Improve Your Facilities

Tanggal 25 – 28 October 2021 kemarin, IFMA menyelenggarakan event besar bernama World Workplace 2021 berlokasi di Amerika Serikat. Sebagai informasi, IFMA – International Facility Management Association adalah asosiasi profesional untuk Facility Manager Professional. Berkantor pusat Global di Houston, Texas, AS yang disebut Service Center of Excellence. IFMA juga berlokasi di Antwerp, Belgia dan Shanghai, Cina. Menurut informasi dari www.iofficecorp.com , berikut 4 hal penting yang menjadi catatan dari event tersebut: 1) Kursi tetap akan beralih ke lingkungan kantor. Model tradisional dengan memastikan setiap karyawan mempunyai kursi tetap akan ditinggalkan. Istilah neighbourhood atau lingkungan bisa diartikan setiap perkantoran akan berdasarkan dengan area kerja terkait department/fungsi. Misal: area finance, area HR, area operasional dan lainnya. Untuk penempatan kursi, akan dalam bentuk mobile, artinya, setiap kursi bisa diduduki oleh setiap orang.   2) Space plann...

Saat ini, Facility Manager memiliki tugas untuk mengawasi banyak lokasi dengan team kerja yang kecil. Fakta ini adalah tantangan yang perlu dihadapi oleh Facility Manager dan memerlukan skala prioritas untuk dapat bekerja lebih efektif dan efisien. Vendor Management – mengelola vendor dengan benar akan membuat hidup Facility Manager menjadi lebih efektif dan efisien. Berikut 3 hal penting yang perlu dimiliki vendor sehingga membuat hidup Facility Manager lebih efisien: Vendor yang memiliki tenaga ahli yang kompeten: Vendor dengan tenaga ahli yang kompeten akan memberikan opsi solusi yang lebih baik untuk masalah yang terjadi di lapangan. Dengan adanya tenaga ahli, begitu terjadi masalah, vendor akan mengirimkan tenaga ahli mereka untuk melakukan investigasi dan evaluasi masalah, lalu memberikan kemungkinan penyebab masalah serta rekomendasi perbaikan. Lebih baik lagi vendor tersebut memberikan penawaran perbaikan dengan harga yang masuk akal.   Vendor yang memiliki ke...

“Creativity is thinking up new things. Innovation is doing new things.“ - Theodore Levitt (1925 – 2006). “Kreativitas adalah memikirkan hal-hal baru. Inovasi adalah melakukan hal-hal baru.” Theodore Levitt (1925 – 2006), seorang ekonom Jerman-Amerika dan profesor di Harvard Business School. Selama masa pandemic, banyak inovasi dikembangkan untuk mempermudah mengelola dan memonitor kondisi fasilitas dengan jumlah personel yang lebih sedikit. Tujuan utama dari pengembangan inovasi ini adalah untuk memastikan karyawan yang masuk kantor terukur dan tidak melebihi batas okupansi yang diatur oleh pemerintah. Berdasarkan peraturan pemerintah batas maksimal okupansi untuk perusahaan non-esensial per 1 November 2021 adalah 75%. Berikut 4 inovasi yang sangat berguna dalam memastikan fasilitas memenuhi batas okupansi:   1- Seat Booking Karyawan yang akan masuk kantor memesan kursi melalui aplikasi. Pada aplikasi sudah dibuatkan batas maksimal dari karyawan yang diperbolehkan untuk d...

Seorang Facility Manager memiliki banyak tugas dan tanggung jawab untuk memastikan fasilitas yang dikelola dalam kondisi terbaik dan menjaga penampilan dari perusahaan. Semua orang di perusahaan adalah pelanggan yang perlu diperhatikan dan dijaga ekspektasinya. Namun, di atas itu semua Facility Manager memiliki tantangan utama, yaitu: Direktur Keuangan. Setiap awal periode fiscal keuangan perusahaan, Facility Manager perlu mempersiapkan rencana anggaran untuk fasilitas yang dikelola. Tantangan Facility Manager selain memastikan operasional berjalan sesuai rencana, adalah perlu memastikan pengeluaran sesuai dengan rencana anggaran (budget). Berikut factor-faktor yang perlu diperhatikan oleh Facility Manager: 1)       Data Rencana vs. Aktual Setiap akhir bulan, Facility Manager perlu melakukan evaluasi pengeluaran vs. rencana yang sudah dibuat. Evaluasi ini bisa dilihat dari: jadwal ppm yang sesuai, overtime teknisi, pekerjaan corrective dan biaya utilitas...

