tahun ya. Waktunya menjalankan program facility management. Apa saja program facility management yang perlu dibuat?

Berikut program facility management yang penting untuk dipresentasikan ke management, yaitu:

1.     Budget operasional untuk 1 tahun. Merencanakan biaya-biaya terkait operasional, antara lain;

-        Biaya pemeliharaan; termasuk biaya penggantian spare part, kontrak kerja vendor dan lainnya.

-        Biaya sewa; termasuk biaya biaya utilitas (listrik, air), biaya overtime listrik/air, dan lainnya.

-        Dan biaya lainnya yang menjadi tanggung jawab team facility management

2.     Rencana program pemeliharaan;

-        Program pemeliharaan alat-alat utama: (dalam kantor, umumnya: AC Server, UPS, panel listrik).

-        Perencanaan penggantian spare part: (dalam kantor, umumnya: spare part terkait AC server, UPS, dan lainnya). Data penggantian ini bisa diketahui dari umur pakai spare part tersebut.

3.     Initiative program yang menhubungkan antara karyawan dengan perusahaan;

-        Program kebersihan kantor: rencana membersihkan kantor bersama (clean day), inspeksi bersama, dan lainnya.

-        Program penghematan: contoh: memakai kertas bolak-balik sebelum dibuang, mengurangi botol `pastik , dan lainnya.  

4.     Program Kesehatan & Keselamatan Kerja

-        Program latihan evakuasi – bekerja sama dengan building management atau team HSE.

-        Program latihan mengemudi dengan benar.

Di awal tahun, akan sangat bermanfaat sekali jika program ini dipresentasikan atau diinformasikan kepada team management, sehingga bisa mendapatkan dukungan dari team management untuk kelancaran program ini.

Untuk kinerja team facility management, perlu dibuatkan laporan secara rutin untuk program tersebut kepada team management - akan dituliskan terpisah.

Pasti bermanfaat,

Salam sukses!
Jufiandi

Happy New Year 2019

Hi Semua,
Happy New Year 2019!
Semoga di tahun 2019 ini, kita semua diberikan berkah sehat dan rejeki yang berlimpah!

Saya juga membuatkan target untuk lebih banyak menuliskan pengalaman saya dalam hal-hal terkati facility management.

Salam Sukses!
Jufiandi

10 Hal-Hal Penting Untuk Memastikan Kepuasan Pelanggan

Bagi seorang Facility Manager, mendapatkan nilai baik untuk hasil survey kepuasan pelanggan menjadi kebanggaan tersendiri.

Facility Manager mempunyai ruang lingkup kerja yang tidak hanya memastikan fasilitas kantor terjaga, tetapi juga memastikan bahwa para karyawan/para pengguna mendapatkan informasi yang tepat mengenai fasilitas kantor tersebut.

Karena itu, hasil survey kepuasan pelanggan menjadi sesuatu yang dinanti-nanti karena hasil tersebut akan menggambarkan kinerja sang Facility Manager.

Saya berbagi tulisan ini dari pengalaman saya mengenai Facility Management dan apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki hasil kepuasan pelanggan;

Fasilitas:

1. Fasilitas yang ada perlu memenuhi standard minimum dan terjaga dengan baik. Fasilitas yang bagus adalah salah satu faktor kepuasan pelanggan.

2. Program pemeliharaan untuk fasilitas perlu ada dan tercatat dalam dokumen tertulis dan hasil laporan yang rutin yang menunjukkan sudah dijalankan.

3. Perlu adanya program inspeksi untuk pengembangan dari area kerja serta inovasi untuk karyawan menjadi lebih nyaman dalam bekerja.

Komunikasi:

4. Program pertemuan rutin dengan team executive assistant, admin support dan secretary agar dilakukan secara regular (3 – 4 bulan sekali).

5. Perlu mempunyai program terkait dengan karyawan seperti HSE: safety riding & driving, Hygienic dan lainnya yang mengingatkan karyawan mengenai memelihara area kerja, keselamatan diri menuju tempat kerja serta hal lainnya terkait dengan facility management.

6. Laporan hasil kinerja team Facility Management perlu dibuatkan dalam bentuk presentasi kepada Leadership Team dan karyawan dalam bentuk newsletter dan sejenisnya.

Pelatihan:

7. Briefing serta pertemuan dengan anggota Facility Management secara rutin yang menjelaskan temuan untuk masalah, feedback dari karyawan serta mengingatkan kembali untuk tujuan department agar dilakukan secara periodik – setiap minggu dan setiap bulan.

8. Pelatihan terkait dengan communication skill, hospitality, technical skill dan problem solving perlu menjadi program rutin selama 1 tahun. 

