Business Continuity Plan: Lindungi Aset Anda dari Ancaman Tak Terduga

Di bulan April 2024, Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Trenggalek, Jawa Timur, mencatat bencana alam banjir dan tanah longsor berdampak langsung terhadap ribuan warga di delapan kecamatan. Dampak paling parah terjadi di Kecamatan Munjungan. Kepala BPBD Trenggalek Stefanus Triadi Atmono mengatakan, bencana banjir terjadi 18 desa yang tersebar di delapan kecamatan. Yakni Kecamatan Trenggalek, Pogalan, Karangan, Gandusari, Kampak, Watulimo, Munjungan dan Kecamatan Panggul. Ketinggian banjir di kawasan permukiman antara 50 cm hingga 1,5 meter. Tak hanya kawasan permukiman, banjir juga menggenangi sejumlah sekolah dan fasilitas umum hingga perkantoran pemerintah sehingga fasilitas tersebut tidak dapat digunakan.

 

Bencana alam adalah contoh umum untuk menggambarkan terhentinya fasilitas. Banyak hal bisa terjadi yang menyebabkan terhentinya fasilitas dan mengancam usaha perusahaan. Ancaman-ancaman berupa bencana alam, kebakaran, atau gangguan system yang parah bisa datang kapan saja dan tanpa peringatan, mengancam kelangsungan fasilitas anda. Untuk menghadapi situasi seperti ini, sebagai seorang Facility Manager (FM), anda membutuhkan rencana yang matang, yaitu dinamakan Business Continuity Plan (BCP) atau Rencana Keberlangsungan Bisnis (RKB).

BCP dalam Manajemen Krisis Fasilitas

Business Continuity Plan (BCP) adalah dokumen komprehensif yang berisi langkah-langkah sistematis yang akan diambil oleh suatu organisasi untuk memastikan kelangsungan operasionalnya ketika terjadi gangguan atau krisis, termasuk bencana alam. BCP tidak hanya fokus pada pemulihan fisik fasilitas, tetapi juga mencakup pemulihan sistem informasi, rantai pasok, dan sumber daya manusia.

FM adalah bagian penting dari persiapan BCP bersama dengan fungsi penting lainnya dalam perusahaan.

Mengapa BCP itu Penting?

BCP adalah blueprint atau peta jalan yang akan memandu Perusahaan secara keseluruhan termasuk FM dalam menghadapi krisis. Dengan memiliki dokumen BCP yang teruji, Perusahaan dapat:

• Meminimalkan dampak negatif: BCP membantu mengurangi kerugian finansial, kerusakan reputasi, dan gangguan operasional yang disebabkan oleh krisis.
• Mempercepat pemulihan: BCP memberikan panduan langkah demi langkah untuk memulihkan bisnis Anda secepat mungkin.
• Meningkatkan kepercayaan stakeholder: BCP menunjukkan komitmen Anda terhadap keberlangsungan bisnis dan kepuasan pelanggan.
• Memenuhi persyaratan regulasi: Beberapa industri memiliki persyaratan khusus terkait BCP.

Komponen Utama BCP

• Analisis Risiko: Identifikasi semua potensi ancaman yang dapat mengganggu bisnis Anda, baik dari dalam maupun luar perusahaan.
• Tim Tanggap Darurat: Bentuk tim yang terdiri dari berbagai departemen untuk merespons insiden dengan cepat dan efektif.
• Prosedur Evakuasi: Tetapkan prosedur evakuasi yang jelas dan latihan secara berkala untuk memastikan semua karyawan mengetahui apa yang harus dilakukan dalam keadaan darurat.
• Penyimpanan Data: Simpan data penting secara berkala dan simpan salinannya di tempat yang aman, baik secara fisik maupun digital.
• Fasilitas Cadangan: Identifikasi fasilitas cadangan yang dapat digunakan untuk melanjutkan operasional sementara.
• Pemulihan Sistem Informasi: Buat rencana untuk memulihkan sistem informasi yang rusak, termasuk server, jaringan, dan data.
• Komunikasi: Tetapkan saluran komunikasi yang efektif untuk menjaga komunikasi antara manajemen, karyawan, pelanggan, dan pihak terkait lainnya.
• Pemulihan Rantai Pasok: Identifikasi pemasok alternatif dan buat rencana untuk memastikan ketersediaan bahan baku dan komponen yang dibutuhkan.
• Komunikasi: Tetapkan saluran komunikasi yang efektif untuk menjaga komunikasi antara manajemen, karyawan, pelanggan, dan pihak terkait lainnya.
• Pemulihan Rantai Pasok: Identifikasi pemasok alternatif dan buat rencana untuk memastikan ketersediaan bahan baku dan komponen yang dibutuhkan.