ISO 41001:2018 menetapkan persyaratan untuk sistem manajemen fasilitas (FM) ketika sebuah organisasi: a) P erlu menunjukkan FM yang efektif dan efisien yang mendukung tujuan organisasi;   b) B ertujuan untuk secara konsisten memenuhi kebutuhan pihak yang berkepentingan dan persyaratan yang berlaku; c)  Bertujuan untuk menjadi berkelanjutan dalam lingkungan yang kompetitif secara global. Persyaratan yang ditentukan dalam ISO41001:2018 adalah non-sektor spesifik dan dimaksudkan untuk diterapkan pada semua organisasi, atau bagiannya, baik sektor publik atau swasta, dan terlepas dari jenis, ukuran dan sifat organisasi atau lokasi geografis. Demikian informasi yang dituliskan dalam website ISO; https://www.iso.org/standard/68021.html Berikut 5 hal yang akan menjadi lebih baik jika perusahaan menerapkan ISO41001 Facility Management System di tempat kerja: 1)       Meningkatkan produktivitas dan hasil kerja. Team FM akan mendapatkan urutan pekerj...

Integrity is the practice of being honest and showing a consistent and uncompromising adherence to strong moral and ethical principles and values – Wikipedia Integritas adalah praktik bersikap jujur ​​dan menunjukkan kepatuhan yang konsisten dan tanpa kompromi terhadap prinsip dan nilai moral dan etika yang kuat - Wikipedia Facility Manager perlu memastikan semua anggota team memiliki persepsi yang sama untuk integritas dalam bekerja. Dengan integritas yang kuat, maka Facility Manager akan memiliki team dengan moral yang baik dan etika yang benar. Ini adalah 4 hal utama dari integritas yang minimal perlu dimiliki oleh anggota team Facility Management: - Dapat Dipercaya Semua team harus dapat dipercaya termasuk; menunjukkan sikap memeriksa ulang rencana kerja untuk memastikan semua resiko sudah diantisipasi, melakukan usaha perbaikan dalam berbagai versi untuk memastikan hasil yang lebih baik, melakukan komunikasi terbuka dan transparan untuk rencana kerja yang sudah ada dan m...

“Risk comes from not knowing what you're doing.” - Warren Buffett “Risiko datang dari tidak mengetahui apa yang Anda lakukan” – Warren Buffett, Tokoh bisnis Amerika, investor, dan filantropis. Dalam mengelola fasilitas, sangat perlu adanya Risk Assessment. Berdasarkan Wikipedia; Risk Assement atau Penilaian Risiko adalah upaya gabungan dari: mengidentifikasi dan menganalisis peristiwa potensial yang dapat berdampak negatif terhadap individu, aset, dan/atau lingkungan; dan membuat penilaian "atas tolerabilitas risiko berdasarkan analisis risiko" sambil mempertimbangkan faktor-faktor yang mempengaruhi. Risk Assessment ini adalah ranah dari team Safety, namun, akan lebih baik jika seorang Facility Manager dapat mengidentifikasi resiko yang terjadi di fasilitas yang dikelola. 5 hal umum yang perlu diperhatikan dalam mengetahui resiko di area kerja adalah: 1.        Area kerja. Area kerja dalam kondisi aman tanpa resiko. Hal-hal yang bisa diperhatika...

“The secret to happy workplaces isn’t spending more money. It’s about creating the conditions that allow employees to do their best work.” ― Ron Friedman. “Rahasia untuk tempat kerja yang bahagia bukanlah menghabiskan lebih banyak uang. Ini tentang menciptakan kondisi yang memungkinkan karyawan melakukan pekerjaan terbaik mereka.” – Ron Friedman, seorang psikolog dan ahli perubahan perilaku yang berspesialisasi dalam motivasi manusia dan penulis buku best seller: The Best Place to Work: The Art and Science of Creating an Extraordinary Workplace. Berdasarkan aturan perpanjangan PPKM juga diatur dalam Instruksi Menteri Dalam Negeri Nomor 57 tahun 2021 tentang pemberlakuan pembatasan kegiatan masyarakat level 3, 2, dan 1 corona virus disease 2019 di wilayah Jawa-Bali. Berdasarkan Inmendagri, saat ini Jakarta menerapkan PPKM level 1 mulai 1 November 2021. (catatan: PPKM: Pemberlakukan Pembatasan Kegiatan Masyarakat) Jadi perkantoran di bidang non-esensial bisa masuk ke kantor dengan ...