Evaluasi:

9. Berdasarkan hasil survey, agar dilakukan focus group dengan masing-masing department untuk mengetahui kebutuhan dan harapan dari mereka.

10. Target survey untuk diinformasikan secara regular kepada team serta apapun hasil survey untuk dinformasikan dengan selalu memberikan semangat positif dan rencana perbaikan.

Proses terpenting dari hal-hal diatas adalah evaluasi dari hasil survey, karena akan selalu ada hal-hal baru yang diluar scope of work dari Facility Management, tetapi faktor yang menurunkan nilai survey.

Adapun Facility Manager perlu selalu membuka komunikasi dengan anggota team dan para pengguna dan selalu belajar untuk mengembangkan department Facility Management menjadi lebih baik.

Catatan:

Survey kepuasan pelanggan umumnya dilakukan berkala mulai dari setiap 3 bulan atau setiap 1 tahun. Target pelanggan adalah pengguna dari layanan yang berinteraksi secara langsung atau tidak langsung.

Hasil survey tidak menjadi ukuran utama dalam kinerja, tetapi menjadi catatan khusus bagi Facility Manager jika hasil survey tidak memuaskan.

Pasti Bermanfaat!

Mengelola fasilitas menjadi lebih mudah dengan CAFM – Computer Aided Facility Management

Di jaman teknologi sekarang ini, semua aktivitas serba digital, mulai dari banking, reporting serta meeting. Sekarang, mengelola kantor/pabrik juga bisa dilakukan secara digital. Kita dapat mengelola fasilitas, mulai dari pemeliharaan AC, access control serta alokasi teknisi, cukup secara digital dari komputer atau handphone. Program untuk mengelola fasilitas ini dinamakan CAFM – Computer Aided Facilities Management. Dengan adanya program pengelolaan digital ini, akan mempermudah mengelola fasilitas dan mendapatkan data lengkap mengenai jadwal pemeliharaan dan hasil terakhir, perbaikan dan penambahan fasilitas. Semua aktivitas tersebut dapat terekam secara digital.

Apakah CAFM – Computer Aided Facilities Management ini?

CAFM adalah program yang dirancang untuk membantu Facility Manager mengelola fasilitas dengan menyediakan fitur-fitur yang dibutuhkan untuk:

-       Mendapatkan data utilisasi area

-       Melacak perpindahan asset

-       Perencanaan pemeliharaan serta perbaikan

-       Memonitor work order

Banyak nama program seperti CAFM ini yang kurang lebih memiliki fitur yang hampir sama, yaitu:

-       CMMS; Computerized Maintenance Management System

-       BMS – Building Management or Automation System,

-       IWMS– Integrated Workplace Management, atau ada juga

-       PMS – Property Management System

Jadi, apa saja kelebihan dari CAFM ini?

§  Mempermudah Kontrol Biaya: Dengan perencanaan pemeliharaan yang tercatat untuk semua peralatan penunjang fasilitas, akan membuat biaya yang akan dikeluarkan untuk pemeliharaan menjadi transparan dan akurat.

§  Mendapatkan Kontrol Pemeliharaan yang Akurat: Pencatatan semua peralatan di dalam program ini akan membuat Facility Manager menyadari dan memperhatikan semua jadwal pemeliharaan dari peralatan yang ada. Hal ini akan membuat semua peralatan dalam kondisi baik. Dan jika diperlukan, dapat juga mencatatkan kebutuhan pendaftaran lisensi atau pelaporan kepada institusi tertentu.

§  Melacak Pekerjaan: dengan adanya fitur “heldpesk”, maka semua permintaan terkait pengelolaan kantor serta semua kejadian yang memerlukan perbaikan seperti: (permintaan perbaikan meja kerja – stop kontak rusak, atau penggantian lampu diarea kerja) akan terdata. Program ini juga dapat membuatkan jadwal perbaikan dan dapat mendata penyelesaian atau tindak lanjut yang diperlukan.

§  Mendata Kepuasan: untuk beberapa program, salah satu fitur “helpdesk” dapat mengeluarkan work order yang berisikan survey kepuasan pelanggan. Jadi, setiap teknisi yang sudah menyelesaikan pekerjaan, dapat menanyakan kepada karyawan sebagai user, apakah pekerjaan serta response yang diberikan memuaskan, atau perlu diperbaiki.

§  Memberikan Laporan Lengkap: nah, ini adalah bagian yang paling disukai oleh Engineering Manager, karena program ini dapat memberikan laporan lengkap mengenai jadwal kerja vs. data aktual, rincian biaya yang dikeluarkan, jam kerja yang digunakan untuk semua/satuan pekerjaan dan perencanaan sampai dengan akhir tahun.

Program CAFM ini umumnya disediakan oleh perusahaan yang bergerak di bidang IT – Information Technology, di bidang Asset Management System.