Tips Membuat BCP yang Efektif

• Libatkan seluruh departemen: Pastikan semua departemen terlibat dalam pembuatan BCP agar rencana tersebut komprehensif dan realistis.
• Lakukan latihan simulasi secara berkala: Latihan simulasi akan membantu mengidentifikasi kekurangan dalam rencana dan meningkatkan kesiapan tim tanggap darurat.
• Tinjau dan perbarui BCP secara rutin: Lingkungan bisnis selalu berubah, sehingga BCP perlu ditinjau dan diperbarui secara berkala.
• Komunikasikan BCP kepada seluruh karyawan: Pastikan semua karyawan memahami peran mereka dalam RKB.

BCP adalah program Perusahaan, umumnya dipimpin oleh tenaga ahli di bidang manajemen resiko. Seorang FM perlu mengetahui BCP dari Perusahaan sehingga bisa secara aktif mempersiapkan porsi FM. BCP adalah investasi yang sangat penting bagi setiap perusahaan. Dengan memiliki BCP yang teruji, Perusahaan dapat melindungi aset perusahaan, menjaga reputasi, dan memastikan kelangsungan bisnis dalam jangka panjang. 

Semangat!

Kendala AC Backup - Mengelola Fasilitas dengan Risk Register

Di salah satu ruang server di fasilitas perusahaan yang umumnya memiliki AC Backup, terjadi kerusakan AC dan baru diketahui bahwa saat AC Utama Rusak, ternyata AC Backup juga rusak, sehingga suhu pada ruang server naik dan menyebabkan alarm. Setelah insiden, kerusakan AC Backup pernah diinformasikan secara verbal dan tidak tercatat di risk register.

Kejadian di atas adalah salah satu kejadian yang SANGAT dihindari oleh para para facility manager, yaitu terjadi insiden dan tidak memiliki catatan mengenai potensi insiden tersebut di risk register.

Pentingnya Risk Register dalam Facility Management: Risk register adalah alat penting untuk team FM (Facility Management) untuk mengelola risiko dengan cara yang terarah dan terkontrol.

Berikut adalah lima alasan penting perlu adanya risk register dalam pengelolaan fasilitas oleh team FM:

1. Identifikasi Risiko: Risk register memungkinkan team FM untuk mengidentifikasi risiko yang mungkin terjadi dalam operasional fasilitas. Dalam contoh kasus AC backup yang gagal, jika ada risk register yang efektif, kerusakan atau gangguan pada AC backup akan teridentifikasi segera. Dengan mengetahui risiko tersebut, team FM dapat mengambil langkah-langkah pencegahan yang tepat, seperti pemeliharaan rutin atau penggantian komponen yang aus, untuk menghindari kegagalan sistem saat diperlukan.
2. Pengendalian Risiko: Dengan adanya risk register, team FM dapat mengelola risiko dengan lebih efektif. Risiko yang sudah diidentifikasi dapat dianalisis dan dievaluasi untuk menentukan tingkat urgensi dan prioritas tindakan yang harus diambil. Team FM dapat mengembangkan strategi yang efisien untuk mengendalikan risiko, termasuk alokasi sumber daya, perencanaan pemeliharaan, atau perbaikan sistem yang memadai.
3. Pencegahan Kerugian: Risk register membantu team FM untuk menghindari kerugian finansial atau operasional yang tidak perlu yang perlu dipertanggungjawabkan ke pihak manajemen. Dengan mengidentifikasi risiko potensial sebelum terjadinya insiden, team FM dapat mengambil tindakan pencegahan yang memadai. Dalam kasus AC backup yang gagal, team FM dapat melakukan perbaikan segera dan pengujian berkala pada sistem untuk memastikan kinerjanya yang optimal. Hal ini akan mencegah kerugian akibat pemadaman layanan atau kerusakan pada peralatan sensitif terhadap suhu.
4. Kontinuitas Operasional: Risk register membantu team FM menjaga kontinuitas operasional fasilitas mereka. Dengan mengetahui dan mengelola risiko dengan baik, team FM dapat mencegah gangguan yang dapat menghentikan operasional. Dalam contoh kasus AC backup yang gagal, dengan risk register, team FM dapat melakukan perbaikan tepat waktu dan menjaga suhu yang nyaman di dalam gedung yang essential bagi produktivitas dan kepuasan karyawan.
5. Peningkatan Efisiensi: Melalui risk register, team FM dapat mengidentifikasi area-area yang rentan terhadap risiko dan mengambil tindakan preventif yang tepat. Hal ini akan membantu meningkatkan efisiensi operasional fasilitas, mengurangi downtime, dan meningkatkan kinerja secara keseluruhan.