“The future belongs to those who learn more skills and combine them in creative ways.” – Robert Greene “Masa depan adalah milik mereka yang mempelajari lebih banyak keterampilan dan menggabungkannya dengan cara yang kreatif.”   - Robert Greene, seorang penulis dari Amerika yang terkenal dengan buku-bukunya tentang strategi, kekuasaan, dan rayuan. Dia telah menulis enam buku terlaris internasional. Agar menjadi seorang Facility Manager yang efektif, dibutuhkan banyak keahlian, termasuk; Teknik, komunikasi, customer services dan lainnya. Dengan adanya pandemic, menurut team 7NOX dari artikel: https://7nox.com/6-skills-fms-will-need-beyond-2021/ ada beberapa keahlian baru yang perlu dipelajari untuk mendukung Facility Manager menguasai masa depan. 3 keahlian yang Facility Manager perlu kuasai adalah: 1.        Innovation Awareness. Sadar Inovasi/ Teknologi. Salah satu efek positif dari adanya pandemic yang mengharuskan menjaga jarak adalah ba...

“Communication is a skill that you can learn. It’s like riding a bicycle or typing. If you’re willing to work at it, you can rapidly improve the quality of every part of your life.” - Brian Tracy Komunikasi adalah keterampilan yang bisa Anda pelajari. Ini seperti mengendarai sepeda atau mengetik. Jika Anda bersedia mengerjakannya, Anda dapat dengan cepat meningkatkan kualitas setiap bagian hidup Anda – Brian Tracy, penulis Amerika – Kanada yang telah menulis lebih dari delapan puluh buku yang telah diterjemahkan ke dalam lusinan bahasa. Komunikasi dalam facility management adalah salah satu hal penting untuk memastikan operasional berjalan dengan lancar. Aktivitas komunikasi yang penting bagi team operasional adalah daily briefing – briefing harian. Berikut hal-hal penting yang wajib ada dalam daily briefing: 1.        Team yang terlibat adalah team yang terlibat langsung dalam operasional setiap hari.   Minimal ada facility manager, coordina...

“Nothing can stop the man with the right mental attitude from achieving his goal; nothing on earth can help the man with the wrong mental attitude.” – Thomas Jefferson “Tidak ada yang dapat menghentikan orang dengan sikap yang benar untuk mencapai tujuannya; tidak ada di bumi yang dapat membantu pria dengan sikap yang salah” – Thomas Jefferson, President ke-3 Amerika Serikat.   Facility Management melibatkan banyak pihak; termasuk client, vendor dan internal team. Dalam mengelola fasilitas, perlu adanya perencanaan yang jelas, pekerjaan yang benar, pemeriksaan yang tepat dan evaluasi. Untuk memastikan hal-hal tersebut, seorang Facility Manager perlu memiliki sikap-sikap berikut ini dalam mengelola fasilitas. 1.        Berencana  Setiap aktivitas dalam facility management bisa direncanakan. Selain dari pemeliharaan yang dapat dibuatkan jadwal untuk satu tahun. Inspeksi harian adalah bagian dari rencana yang perlu dilakukan oleh Facility Manager. ...

KOMPAS.com - Peristiwa kebakaran terjadi di Lembaga Pemasyarakatan (Lapas) Kelas I Tangerang, Banten, Rabu (8/9/2021) pagi.  Sebanyak 41 orang meninggal dunia akibat kebakaran yang terkadi pada pukul 01.45 WIB tersebut. Dugaan penyebab kebakaran Terkait penyebab kejadian kebakaran tersebut, Yasonna mengatakan, dugaan sementara penyebab kebakaran di Lapas Kelas I Tangerang adalah persoalan instalasi listrik. "Dugaan sementara adalah karena persoalan listrik arus pendek. Namun demikian, sekarang Puslabfor Polri, Dirkrimum Polda Metro Jaya sedang meneliti sebab musabab dari kebakaran tersebut," ujar Yasonna. Berita dari https://www.kompas.com/ tanggal 8 September 2021. Penyebab dari arus pendek ini dapat diketahui dari awal sebelum terjadi kebakaran. Dengan menghindari penyebab arus pendek tersebut, maka akan terhidar dari kemungkinan ternjadinya kebakaran. Berikut 4 penyebab arus pendek listrik atau korslet: Kabel-kabel rusak. Umumnya, letak kabel-kabel berada di atas plafon a...