Apakah CAFM ini dipakai diperusahaan di Indonesia? Iya, saya sudah mengenal CMMS sejak tahun 1996 dipakai mengelola fasilitas pendukung di pabrik serta sudah umum digunakan oleh industri MIGAS untuk pemeliharaan peralatan di rig serta jalur distribusi termasuk pomp dan pipa.

Semoga bermanfaat,

6 Potensi Masalah dari Pengunjung (untuk gedung multi-tenant)

Gedung dengan multi-tenant umumnya memiliki lobby utama yang menjadi pintu pertama untuk semua pengunjung yang akan bertamu ke tenant. Lobby ini akan dilengkapi dengan receptionist untuk mencatat data pengunjung, yaitu: nama, jam datang, perusahaan yang dituju dan nama karyawannya, dan akan meninggalkan kartu identitas yang akan ditukar dengan kartu pengunjung, dan team security untuk memeriksa barang yang dibawa oleh pengunjung tersebut.

Disetiap area tenant; akan ada receptionist dan terkadang security guard yang akan menerima pengunjung tersebut.

Tulisan ini mengenai 6 potensi masalah yang bisa ditimbulkan oleh para pengunjung tersebut dan cara antisipasi yang perlu dilakukan oleh team receptionist & security di tenant;

Potensi Masalah:

1.  Huge Queues (Membuat Antrian Yang Tidak Perlu). Pengunjung yang tidak mempunyai janji atau tidak mengetahui siapa yang dituju tetapi tahu mengenai perusahaan terkait. Pengunjung ini akan menghabiskan waktu dengan banyak bertanya kepada receptionist atau security yang berjaga.
2. Misuse of logbook (Menyalahgunakan Buku Tamu). Pengunjung yang menyalahgunakan buku tamu. Bisa dilakukan oleh team sales yang perlu mendapatkan pelanggan baru atau nama orang dari perusahaan tertentu yang menjadi tenant di gedung tersebut.
3. Loitering visitors (Pengunjung Yang Berkeliaran). Pengunjung yang berkeliaran dikantor yang dituju.
4. Wrong information (Pengunjung Menggunakan Identitas Palsu). Pengunjung yang menggunakan kartu identitas palsu.
5. Headcount (Perhitungan Jumlah Pengunjung). Hal ini akan menimbulkan masalah jika terjadi kondisi darurat dan pihak pengelola gedung perlu memastikan jumlah pengunjung yang datang ke gedung tersebut untuk memastikan mereka terdata dan dalam kondisi baik. 
6. Very easy to get in (Terlalu Mudah Masuk ke area Tenant). pengunjung yang masuk kedalam area tenant dengan cara menipu security guard atau receptionist.

Selain poin nomor 5, pengunjung yang berhasil melewati receptionist dan security di lobby utama akan memasuki area tenant.

Tujuan dari pengunjung ini secara umum adalah untuk berhasil bertemu dengan karyawan terkait, dan jika tanpa janji, bisa dipastikan karyawan tersebut tidak punya rencana dan atau tidak mau bertemu dengan pengunjung seperti ini:

Pengunjung ini umumnya adalah:

• Sales; menjual produk tertentu
• Debt collector: untuk mendatangi karyawan yang memiliki tunggakan.
• Memiliki keperluan pribadi lainnya (jika ada).

Untuk menjaga produktivitas dari karyawan, perusahaan akan menempatkan team receptionist dan security di lobby masuk dari tenant/perusahaan. Agar menunjang produktivitas yang diharapkan dan juga menjaga kenyamanan dari karyawan, maka team receptionist dan security perlu melakukan hal-hal berikut ini:

Receptionist:

1. Untuk setiap tamu, dipastikan tamu mengetahui nama dari karyawan yang akan dikunjungi.
2. Pastikan tamu menyebut nama karyawan. Hindari memberikan nama karyawan seperti:
• Tamu: “saya mau bertemu bagian distribusi”
• Receptionist: “ok, jadi mau bertemu ibu xx ya pak?”
3. Agar menanyakan kepada pengunjung mengenai janji yang sudah dibuat dengan karyawan terkait.
• Jika belum ada janji: disesuaikan dengan komunikasi dari perusahaan; bisa dilakukan 3 hal yaitu: 1) menghubungi karyawan terkait, 2) meminta pengunjung menghubungi langsung untuk menanyakan kesediaan karyawan bertemu atau 3) mempersilahkan untuk datang setelah membuat janji.
• Jika sudah ada janjit: lakukan cek ulang dengan karyawan yang dituju dengan memastikan bahwa karyawan mengenail tamu dan/atau ada janji dengan tamu tersebut. Jika benar, agar meminta pengunjung tersebut untuk menunggu sampai karyawan datang ke area receptionist. 