Kesimpulan: Risk register adalah instrumen yang penting dalam manajemen fasilitas yang membantu team FM untuk menghadapi berbagai risiko dengan lebih terarah. Melalui risk register, team FM dapat mengidentifikasi risiko potensial dan mengambil langkah-langkah pencegahan yang diperlukan untuk menghindari insiden yang dapat mengganggu operasional fasilitas.

Dalam kasus gagalnya mengidentifikasi kerusakan AC backup, risk register dapat membantu identifikasi risiko pada sistem tersebut dan mengadopsi langkah-langkah perawatan atau penggantian komponen yang tepat waktu. Dengan demikian, membuat risk register yang efektif adalah langkah penting untuk memastikan pengelolaan yang baik, efisiensi, dan kenyamanan dalam operasional fasilitas.

Untuk anda para facility manager, pastikan selalu melakukan evaluasi rutin terhadap risk register di fasilitas anda, minimal 1x per bulan.

Semoga bermanfaat! 

Ketika Spare Part AC Jadi Biang Keladi Masalah: Pentingnya Sistem Eskalasi

Siapa yang tidak mengenal AC? Perangkat elektronik ini telah menjadi bagian tak terpisahkan dari kehidupan modern, terutama di negara tropis seperti Indonesia. Namun, tahukah Anda bahwa masalah sepele pada AC, seperti kehabisan spare part, dapat memicu masalah yang lebih besar jika tidak ditangani dengan tepat?

Contoh Kasus: Spare Part AC yang Terlupakan

Bayangkan sebuah fasilitas perkantoran yang memiliki puluhan unit AC. Suatu hari, salah satu unit AC mengalami kerusakan dan membutuhkan penggantian spare part. Teknisi FM (Facility Management) yang bertugas kemudian melaporkan kebutuhan spare part tersebut kepada atasannya/supervisor dalam bentuk laporan tertulis reactive maintenance. Namun, di Tengah kesibukan, laporan tersebut tertumpuk dan terlupakan. Akibatnya, unit AC yang rusak tidak dapat segera diperbaiki, dan karyawan mengeluhkan mengenai hal kepada team FM. 

Mengapa Hal Ini Terjadi?

Ada beberapa hal penting yang terlewat yang menyebabkan masalah di atas sering terjadi, salah satunya kurangnya sistem eskalasi yang efektif. Sistem eskalasi adalah proses yang terstruktur untuk menyampaikan informasi penting dari satu tingkat organisasi ke tingkat yang lebih tinggi, terutama ketika masalah tidak dapat diselesaikan pada tingkat awal. Dengan adanya sistem eskalasi, masalah kecil akan dapat teridentifikasi dan bisa diselesaikan, sehingga menghindari potensi masalah yang lebih besar.

Pentingnya Sistem Eskalasi

Team FM perlu memiliki system eskalasi, sistem eskalasi memiliki empat manfaat penting, yaitu:

• Peningkatan kecepatan respons: Masalah dapat diselesaikan lebih cepat karena informasi dapat disampaikan dengan cepat ke pihak yang berwenang.
• Peningkatan akuntabilitas: Setiap individu atau tim bertanggung jawab atas tugas yang diberikan, sehingga memudahkan dalam melacak dan menyelesaikan masalah.
• Peningkatan visibilitas: Semua pihak terkait dapat melihat status suatu masalah, sehingga memudahkan dalam koordinasi dan pengambilan keputusan.
• Pencegahan kesalahan: Dengan adanya sistem eskalasi, kesalahan dapat diidentifikasi dan diperbaiki lebih awal, sehingga mencegah terjadinya kerugian yang lebih besar.

Bagaimana Menerapkan Sistem Eskalasi yang Efektif?

Untuk menerapkan sistem eskalasi yang efektif, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

• Definisikan alur eskalasi: Tentukan jalur yang jelas untuk menyampaikan informasi dari satu tingkat ke tingkat yang lebih tinggi.
• Tentukan tingkat keparahan: Klasifikasikan masalah berdasarkan tingkat keparahannya, sehingga masalah yang kritis dapat segera ditangani.
• Tentukan waktu respons: Tetapkan batas waktu untuk setiap tingkat eskalasi.
• Gunakan teknologi: Manfaatkan perangkat lunak untuk melacak dan memantau status setiap masalah.
• Latih personel: Pastikan semua personel memahami dan mengikuti prosedur eskalasi.
• Evaluasi secara berkala: Lakukan evaluasi secara berkala untuk memastikan sistem eskalasi berjalan efektif.