Bapak Presiden Jokowi pada hari Minggu, 25 Juli 2021 mengumumkan bahwa PPKM (Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat) Level 4 Resmi Diperpanjang hingga 2 Agustus 2021. Dengan adanya PPKM yang diperpanjang ini, maka menjadi tantangan untuk team facility management karena perlu adanya pengaturan lebih lanjut untuk mengelola fasilitas kantor untuk industry non-essential yang mengharuskan kantor buka max. 25% saja. Berikut 3 tantangan yang dihadapi team facility management dalam mengelola fasilitas, yaitu: 1. Memastikan maintenance dilakukan sesuai jadwal. Untuk fasilitas yang memiliki mesin dan peralatan pendukung fasilitas. Jadwal maintenance dibuat di awal periode maintenance – umumnya awal tahun. Jadwal yang dibuat seringnya tidak sesuai karena untuk mesin dan peralatan yang terletak di area karyawan (misalnya unit AC) yang dijadwalkan setelah jam kerja atau hari Sabtu. Biasanya berbenturan dengan jadwal karyawan yang mendadak masuk sehingga unit perlu tetap beroperasional....

Berdasarkan berita kompas.com tanggal 10 May 2021; Kepala Biro Penerangan Masyarakat Divisi Humas Polri Brigjen (Pol) Rusdi Hartono mengatakan, hingga hari kelima peniadaan mudik Idul Fitri, sudah ada 104.370 kendaraan yang diminta putar balik oleh petugas di pos-pos penyekatan. Total, ada 381 titik penyekatan yang disiapkan Korlantas Polri, tersebar dari Palembang hingga Bali*. Data dengan angka yang dapat dipertanggung jawabkan adalah factor penting untuk menunjukkan kinerja dari team operasional. Dalam facility management, ada 3 data dengan angka yang penting untuk diingat oleh Facility Manager, data tersebut adalah: 1. Data Fasilitas.  Data fasilitas yang dikelola perlu diketahui oleh Facility Manager untuk memastikan semua operasional di fasilitas tersebut selalu terpantau.  Data ini meliputi; besar area yang dikelola, jumlah lantai, jumlah Gedung, estimasi jumlah penghuni dan estimasi jumlah team FM-nya.   2. Data Utilitas.  Data utilitas meliputi data ...

Secara mengejutkan, menurut survey oleh Kaiser Family Foundation, sebuah organisasi penelitian kebijakan Kesehatan di Amerika, 53% orang dewasa Amerika mengalami dampak negatif kesehatan mental karena stres yang terkait dengan pandemi. Di Inggris, Center for Mental Health memperkirakan setengah juta lebih banyak orang akan mengalami kesehatan mental yang buruk dibandingkan dengan tahun normal, akibat virus corona. Bagaimana Kesehatan mental bisa terganggu dengan bekerja dari rumah? Berikut hal-hal yang menjadi penyebabnya saat karyawan secara aktif bekerja dari rumah; 1. Kurang Perhatian. Dengan perubahan menjadi bekerja di rumah. Karyawan merasakan kurangnya perhatian dari management perusahaan terhadap dirinya. Jika dalam ruang kerja normal, akan dengan mudah sekali untuk mendapatkan dukungan dari rekan kerja jika terjadi masalah serta bertanya kepada atasan dengan langsung datang. Saat bekerja di rumah, karyawan merasa enggan untuk bisa segera bertanya dengan menelpon langsung k...