Security: 

1. Jika mengidentifikasi pengunjung yang terlihat bingung/ragu didepan kantor, untuk secara aktif menanyakan keperluan/kebutuhannya dan memastikan pengunjung tersebut turun kembali atau ke kantor yang dituju (jika ada).
2. Memastikan pengunjung liar tersebut untuk meninggalkan area tenant. 
3. Jika dalam satu lantai memiliki beberapa kantor, segera berkomunikasi dengan team security kantor lainnya mengenai pengunjung tersebut.
4. Jika terlihat sangat mencurigakan, segera berkomunikasi dengan team security Building Management.

Semoga bermanfaat,

Disclaimer: tulisan ini terinspirasi dari sumber tertulis dan dilengkapi dengan cara antisipasi berdasarkan pengalaman penulis. 

Sumber: https://www.linkedin.com/groups/2227025/2227025-6402755790427521025

5 Manfaat Adanya Sistem Kontrol Akses Di Kantor

Saat ini, sudah sangat umum sekali di setiap perkantoran menggunakan sistem kontrol akses. Untuk team management, berikut 5 manfaat dengan adanya sistem kontrol akses ini.

1.     Kontrol Area Kerja.

Sistem dapat mengatur area kerja, yaitu: membatasi akses untuk ruang-ruang yang memiliki resiko dan tingkat kerahasiaan yang tinggi, jadi hanya bisa dimasuki oleh karyawan tertentu. Contoh: akses untuk ruang payroll-penggajian dibatasi hanya untuk team HRD – Payroll dan tidak bisa dimasuki oleh team marketing.

2.     Absensi & Jam Lembur.

Sistem ini dapat dengan mudah mendata kehadiran dari setiap karyawan. Dengan sistem yang mumpuni, data kehadiran karyawan dapat dengan mudah dibuatkan laporannya lengkap dengan jam lembur (jika diperlukan).

3.     Mengevaluasi Produktivitas Karyawan

Dengan mengevaluasi data dari absensi, pastinya akan terlihat 4 hal berikut ini:

a)    Karyawan yang banyak absen/alpa

b)    Karyawan yang sering tidak tercatat absensinya.

Untuk karyawan-karyawan ini, agar segera diberikan surat peringatan karena tidak memenuhi peraturan perusahaan (umumnya).

c)     Karyawan yang terlalu lama di kantor.

d)    Karyawan yang tepat waktu pulang.

Hal diatas tidak berlaku untuk team marketing atau operasional yang banyak bertugas di luar kantor serta absensi tidak menjadi target KPI mereka.

Lalu, untuk point c - Karyawan yang terlalu lama di kantor. berikut kemungkinan yang ada*:

• ·         Beban kerja terlalu banyak.
• ·         Karyawan tidak produktif.
• ·         Karyawan menggunakan waktu luang di kantor.

Dan untuk point d - Karyawan yang tepat waktu pulang, berikut kemungkinan yang ada*:

• ·         Beban kerja terlalu sedikit.
• ·         Karyawan cukup produktif
• ·         Karyawan selalu menunda pekerjaan untuk pulang tepat waktu.

*informasi di atas adalah berdasarkan pengalaman pribadi dalam menangani team, akan ada kemungkinan lain dan tentunya perlu berdiskusi dengan team HR yang kompeten dalam menilai para karyawan tersebut.

4.     Meningkatkan Produktivitas Keamanan.

Pengaturan sistem kontrol akses dapat memastikan hanya karyawan perusahaan yang bisa masuk ke dalam kantor berdasarkan kartu yang diberikan. Karena itu, satuan pengaman (Satpam) dapat difokuskan ke area yang banyak dimasuki oleh non-karyawan (umumnya di area penerima tamu- receptionist).

5.     Evaluasi Kebutuhan Area Kerja**.

Berdasarkan data absensi dan dikombinasikan dengan data utilisasi meja kerja, maka akan didapatkan jumlah meja kerja optimum untuk karyawan bekerja di kantor terkait dengan tetap memenuhi kebutuhan meja kerja karyawan.

**bagaimana perhitungan utilisasi meja kerja perlu pembahasan terpisah.

Secara umum, untuk perusahaan yang memiliki satuan pengaman fisik, dengan adanya sistem kontrol akses ini akan menghemat biaya karena biaya instalasi hanya sekali (mungkin cukup besar) dan bisa diperhitungkan untuk 5 tahun ke depan. Sedangkan biaya satuan pengaman fisik akan mempunyai banyak faktor eksternal yang sulit untuk diprediksi.

Secara khusus, manfaat-manfaat diatas adalah hal-hal yang bisa dimaksimalkan dengan adanya sistem kontrol akses terpasang di kantor.

Pastinya bermanfaat,