Sistem eskalasi adalah salah satu kunci untuk menjaga kelancaran operasional suatu organisasi, terutama dalam hal manajemen fasilitas. Dengan menerapkan sistem eskalasi yang efektif, masalah kecil dapat diselesaikan dengan cepat sebelum menjadi masalah yang lebih besar. Selain itu, sistem eskalasi juga dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kepuasan pelanggan.

System eskalasi juga mudah untuk dibuat. Umumnya berupa table yang berisi team operasional yang bertugas dan keseluruhan dari team FM. Untuk membuat system eskalasi ini, perlu dilakukan:

• Libatkan semua pihak terkait: dalam team FM, umumnya team terkait adalah: teknisi, supervisor, facility coordinator, manager, direktur dan para vendor pendukung operasional FM.
• Sistem yang sederhana dan mudah dipahami: cukup untuk dibuatkan nama, no telpon, jabatan, nama Perusahaan (untuk memisahkan team internal dan vendor) dan kondisi escalation.

Pertanyaannya selanjutnya adalah: Apakah team FM anda sudah memiliki dan mengerti system eskalasi yang ada saat ini? 

Semoga bermanfaat!

Revolusi Teknologi di Real Estate: Dampak pada Industri Facility Management

Bayangkan gedung yang dapat beradaptasi dengan kebutuhan Anda. Dengan sistem manajemen gedung pintar, Anda dapat mengontrol suhu, pencahayaan, dan keamanan dengan mudah melalui smartphone. Nikmati pengalaman bekerja yang lebih nyaman dan produktif.

Saat ini, dunia real estate sedang mengalami transformasi digital yang signifikan, didorong oleh kemajuan pesat dalam teknologi. Perubahan ini tidak hanya mengubah cara properti diperdagangkan, tetapi juga memiliki implikasi yang mendalam bagi industri facility management.

Berikut akan dibahas lima kategori teknologi utama yang mendorong revolusi ini dan bagaimana mereka mempengaruhi pengelolaan fasilitas.

1. Kecerdasan Buatan (Artificial Intelligence/AI)

Kecerdasan buatan (AI) telah menjadi kekuatan pendorong utama dalam berbagai industri, termasuk real estate dan facility management. AI dapat digunakan untuk:

• Prediktif Maintenance: Dengan menganalisis data dari berbagai sensor, AI dapat memprediksi kapan peralatan akan mengalami kerusakan, memungkinkan tindakan pencegahan dilakukan sebelum terjadi kegagalan yang lebih besar.
• Optimasi Energi: AI dapat mengoptimalkan penggunaan energi dalam bangunan dengan menganalisis pola konsumsi dan menyesuaikan sistem HVAC secara otomatis.
• Pengelolaan Aset: AI dapat membantu melacak aset fisik, seperti furnitur dan peralatan, dan memberikan informasi tentang lokasi, kondisi, dan jadwal pemeliharaan.

Untuk facility manager, AI bisa berguna untuk memberikan opsi penyelesaian terkait masalah yang dihadapi. Seorang facility manager memerlukan AI untuk mendapatkan pandangan mengenai kemungkinan penyebab masalah dan AI bisa membantu untuk hal tersebut.

2. Internet of Things (IoT)

IoT menghubungkan berbagai perangkat fisik dan memungkinkan mereka untuk berkomunikasi satu sama lain. Dalam konteks real estate, IoT dapat digunakan untuk:

• Monitoring Lingkungan: Sensor IoT dapat memantau suhu, kelembaban, kualitas udara, dan faktor lingkungan lainnya di dalam bangunan untuk memastikan kenyamanan dan kesehatan penghuni.
• Keamanan: Sistem keamanan berbasis IoT dapat mendeteksi intrusi, kebakaran, dan banjir, serta mengirimkan peringatan ke petugas keamanan.
• Pengelolaan Akses: Sistem kontrol akses berbasis IoT dapat mengontrol siapa yang dapat masuk ke area tertentu dalam bangunan dan kapan.

Facility Manager yang beruntung bisa mendapatkan fasilitas BMS (Building Management System) atau BAS (Building Automation System) di fasilitas yang mereka Kelola. IoT adalah teknologi yang dapat mengintegrasikan beberapa system sekaligus dan mendapatkan akses monitoring yang lebih lengkap.