Ada tulisan menarik di bulan May 2020 yang menggambarkan; Sekitar pekan kedua April 2020, tagar langit Jakarta (#langitjakarta) menjadi trending topic di linimasa Twitter. Para warganet membagikan gambar langit Jakarta yang sedang cerah-cerahnya: perpaduan biru muda dan putih. Latarnya, tentu gedung-gedung bertingkat. Ada pula gambar yang menunjukkan bahwa Gunung Salak di Bogor nampak dari Jakarta, pemandangan yang jarang dijumpai sebelumnya. Aktivitas berbagi gambar ini menjadi selingan di tengah rentetan kabar tentang kasus Covid-19 di Indonesia. Hal ini sudah diprediksi oleh Komisi Penghapusan Bensin Bertimbel (KPBB) – LSM yang fokus mengurusi soal kualitas udara, dijelaskan Direktur KPBB Ahmad Syafruddin “Kami prediksi itu kan pada 10 hari pertama (pembatasan aktivitas) itu kan ada penurunan (polusi udara). Makanya, kami berani memprediksi (akan ada penurunan polutan lag). Sebenarnya logis saja ya, kan dengan adanya social distancing—sekalipun tempo hari belum skala besar – itu k...

Pada tanggal 29 Maret 2021 kemarin, kita dikagetkan dengan terjadinya kebakaran di Kilang Minyak Pertamina RU VI Balongan, Indrimayu, Jawa Barat. Berkat kerja keras dari semua pihak terkait, kebakaran ini sudah padam dalam waktu 4 hari. Diperkirakan kerugian mencapai ratusan miliar dan masih dalam proses investigasi*. Kilang Minyak adalah daerah yang sangat aman dan kecil sekali kemungkinan untuk terbakar karena fasilitas yang dibuat telah mengantisipasi semua kemungkinan yang bisa terjadi. Sampai hari ini, pemerintah masih menyelidiki secara serius penyebab dari kebakaran ini. Kebakaran adalah salah satu hal yang sangat ditakuti untuk para pengelola fasilitas (Gedung & Perkantoran). Karena fasilitas tersebut ada asset dari perusahaan dan dokumen penting yang untuk operasional. Untuk memastikan tidak terjadi kebakaran agar mengalami kerugian besar, pengelola fasilitas perlu memelihara dan menjaga Gedung/perkantoran dengan cara: 1.  Standarisasi. Memastikan fasilitas ya...

  “Home Sweet Home” / Rumahku adalah Surgaku - Unknown Hampir semua orang menyukai untuk beraktivitas di rumah. Rumah adalah segala-galanya; tempat bersantai, interaksi dengan keluarga, mencari ide-ide baru dan bekerja. Di masa pandemic ini, banyak perusahaan yang memberlakukan “work from home”, yaitu: para karyawan diberikan fasilitas agar tetap bisa bekerja tanpa perlu ke kantor. Sehingga akan mengurangi kemungkinan tertularnya virus di area kerja. Pastinya, untuk rekan-rekan yang sudah bekeluarga (atau masih tinggal dengan keluarga), work from home ini akan menyenangkan dan juga menyusahkan karena memerlukan waktu untuk beradaptasi dan menyesuaikan dengan keluarga yang ada di rumah. Berikut beberapa saran yang akan berguna untuk diterapkan jika anda melakukan work from home; 1. Menginformasikan kepada keluarga. Benar! Penting sekali bahwa anda di rumah tetap bekerja dan beraktivitas. Perlu untuk memberikan pengertian kepada pasangan, anak, orang tua dan anggota keluarg...

  “Safety works when people work together” Covid-19 ini membuat banyak perusahaan sangat berhati-hati dalam menjaga kantor mereka. Salah satu menghindari banyak korban dari para karyawan, maka diterapkan srategi “Work from Home” yang berlangsung sudah setahun sejak 2020 lalu. Dengan adanya vaksin yang sudah mulai diberikan kepada para pekerja medis, umum dan lainnya, maka perusahaan sudah mulai menyiapkan kesiapan dari kantor-kantor untuk mulai dibuka Kembali dan memastikan para karyawan yang akan Kembali ke kantor merasa nyaman untuk bekerja Kembali ke kantor. Beberapa yang perlu disiapkan untuk perkantoran, agar memastikan kantor siap dipakai untuk bekerja: 1.   Komunikasi intensif kepada semua lini karyawan, mulai dari pihak manajemen sampai pihak operasional. 2.   Arahan untuk memastikan para karyawan yang akan masuk ke kantor untuk dalam kondisi sehat, jika diperlukan untuk mendapatkan surat dari dokter. 3.   Kebersihan dari kantor dengan cara adanya...