3. Robotika dan Otomatisasi

Robotika dan otomatisasi semakin banyak digunakan dalam industri facility management untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya. Beberapa contoh penerapannya meliputi:

• Pembersihan: Robot pembersih dapat membersihkan lantai, jendela, dan permukaan lainnya secara otomatis.
• Pemeliharaan: Robot dapat melakukan tugas-tugas pemeliharaan yang berulang dan membosankan, seperti pengecatan dan perbaikan kecil.
• Pengiriman: Robot dapat digunakan untuk mengirimkan barang dan dokumen di dalam gedung.

Facility Manager akan terbantu dengan adanya robot pembersih dan robot pencuci kaca Gedung (sudah ada di Jakarta, Indonesia). Pastinya, dengan adanya analisa biaya yang tepat, pemakaian robot ini akan lebih efektif dan produktif. 

4. Augmented Reality (AR) dan Virtual Reality (VR)

AR dan VR menawarkan cara baru untuk berinteraksi dengan lingkungan fisik. Dalam konteks real estate, teknologi ini dapat digunakan untuk:

• Visualisasi Desain: AR dapat digunakan untuk memvisualisasikan desain interior dan eksterior bangunan sebelum konstruksi dimulai.
• Pelatihan: VR dapat digunakan untuk melatih teknisi dan pekerja fasilitas dalam melakukan tugas-tugas pemeliharaan dan perbaikan.
• Pemasaran: VR dapat digunakan untuk memberikan tur virtual properti kepada calon pembeli atau penyewa.

Saat ini sudah dibuatkan VR mengenai Latihan evakuasi sehingga bisa dianalisa apakah akses Gedung tersebut aman dan selamat untuk dilewati para karyawan saat dilakukan evakuasi. 

5. Digital Twins

Digital twin adalah representasi digital dari aset fisik atau sistem. Dalam real estate, digital twin dapat digunakan untuk:

• Simulasi: Digital twin dapat digunakan untuk mensimulasikan berbagai skenario, seperti dampak perubahan cuaca terhadap bangunan atau efektivitas sistem HVAC.
• Optimisasi: Digital twin dapat digunakan untuk mengoptimalkan kinerja bangunan dan mengurangi biaya operasional.
• Pemeliharaan Prediktif: Digital twin dapat digunakan untuk memprediksi kegagalan peralatan dan merencanakan pemeliharaan secara proaktif.

Facility manager yang handal dapat menggunakan data dari digital twins ini untuk membuatkan usulan inovasi terkait fasilitas yang dikelola.

Dari penjelasan diatas, seorang Facility Manager perlu untuk selalu belajar mengenai teknologi terbaru dengan mencari informasi dari internet serta berdiskusi dengan Perusahaan Teknologi Real Estate. Tentunya akan menyesuaikan dengan kondisi fasilitas yang ada karena teknologi tersebut memerlukan investasi yang besar. 

Semoga bermanfaat!

Image source: https://cceonlinenews.com/wp-content/uploads/2024/04/Real-estate-Are-you-ready-for-AI.png

Solusi Cerdas untuk Pengelolaan Perumahan Eksekutif: Layanan Residensial Manager

Pada tulisan sebelumnya, saya telah menjelaskan 5 hal penting untuk mengelola fasilitas kompleks residensial dengan efektif:

1. Strategi Perawatan Komprehensif.

2. Membangun Lingkungan yang Aman dan Terjamin.

3. Mengoptimalkan Pengalaman Penghuni.

4. Komunikasi yang Efektif adalah Kunci.

5. Teknologi untuk Efisiensi dan Kenyamanan.

Perkembangan terakhir, bahwa kompleks perumahan ini ada yang dinamakan perumahan eksekutif, terutama untuk perumahan yang dikelola oleh Perusahaan dan ditempati oleh para eksekutif dari Perusahaan tersebut termasuk; pegawai tingkat atas: Direktur, Deputi Gubernur, atau pejabat struktural lainnya dan pegawai dengan jabatan strategis: mereka yang memegang posisi kunci dalam pengambilan keputusann atau pengelolaan aset perusahaan.

Untuk perumahan kalangan ini, ternyata ada dua hal tambahan yang perlu ada dalam pengelolaan rumah tersebut yaitu: 

1.     Residential Manager. Peran residential manager atau manajer perumahan sangatlah krusial. Mereka memiliki tanggung jawab utama menjaga kualitas hidup penghuni, serta memastikan kelancaran operasional seluruh fasilitas.

Ruang lingkup dari residential manager termasuk:

• Menjadi penghubung antara penghuni dengan pengelola properti, serta menyelesaikan berbagai masalah yang mungkin timbul di perumahan. Residential manager perlu memiliki hubungan Interpersonal yang kuat, kemampuan komunikasi yang baik untuk membangun hubungan yang harmonis dengan seluruh penghuni.
• Menangani Keluhan: Kemampuan untuk mendengarkan dan merespon keluhan penghuni dengan cepat dan tepat sangat penting. Hal ini akan membuat penghuni merasa dihargai dan diperhatikan.
• Pemeliharaan Fasilitas: Residential manager bertanggung jawab dalam memastikan semua fasilitas umum, seperti kolam renang, taman, dan area bermain anak, selalu dalam kondisi baik dan terawatt
• Event Organizer: Seringkali, residential manager juga berperan sebagai penyelenggara acara komunitas untuk mempererat hubungan antar penghuni.

2. Daftar barang-barang keperluan rumah tangga yang sudah dibuatkan harga tetap/Unit Rate. 

Adanya daftar barang-barang ini akan mempermudah penyediaan barang tersebut jika terjadi kerusakan atau kebutuhan penggantian barang di perumahan eksekutif ini.

Dengan adanya daftar barang-barang yang ditentukan dengan harga tetap/unit rate, maka akan mempermudah hal-hal berikut:

• Perencanaan Anggaran: sebagai pengelola, akan lebih mudah merencanakan anggaran belanja bulanan. Kita bisa menghitung berapa banyak uang yang perlu disiapkan untuk membeli sejumlah barang tertentu.
• Pengambilan Keputusan yang Lebih Cepat. Informasi unit rate yang jelas dapat mempercepat proses pengambilan keputusan saat membeli barang. Kita tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk menghitung-hitung harga per satuan.
• Persetujuan Manajemen yang Lebih Mudah: Informasi unit rate yang jelas dan perbandingan harga yang rinci dapat mempermudah proses mendapatkan persetujuan dari manajemen untuk pembelian berulang. Manajemen dapat melihat bahwa kita telah memilih produk dengan harga yang kompetitif dan sesuai dengan anggaran perusahaan.

Dengan ini bisa disimpulkan, residensial manager yang ditempatkan dalam mengelola perumahan eksekutif ditambah dengan adanya persiapan daftar barang-barang dengan unit rate untuk peralatan yang ada dalah perumahan adalah investasi yang sangat berharga bagi pengelola yang menginginkan kenyamanan, efisiensi, dan hubungan yang baik dengan penghuni.

Jika anda adalah pengelola perumahan eksekutif, banyak hal-hal penting yang perlu dipersiapkan serta memiliki sumber daya manusia yang tepat untuk memastikan tercapainya kepuasan dari penghuni perumahan eksekutif tersebut.

 

Semoga bermanfaat

Implementasi Bangunan Gedung Cerdas di Indonesia: Membuka Peluang dan Tantangan

Di tanggal 1 Agustus 2024 ini, saya menghadiri event Digital Transformation Indonesia – Conference & Expo 2024 (DTI – CX) di Jakarta Convention Center, Jl. Gatot Subroto, Jakarta. Saya mengikuti conference terkait Real Estate dengan tema: Connected Buildings: Harnessing Technology for Sustainable Building Management (Terjemahan bebas: “Bangunan Terkoneksi: Memanfaatkan Teknologi untuk Pengelolaan Bangunan Berkelanjutan”).

Berdasarkan tema tersebut, saya menjelaskan beberapa hal penting terkait dengan bangunan terkoneksi:

Konsep bangunan terkoneksi (connected buildings):

Konsep bangunan terkoneksi adalah paradigma baru dalam pengelolaan fasilitas. Dengan mengintegrasikan teknologi informasi dan komunikasi ke dalam struktur fisik bangunan, konsep ini menawarkan potensi besar untuk meningkatkan efisiensi, kenyamanan, dan keberlanjutan.

Definisi Bangunan Terkoneksi:

Definisi dari bangunan terkoneksi adalah struktur fisik yang dilengkapi dengan sistem teknologi informasi dan komunikasi untuk mengintegrasikan berbagai sistem bangunan, seperti HVAC, pencahayaan, keamanan, dan sensor penghuni, ke dalam jaringan terpadu. Sistem-sistem tersebut saling berkomunikasi dan dapat dikontrol serta dimonitor secara jarak jauh melalui platform terpusat.

Keunggulan bangunan terkoneksi. 5 keunggulan dari bangunan terkoneksi yaitu:

1. Peningkatan efisiensi: Optimalisasi penggunaan sumber daya melalui pemantauan dan kontrol sistem bangunan secara real-time.
2. Penghematan biaya: Reduksi biaya operasional melalui optimalisasi penggunaan energi, efisiensi perawatan, dan peningkatan produktivitas.
3. Pemeliharaan prediktif: Pencegahan kerusakan peralatan melalui pemantauan kondisi secara terus-menerus.
4. Peningkatan kenyamanan penghuni: Penciptaan lingkungan dalam ruangan yang sehat, nyaman, dan produktif.
5. Keberlanjutan dan inisiatif hijau: Kontribusi terhadap pengurangan emisi karbon dan pelestarian lingkungan.

Untuk Tingkat pengelolaan tertentu, bangunan terkoneksi akan menghasilkan data yang mempercepat pengambilan keputusan efektif dan berorientasi hasil terutama untuk pemeliharaan fasilitas atau penggantian sparepart.

Kontribusi Bangunan Terkoneksi terhadap Pembangunan Berkelanjutan.

3 peran penting bangunan terkoneksi dalam mencapai tujuan pembangunan berkelanjutan di Indonesia dengan cara berikut:

1. Efisiensi energi dan konservasi sumber daya: Optimalisasi penggunaan energi dan air melalui teknologi cerdas.
2. Penghematan biaya operasional: Reduksi biaya operasional berkontribusi pada keberlanjutan finansial bangunan.
3. Peningkatan kinerja bangunan: Penciptaan lingkungan dalam ruangan yang sehat dan produktif mendukung kualitas hidup penghuni.

Bangunan Terkoneksi atau Bangunan Cerdas? Berdasarkan definisi bangunan terkoneksi yang merupakan infrastruktur yang terintegrasi, perkembangan istilah saat ini adalah "bangunan cerdas" lebih sering digunakan karena semakin kompleksnya teknologi yang diterapkan dalam bangunan modern, yang tidak hanya melibatkan konektivitas tetapi juga kecerdasan buatan, otomatisasi, dan analisis data.

Regulasi Bangunan Gedung Cerdas di Indonesia. Pemerintah Indonesia telah mengeluarkan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor 10 Tahun 2023 tentang Bangunan Gedung Cerdas. Regulasi ini merupakan langkah penting dalam mendorong pengembangan bangunan cerdas di Indonesia dengan memberikan definisi, prinsip, dan persyaratan yang jelas. Regulasi tersebut menekankan pentingnya penerapan sistem manajemen bangunan cerdas yang responsif terhadap konteks regional, lingkungan, kearifan lokal, dan kebutuhan pengguna. Selain itu, regulasi juga menggarisbawahi pentingnya keamanan siber, analisis data, dan kepuasan pengguna dalam pengembangan bangunan cerdas.

Tantangan Implementasi Bangunan Gedung Cerdas di Indonesia. Meskipun menawarkan berbagai manfaat, implementasi bangunan terkoneksi juga menghadapi 4 tantangan utama yaitu:

1. Regulasi. Pihak swasta yang membangun Bangunan Gedung Cerdas akan lebih terbantu jika ada peraturan/regulasi dari pemerintah yang mendukung investasi untuk menjadikan Bangunan Gedung Cerdas seperti insentif untuk pihak-pihak yang membuatkan fasilitas dalam bentuk pengurangan biaya, arahan untuk memakai fasilitas tersebut kepada pihak pemerintah atau lainnya.
2. Biaya. Biaya tinggi untuk investasi teknologi termasuk instalasi peralatan, software, hardware serta pelatihan kepada pelaku Bangunan Gedung Cerdas.
3. Keahlian. Tenaga ahli untuk mengelola Bangunan Gedung Cerdas masih belum banyak saat ini, terutama untuk dapat mengerti membaca data yang real-time dari system yang diberikan dan segera mengambil Keputusan terkait pengelolaan Gedung/fasilitas tersebut.
4. Kesadaran. Kesadaran bahwa Bangunan Gedung Cerdas mendukung; efisiensi energi, kualitas udara dalam ruangan, keamanan, dan kontribusi pada Pembangunan berkelanjutan.

Tantangan di atas tentunya membuka peluang bagi pelaku industri dan praktisi FM untuk mengembangkan solusi inovatif dan memenuhi kebutuhan pasar yang terus berkembang serta meningkatkan kemampuan diri untuk bisa mengelola system Bangunan Gedung Cerdas.

Penutup. Bangunan Gedung Cerdas merupakan langkah penting dalam mewujudkan bangunan yang lebih efisien, nyaman, dan berkelanjutan. Dengan memanfaatkan teknologi terkini dan didukung oleh kebijakan pemerintah yang tepat, Indonesia dapat menjadi pemimpin dalam pengembangan dan penerapan konsep bangunan cerdas.

Mari kita Kembangkan teknologi Bangunan Gedung Cerdas serta meningkatkan kemampuan diri untuk mengerti system Bangunan Gedung Cerdas.

Ayo, kita FM pasti bisa!

Membangun Tim yang Solid: Mengapa Team Engagement Penting dalam Facility Management

Team engagement adalah penting dalam facility management, karena berperan dalam membantu mendekatkan hubungan antara anggota tim dan dalam mengurangi tingkat stres kerja. Saat ini, dalam organisasi facility management, semakin menyadari betapa pentingnya memiliki tim yang terlibat dan saling mendukung satu sama lain.

Berikut ini adalah 5 alasan mengapa team engagement penting dalam facility management:

1. Membangun hubungan yang lebih dekat: dengan adanya kegiatan team engagement, anggota tim bisa berinteraksi dengan lebih intens dan saling mengenal satu sama lain. Hal ini membantu membangun hubungan yang lebih dekat dan keterlibatan yang lebih dalam antara rekan kerja. Tim yang memiliki hubungan yang erat akan lebih mampu bekerja sama secara kolaboratif dan saling mendukung dalam mencapai tujuan bersama dalam manajemen fasilitas. 
2. Meningkatkan komunikasi: Team engagement juga membantu meningkatkan komunikasi antar anggota tim. Kesempatan untuk berdiskusi, berbagi ide, atau memberikan umpan balik, membuat anggota tim dapat saling memahami lebih baik. 
3. Meningkatkan keterlibatan dan motivasi: Ketika tim terlibat dalam pembuatan keputusan dan merasa memiliki kontribusi yang berarti dalam facility management, tingkat keterlibatan dan motivasi akan meningkat secara signifikan. Anggota tim yang merasa bahwa pendapat mereka diperhatikan dan dihargai, akan lebih termotivasi untuk memberikan yang terbaik dan berkontribusi secara maksimal. 
4. Membantu mengurangi stres: Team engagement adalah sarana yang baik untuk mengurangi tingkat stres kerja dalam facility management. Ketika anggota tim memiliki kesempatan untuk bersantai dan bersenang-senang Bersama, hal tersebut dapat memberikan jeda yang diperlukan dari rutinitas kerja yang melelahkan. Ini membantu mengurangi stres dan memungkinkan anggota tim untuk kembali dengan semangat baru dan energi yang lebih baik untuk menghadapi tugas-tugas dalam manajemen fasilitas. 
5. Meningkatkan kolaborasi: Kolaborasi adalah salah satu kunci sukses dalam facility management. Dengan meningkatkan keterlibatan tim melalui kegiatan team engagement, anggota tim akan lebih mampu bekerja sama dalam menghadapi tantangan yang kompleks dan memecahkan masalah yang rumit. 

Anggota team dari facility management bekerja dengan tekanan kerja yang tinggi, selain dari kebutuhan pelanggan, sesama team operasional, juga keperluan untuk menunjukkan kinerja. Hal ini meningkatkan rasa kuatir dan gelisah dalam bekerja. Dengan adanya team engagement, dengan team yang bekerja dalam lingkungan yang mendukung, saling mendukung, dan saling menghargai, anggota tim cenderung merasa lebih puas dengan pekerjaan mereka.

Aktivitas team engagement perlu dilakukan secara regular dengan berbagai cara. Hal ini harus menjadi bagian integral dari upaya membangun ikatan yang kuat antara anggota tim, meningkatkan kinerja, dan mengurangi stres kerjaan. Harapnnya, aktivitas ini akan berdampak positif pada loyalitas, dan citra positif Perusahaan.

Saya beruntung mendapatkan kesempatan untuk mengikuti aktivitas team engagement Bersama dengan rekan-rekan kerja. Kami di bulan July 2024 ini melakukan perjalanan satu hari ke Bandung di lokasi yang indah sekali Bernama Tangkal Pinus, Lembang. Kami berangkat di pagi hari menaiki kereta cepat KCIC – Whoosh, dilanjutkan dengan perjalanan ke Tangkal Pinus, Lembang, sekitar 1 jam dari stasiun Padalarang. Kami makan siang BBQ di lokasi dilanjutkan dengan paintball, foto-foto Bersama burung hantu, alpaca dan tentunya banyak foto Bersama, apalagi foto sendiri. Tangkal Pinus ini memiliki hutan pinus yang sangat indah sekali dan banyak spot foto.

Benar bahwa acara team engagement ini mendekatkan kami sebagai team dan berkesempatan untuk berbicara banyak dengan anggota team mengenai hal-hal non-pekerjaan 😊.

Senang bisa merasakan team engagement dan tentunya berharap akan bisa melakukan lagi dengan team facility management.